E-mails fragmentados, planilhas atualizadas por diferentes membros da equipe e dados armazenados em arquivos descentralizados. Essa é a rotina de muitas empresas brasileiras que executam a gestão por meio de processos manuais e desintegrados.
Contudo, ainda que tal realidade aconteça em diversas organizações, cabe ressaltar que esse modelo de administração alimenta riscos que, com o crescimento do negócio, elevam a ocorrência de erros e retrabalhos, prejudicando a evolução dos resultados.
Nessa ótica, destaca-se que nem toda tarefa manual representa um problema, já que em certas situações, é suficiente para atender a demanda. O ponto de atenção é quando a companhia depende somente deste modelo e se vê sujeita à baixa produtividade.
Por isso, hoje vamos detalhar o que são os processos manuais, por que eles estão na rotina de muitas organizações, quais são os seus riscos e como identificar quando a dependência compromete o avanço empresarial. Confira!
O que são processos manuais nas empresas?
Os processos manuais são compreendidos por todas as tarefas realizadas sem o uso da automação e sem integração entre os sistemas em que ocorrem, de modo que as etapas dependem da intervenção das pessoas para registrar e atualizar dados.
Um exemplo comum ocorre quando um colaborador recebe um pedido de venda por e-mail, registra os dados em uma planilha, realiza um novo lançamento no sistema financeiro e ainda encaminha as mesmas informações para outra área.
Nessa situação, cada etapa depende de uma ação manual, de modo que a execução da atividade fica vulnerável a eventuais erros operacionais que possam ocorrer durante o preenchimento, a conferência e o compartilhamento dessas informações.
Assim, à medida que aumenta o volume de informações processadas na empresa, também cresce a quantidade de atividades para manter a operação funcionando e, logo, aumenta a chance de inconsistências passarem despercebidas.
Por que os processos manuais ainda são tão comuns?
Entre as razões que explicam a alta incidência de processos manuais nas empresas, mesmo diante da crescente evolução tecnológica que vivemos, vale destacar a resistência de algumas equipes e, em outra medida, a adoção precipitada de sistemas pouco efetivos.
Quando pensamos na resistência dos colaboradores e gestores, devemos considerar que, para muitos, a automação ainda é sinônimo de demissões em massa ou de redução da qualidade técnica com que as atividades são realizadas.
Na prática, porém, a automação costuma direcionar as equipes para atividades de maior valor agregado, de forma que o conhecimento dos profissionais deixa as rotinas mecânicas e passa a ser aplicado em tarefas que exigem maior capacidade crítica.
Por outro lado, a adoção precipitada de sistemas para demandas pontuais contribui para a permanência dos processos manuais, já que quando a empresa escolhe uma solução sem considerar a sua aderência aos setores do negócio, os ganhos obtidos são limitados.
Assim, a combinação entre resistência às mudanças e escolhas tecnológicas pouco assertivas pode levar gestores e equipes a concluir, de forma equivocada, que a automação não produzirá resultados relevantes para a companhia.
Quais são os principais riscos dos processos manuais?
Embora sejam populares, os processos manuais geram impactos negativos que vão além do tempo gasto para executar uma atividade, de modo que muitas equipes percebem os efeitos da falta de automação a partir do crescimento de:
Perda ou duplicidade de informações
Quando diversas pastas e planilhas são utilizadas para controlar as atividades, com frequência surgem duplicidades nos registros e as equipes trabalham com versões distintas do que se supunha ser um mesmo arquivo, perdendo dados importantes.
Isso acontece porque a pulverização das informações torna mais difícil garantir que os dados estejam atualizados.
Atrasos na execução das atividades
Nas rotinas fiscais, por exemplo, é por meio da consolidação de dados provenientes de diferentes áreas do negócio que a centralização do SPED é possível, mas se o histórico está disperso, a equipe precisa revisar tudo manualmente antes da entrega das obrigações.
Como consequência, aumenta o tempo necessário para preparar os envios e o risco de atrasos nas demonstrações fiscais, o que expõe a empresa às penalidades do Fisco.
Dificuldade para acompanhar prazos
Quanto maior o número de controles paralelos, mais complexo é acompanhar os vencimentos contratuais, aprovações do setor de compras e outras atividades que dependem de datas específicas, como o pedido de férias de um funcionário.
Logo, os processos manuais também elevam a incidência de esquecimentos e de atrasos que, quando somados, comprometem o andamento da rotina empresarial.
Dependência de pessoas específicas
Quanto mais manual é o dia a dia do negócio, mais os processos são conhecidos apenas por quem os criou e executa diariamente, já que não há padronização sobre o que é feito. Assim, nas férias do responsável, criam-se gargalos naquele ponto da operação.
Baixa rastreabilidade das operações
Alterações realizadas manualmente nem sempre permitem acessar quem modificou determinada informação ou qual era o conteúdo anterior, o que prejudica o histórico para auditorias, já que não há como rastrear a origem das inconsistências.
