Você sabe quantos bens a sua empresa possui? Sabe o quanto destes bens são ativos? Ou seja, está dimensionado o quanto do que há em bens gera lucro para o seu negócio?
Essas perguntas ão respondidas com precisão numérica a partir de uma ação fundamental na gestão do patrimônio: o controle do inventário. A organização dos bens da empresa e categorização dos ativos só é possível quando o alistamento de itens e posses está atualizado.
Nessa ótica, vale destacar que a planilha de controle de inventário garante a eficiência da gestão patrimonial, já que os dados contidos no levantamento de posses são utilizados para orientar a minimização de perdas e a tomada de decisões.
Diante da importância de um levantamento atualizado e organizado, no blog post de hoje, vamos tratar sobre como você pode construir uma planilha eficiente para otimizar o controle do inventário da sua organização. Siga a leitura e confira!
O que é uma planilha de controle de inventário?
É o documento estruturado para monitorar os bens que a empresa possui em determinado tempo, assim, a atualização respeita a periodicidade ideal do inventário para que o material não se torne uma fonte insegura.
No conteúdo, são registrados carros, imóveis, eletrônicos, e tudo o que diz respeito ao patrimônio da empresa.
Como adicionar um elemento à planilha de inventário?
É comum na elaboração da planilha que surja a dúvida de “o que preciso discriminar de cada item?”. Então, para auxiliar você, sempre transfira esse checklist sobre as características do bem para o seu documento de controle:
- Nome do item: a identificação do bem.
- Código: é a numeração única para o rastreamento.
- Quantidade: qual é o total possuído de um determinado item.
- Local de armazenamento: onde o item está guardado.
- Valor: preço de aquisição e valor atualizado conforme as taxas de depreciação.
Qual é a diferença entre inventário e controle de estoque?
Uma planilha de controle inventário se concentra em catalogar os bens duráveis da empresa, como equipamentos da produção com vida útil mais longa, imóveis, móveis e todos os ativos doradouros que fazem parte essencial da geração de lucro da organização.
Já o controle do estoque considera quais são os ativos que estão em circulação dentro do negócio, como por exemplo as matérias-primas de fabricação do produto e as mercadorias que logo irão para venda, gerando a famosa “rotatividade do estoque”.
Desse modo, ao invés de chamar simplesmente de inventário o controle de estoque, é feita uma planilha só para ele, conhecida como registro do inventário dinâmico, que também tem as suas particularidades de registro e que é essencial de ser acompanhada.
Passo a passo para construir uma planilha de inventário eficiente
Agora que você já sabe as especificidades da planilha, como definir o que não pode faltar na sua? Como determinar a ordem de elaboração? Para garantir a assertividade do documento, aqui vai o que os nossos especialistas em gestão patrimonial sugerem:
Passo 1 – Defina as categorias de inventário
Em primeiro lugar, classifique os bens conforme a natureza para facilitar a organização e a localização. É graças à separação dos bens que é garantido o controle eficiente do que se tem, a fim de evitar confusões na hora de consultas.
Passo 2 – Determine as informações essenciais por item
Lembre-se que cada item deve conter os dados fundamentais derastreamento e controle, então, revise o código de identificação, faça uma descrição detalhada do estado de conservação, de onde se dá o armazenamento do item e registre o seu valor contábil.
Passo 3 – Escolha o formato da planilha
Tradicionalmente, o Excel é bastante utilizado por permitir a criação de fórmulas e proporcionar uma automação básica de cálculos.
Contudo, para um modo mais robusto e eficiente de gerenciamento, os softwares de Gestão Patrimonial são a melhor opção, já que garantem integração com ERPs e análises altamente detalhadas.
Passo 4: Facilite o seu controle com atualizações automáticas
Seja Excel ou nas soluções mais modernas, tenha em vista que a automação reduz erros e melhora a sua precisão. Por isso, utilize fórmulas para calcular automaticamente as quantidades e os valores dos itens.
Além disso, nos sistemas especializados de controle patrimonial, utilize as integrações para fazer sincronização de dados em tempo real e garantir relatórios completos para o seu planejamento estratégico.
3 desafios que a planilha manual traz para o seu dia a dia
Apesar de ser um recurso útil, a planilha no Excel desenvolvida pela sua equipe pode apresentar algumas limitações, como vale pontuar:
1. Dificuldade de estruturação
Quando o volume e a variedade de ativos crescem, personalizar a planilha conforme as categorias dos bens, adequando-a a todas as necessidades da sua empresa se torna uma tarefa complexa para ser feita do modo tradicional.
2. Obstáculo a cada atualização
A revisão do inventário requer a verificação periódica dos itens para manter a precisão das informações, processo que é muito demorado quando a única via para isso manualmente, no Excel.
3. Erros e retrabalhos
As falhas humanas comprotem a confiabilidade dos dados, o que prejudica o planejamento do negócio e a gestão dos ativos. Além disso, os erros levam a retrabalhos que engessam a rotina de trabalho da sua equipe.
É em razão desses desafios que empresas de diferentes portes buscam de modo crescente por sistemas 100% automatizados para o controle do inventário.
Atualmente, os gestores entendem que no mercado atual os dados importam mais do que nunca, logo, buscam pela precisão das análises, já que este é um dos maiores diferenciais competitivos que um negócio pode ter!
Precisão e eficiência: 4 erros para evitar no inventário da sua empresa!
Construir uma planilha de controle de inventário eficiente é essencial para otimizar a sua gestão de bens e garantir que o planejamento do seu negócio esteja sempre embasado em dados seguros e atualizados.
Mesmo com as planilhas, ainda há falhas que muitas organizações cometem e que comprometem todo o andamento da análise de ativos. Quer entender mais sobre esse assunto?
Para ajudar você a proteger o patrimônio da sua empresa, preparamos um post completo com os erros de inventário que mais ameaçam a sua organização! Clique aqui e confira o conteúdo agora mesmo!
