No âmbito das relações contratuais, a data do vencimento é estipulada junto da assinatura, embora como se dará a gestão desse prazo seja uma ação que costuma variar entre as empresas.
Nesse cenário, enquanto algumas organizações adotam uma postura proativa sobre a análise do andamento das suas relações comerciais, outras sequer analisam se houve progresso e, muitas vezes, fazem renovações contratuais sem clareza dos resultados.
Diante disso, um estudo da Deloitte traz que a má gestão de contratos custa mais de 1 trilhão de dólares para empresas em todo o mundo que, embora tenham carteiras extensas de acordos, usam planilhas e lembretes manuais para acompanhar prazos.
Como resultado, essas companhias passam por rotinas em que os vencimentos contratuais são tratados como surpresas e relações já desvantajosas são mantidas sem renegociação, o que prejudica a lucratividade esperada.
Pensando nessa realidade, siga a leitura para saber mais sobre a importância da gestão de prazos para a competitividade empresarial e por que a automação tem se tornado uma escolha acertada entre negócios que querem garantir espaço no mercado!
O controle de contratos para além do arquivo de documentos
Ainda hoje, é comum que a gestão de acordos seja vista como um processo de arquivamento, em que a equipe responsável pelos documentos apenas decida em qual pasta vai guardar as informações e por meio de qual planilha vão ser vistos os prazos.
Contudo, à medida que cresce a digitalização no âmbito corporativo e que a empresa passa a expandir a quantidade de relações firmadas, a gestão de contratos tende a carecer de um olhar mais rebuscado sobre os seus vínculos comerciais.
Por isso, organizações que se mantêm competitivas investem em automatizar o acompanhamento de prazos contratuais para que decidam pelo encerramento ou pela continuidade das parcerias com base nos indicadores de desempenho de cada relação.
Dessa forma, as cláusulas de reajuste são consideradas a partir dos dashboards de lucratividade por contrato, já que quando a administração vai além do arquivamento, a equipe sabe quando o contrato vai vencer e separa tempo suficiente para tomar uma decisão consciente sobre a sua continuidade.
Assim, a combinação entre a visibilidade dos prazos e a análise dos resultados gerados pelo contrato permite uma gestão contratual mais estratégica, que sustenta o posicionamento de mercado da organização ao longo dos anos.
Os principais riscos de um controle de contratos reativo
Nos casos em que a empresa não é proativa diante dos andamentos contratuais, existem alguns riscos comuns aos quais o negócio passa a ficar exposto e que comprometem o desenvolvimento, sendo os principais:
● Perda de poder de renegociação
A melhor posição para renegociar um contrato é quando há tempo suficiente para comparar fornecedores e apresentar propostas de reajuste seguindo o que é praticado no mercado.
Contudo, quando a gestão é reativa à chegada das datas, a análise não acontece e a tendência é que a negociação leve a condições menos favoráveis, em que a organização perde dinheiro por não negociar no momento certo.
● Multas contratuais
Em geral, os contratos com renovação automática têm data de aviso prévio, de modo que se a equipe perde esse prazo e ainda assim quer encerrar o vínculo, passa a ser necessário arcar com pagamentos para a outra parte.
Em paralelo, o controle de contratos eficiente permite que a empresa planeje os encerramentos dentro das condições previstas, evitando despesas desnecessárias.
● Manutenção de fornecedores inadequados
Sem visibilidade sobre o vencimento, é frequente que sejam mantidas relações que são desvantajosas e cujo impacto do contrato no fluxo de caixa é negativo, já que aquele fornecedor já não se conecta com o momento do negócio.
Por outro lado, quando a organização consegue gerir os prazos contratuais com vistas a preservar a sua lucratividade, é mantida a qualidade dos serviços acordados.
Como a automação traz segurança para o controle de prazos
Sem automação, as equipes dependem da memória para dar conta da gestão de prazos, de modo que com o crescimento do número de acordos, maiores se tornam as brechas para que vencimentos e renovações não sejam tratados de forma analítica.
Diante dessa situação, soluções modernas de CLM são desenvolvidas para atender a necessidade de manter a gestão estruturada sobre as datas das obrigações contratuais mesmo com a expansão do negócio, garantindo que nenhum prazo seja perdido.
Nesse contexto, essas ferramentas contam com alertas automatizados de prazos, que avisam a equipe sobre a proximidade dos vencimentos, oferecendo tempo hábil para uma análise do desempenho contratual que guie decisões assertivas sobre a renovação..
Logo, em poucos cliques os gestores cruzam informações sobre a duração do contrato e o retorno gerado para o caixa do negócio, identificando se o vínculo contribuiu para a competitividade e se segue vantajoso diante das condições de mercado.
SISPRO CLM: a tecnologia que garante um controle de contratos proativo
Ano após ano, a SISPRO auxilia centenas de empresas na modernização da gestão de contratos, oferecendo funcionalidades que trazem aos gestores mais visibilidade e precisão sobre o andamento dos seus acordos.
Para isso, o SISPRO CLM reúne em uma única plataforma todos os recursos necessários para que o controle contratual deixe de ser uma atividade de arquivamento e passe a atuar como um instrumento de apoio ao crescimento empresarial.
Dessa forma, combinamos monitoramentos automatizados com dashboards de desempenho contratual para que o estabelecimento e a manutenção das parcerias se deem de modo alinhado aos objetivos estratégicos da organização.
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