Dificuldade para gerar relatórios confiáveis
Se os relatórios são elaborados a partir de informações dispersas, maior é a necessidade de conferências para validar as informações e, com isso, eleva-se a chance de que alguma inconformidade passe despercebida.
Como resultado, aumenta o risco de que a companhia tenha apenas relatórios contendo dados incompletos e divergentes para avaliar decisões administrativas.
Qual é o impacto dos processos manuais na produtividade?
O primeiro ponto é considerar que grande parte do tempo dedicado aos processos manuais está relacionada a atividades que não agregam valor direto ao negócio, como repetir lançamentos em diferentes sistemas.
Nesse cenário, quanto mais colaboradores têm parte da sua rotina tomada por tarefas burocráticas, menos horas de trabalho restam para as iniciativas estratégicas, como analisar oportunidades de melhor aproveitamento dos ativos e de novos investimentos.
Como exemplo, destaca-se o controle manual de contratos, que faz com que o negócio não explore a relação entre gestão de prazos contratuais e competitividade, pois as equipes permanecem focadas em tarefas operacionais, com menos espaço para analisar os resultados dos acordos e a conveniência de uma renovação.
Por esse motivo, reduzir a dependência de rotinas manuais amplia a produtividade da equipe e reduz os retrabalhos, permitindo que os esforços sejam direcionados de maneira mais efetiva para o desenvolvimento do negócio.
Como os processos manuais afetam a integração entre as áreas?
A baixa automação de processos torna o dia a dia empresarial fragmentado entre setores que com dificuldade compartilham dados, uma vez que sem padronização de como as informações são geridas, mais custoso é centralizá-las quando necessário.
Como consequência, cada departamento passa a trabalhar com uma visão parcial das operações, sem que haja um entendimento unificado sobre os dados e, menos ainda, consenso sobre as prioridades que envolvem diferentes áreas da empresa.
Assim, atividades que exigem a participação conjunta de setores como financeiro, comercial e jurídico, passam a depender da consolidação de informações dispersas, prolongando o tempo para conectar os registros e elevando a chance de erros operacionais.
Nesse contexto, a falta de integração entre as áreas compromete a capacidade do negócio de acompanhar os seus registros de forma conectada, reduzindo a previsibilidade que os gestores têm sobre a evolução das atividades corporativas.
Quais são os riscos para a segurança e a conformidade?
Além dos impactos na produtividade, uma rotina controlada por processos manuais também pode comprometer a segurança das informações e o atendimento a exigências legais por parte da empresa. Nesse aspecto, destacam-se os principais riscos:
- Controle limitado sobre o acesso aos dados: planilhas compartilhadas em diferentes locais dificultam a gestão de quem pode visualizar e excluir determinados conteúdos, o que eleva as chances de vazamento e perda de registros.
- Baixa rastreabilidade das alterações: a ausência de um histórico confiável sobre as mudanças realizadas reduz a capacidade da empresa de comprovar a autenticidade das informações ao longo do tempo.
- Fragilidade no atendimento à LGPD: o controle descentralizado de documentos dificulta a comprovação de que os dados são tratados em conformidade com a legislação, aumentando o risco de penalidades em caso de fiscalizações.
Quais sinais indicam que a empresa depende demais de processos manuais?
Uma vez que os processos manuais ainda são comuns nas empresas do país, nem sempre o uso problemático é percebido com agilidade, por isso, destacamos alguns sinais que podem indicar que esse modelo deixou de atender às necessidades da organização:
- Digitação das mesmas informações em mais de um sistema.
- Aprovações realizadas por mensagens e e-mails.
- Relatórios que demoram para ser preparados.
- Dificuldade para localizar documentos e dados.
- Erros frequentes de cadastro e lançamento.
- Processos que ficam paralisados quando determinado colaborador está ausente.
- Falta de informações atualizadas para apoiar a tomada de decisão.
Isoladamente, essas situações podem parecer pontuais, no entanto, quando passam a ocorrer com frequência, costumam indicar que a operação está com baixa produtividade em razão da dependência excessiva de processos manuais.
Quais processos podem ser automatizados?
Atualmente, existem ERPs que atendem demandas de empresas de diferentes portes e segmentos.
Por isso, escolher as tarefas a serem automatizadas se torna uma escolha dos gestores, já que existem soluções capazes de atender a uma variada gama de necessidades, como:
- Cadastro e atualização de informações de compras e vendas.
- Automatização do inventário de ativos.
- Aprovação de solicitações internas de funcionários.
- Conciliação de dados contábeis e fiscais.
- Emissão e armazenamento de documentos.
- Acompanhamento de contratos e seus prazos.
- Execução de rotinas financeiras e fiscais.
- Geração de relatórios e indicadores para análise de desempenho.
Diante dessas possibilidades, a definição de por qual setor iniciar a automação deve considerar os prejuízos que os processos manuais têm em cada área, direcionando esforços para adotar medidas que tragam mais eficiência para a rotina do negócio.
A partir disso, vale considerar que, quando a modernização acontece por etapas, a escolha de sistemas que possam se integrar futuramente evita a criação de soluções isoladas e permite que a gestão se torne mais eficiente e integrada.
Automatizar processos ajuda a empresa a crescer?
A automação de processos contribui para que a empresa consiga administrar um número maior de operações sem ampliar, na mesma proporção, a quantidade de tarefas executadas manualmente.
Como exemplo para essa realidade, a automação contribui na gestão patrimonial para IFRS 16, já que facilita o acompanhamento dos contratos de arrendamento e mantém os registros atualizados para atender às exigências contábeis com mais segurança.
Desse modo, rotinas mais estruturadas favorecem a padronização das atividades e aumentam a previsibilidade da operação quanto aos seus ganhos, o que impulsiona o crescimento sustentável do negócio.
Como reduzir a dependência de processos manuais?
Existem alguns passos que podem ser seguidos quando a empresa decide avançar rumo à redução das tarefas manuais, já que quanto melhor planejada é essa transição, mais vantajoso e duradouro é o resultado.
Pensando nisso, mapeamos 6 etapas da adoção de novas tecnologias que, quando seguidas, colaboram para o aumento da produtividade:
1. Identifique os gargalos atuais
Em primeiro lugar, entenda como as atividades são executadas hoje e em qual ponto estão travando a operação. É a centralização em uma só pessoa? São planilhas divergentes?
Responder a essas perguntas permite identificar rotinas que dependem de controles paralelos para funcionar.
2. Priorize atividades repetitivas
Após a análise, você perceberá que nem todas as atividades exigem mudanças imediatas, por isso, vale concentrar recursos na mudança de práticas que são repetidamente executadas, como o lançamento de dados.
Por dependerem de atuação constante dos colaboradores, essas demandas tendem a estar mais expostas a erros e interrupções decorrentes de férias, de modo que costumam ser as primeiras a serem automatizadas.
3. Padronize os fluxos
Estabeleça como a atividade precisa funcionar, definindo qual padrão deve ser seguido para a tarefa, já que automatizar um processo ineficiente tende apenas a reproduzir problemas existentes em maior velocidade.
Por isso, revise os fluxos de trabalho e busque eliminar etapas desnecessárias antes das iniciativas de modernização.
4. Integre sistemas isolados
Depois da padronização, verifique se ainda restam sistemas muito isolados e busque identificar qual é a melhor via para integrar o compartilhamento de informações.
Com essa ação, é reduzida a necessidade de redigitação de dados, o que torna mais fácil manter registros consistentes ao longo de toda a operação.
5. Capacite as equipes
Sempre que um novo processo for automatizado, insira no calendário momentos voltados à aprendizagem da equipe para utilizar a nova solução, apresentando a ferramenta e esclarecendo dúvidas que possam surgir.
Tal postura colabora para reduzir a resistência às mudanças e favorece uma incorporação da tecnologia na empresa de forma mais consistente.
6. Defina responsáveis para acompanhar os resultados
Para entender se a automação realmente beneficiou a sua empresa, estabeleça pessoas que irão acompanhar indicadores de produtividade e a evolução desses índices antes e depois da modernização.
A partir dessa prática, é possível identificar oportunidades de melhoria, garantindo que os ganhos obtidos com a redução de atividades manuais sejam mantidos.
Qual é o papel de um sistema de gestão na automação dos processos?
Os sistemas de gestão contribuem para centralizar dados e padronizar os fluxos de trabalho, a fim de facilitar o compartilhamento de informações entre as áreas e garantir que os registros estejam sempre atualizados para as análises da gestão da empresa.
Dessa forma, quando os departamentos trabalham com uma base integrada, é diminuída a possibilidade de divergências entre os históricos utilizados por cada equipe, o que favorece a rastreabilidade das operações e o controle da evolução dos processos.
Nesse entendimento, destacamos que quando o sistema de gestão acompanha o nível de maturidade do negócio, menor é a dependência de processos manuais e, assim, maior é o foco da organização em ações estratégicas.
Reduzir processos manuais é preparar a empresa para crescer
Conforme aumenta o volume de informações e atividades da companhia, também crescem os riscos de erros operacionais e de inconsistências que comprometem a tomada de decisão caso as demandas sigam descentralizadas.
Por esse motivo, revisar os fluxos de trabalho e identificar quais atividades ainda dependem de controles manuais representa um passo importante para tornar a operação produtiva e preparada para acompanhar o desenvolvimento do negócio.
Se você deseja entender mais sobre como a tecnologia pode apoiar a evolução dos processos, confira o conteúdo “Modernização de ERP: por que sistemas legados travam a inovação“.
Nele, você entenderá como tecnologias desatualizadas podem dificultar a integração dos processos e limitar a inovação, prejudicando a competitividade da empresa.
