A pulverização de contratos favorece a perda de prazos e de oportunidades de negociação, por isso, o software de gestão de contratos tem se destacado como uma alternativa para centralizar os documentos e melhorar a administração.
Tal contexto se dá porque, sem padronização no controle contratual, os dados ficam dispersos, dificultando a antecipação de vencimentos e tornando o negócio dependente de ações manuais que nem sempre ocorrem a tempo de revisar as obrigações.
Por outro lado, na gestão automatizada, o ciclo de vida do contrato é centralizado desde a assinatura até a renovação, o que reduz o retrabalho e garante que cada etapa seja executada com base em informações sempre atualizadas.
Diante disso, hoje vamos mostrar na prática como a unificação das informações e a automação dos contratos ajuda as empresas a fazerem negócios mais vantajosos. Siga a leitura e entenda em detalhes por que utilizar um software de contratos!
O que é um software de gestão de contratos?
É uma solução que permite que todos os contratos em vigência dentro da organização sejam reunidos na mesma plataforma, a fim de ampliar a visibilidade sobre o estado de cada acordo.
Para isso, no sistema é possível acompanhar dados sobre o valor do contrato e a taxa de reajuste, as partes responsáveis e as obrigações previstas na execução, de modo que a consulta dessas informações é simplificada e pode ser feita em poucos cliques.
Somado a esses recursos, é comum que soluções modernas contem com alertas automatizados dos prazos, de modo que a equipe recebe lembretes preventivos quando um acordo está prestes a vencer ou a ser renovado.
Desse modo, o software de gestão de contratos elimina a dependência de controlar os documentos de forma somente manual, já que a sua estrutura cria condições para que o acompanhamento dos compromissos aconteça com maior agilidade e precisão.
Quais problemas uma gestão manual de contratos pode causar?
Conforme o volume de contratos administrados aumenta, a gestão manual tende a se tornar problemática porque eleva a chance de erros na execução das obrigações e perda de prazos de renovação.
Um exemplo é a dispersão dos contratos em e-mails diferentes, sem um padrão único de organização. Nessa rotina, é frequente que versões desatualizadas sejam consultadas, levando os setores a trabalharem com diferentes perspectivas sobre o acordo, o que compromete decisões que deveriam estar alinhadas a uma única fonte.
Além disso, outro problema recorrente é a concentração do conhecimento sobre os contratos em funcionários específicos, já que quando apenas uma pessoa domina as informações de determinado acordo, a sua ausência pode paralisar processos inteiros.
Logo, essas dificuldades demonstram o prejuízo na governança de dados empresariais causado pela ausência de automação, que exige da equipe um esforço cada vez maior para manter os registros atualizados à medida que a base de contratos cresce.
Quais são as principais funcionalidades de um software de gestão de contratos?
É importante destacar que as funcionalidades do software variam entre as soluções disponíveis no mercado, portanto, ressaltamos aquelas que estão presentes em plataformas mais atualizadas e que reduzem a dependência de controles paralelos:
● Dashboards
É um painel centralizado onde é possível visualizar todos os contratos em vigência por situação, permitindo que o gestor acesse relatórios com previsões financeiras e que monitore prazos e valores em uma única tela.
● Alertas automáticos de prazos
No software, é possível programar datas para receber lembretes sobre o vencimento de contratos e as datas de renovação, a fim de que a organização possa se planejar para eventuais cancelamentos, evitando multas.
● Biblioteca de modelos
A biblioteca é o recurso que permite o cadastro de minutas padrão com variáveis dinâmicas, agilizando o preenchimento de novos documentos com mais segurança.
● Workflow de aprovações
No workflow, é possível organizar etapas pré-definidas de aprovação de termos contratuais e liberar por alçada responsável a visualização do documento, de forma a criar um fluxo integrado da criação até a assinatura do contrato.
● Integração com assinatura eletrônica
A automação dos contratos é impulsionada quando a solução conta com assinatura eletrônica embarcada, já que essa funcionalidade agiliza a oficialização dos acordos de forma digital.
● Gestão de aditivos e reajustes
Na solução, é possível controlar alterações contratuais e calcular reajustes a partir delas, com opção de pré-visualização antes da aplicação para entender se a ação é ou não vantajosa.
● Portal de auditoria
Nessa funcionalidade, é possível extrair informações sobre a conformidade com a LGPD no tratamento dos acordos, além de configurar níveis de permissão de acesso, para que apenas pessoas autorizadas visualizem os dados dos contratos
Quais são as vantagens de utilizar um software de gestão de contratos?
As vantagens estão relacionadas principalmente à possibilidade de substituir controles dispersos por uma estrutura organizada de acompanhamento dos contratos, um exemplo prático disso é a automação de fluxos de aprovação.
Ao configurar etapas para revisar e aprovar um contrato, a equipe deixa de depender de e-mails avulsos com cobranças manuais para saber em que fase o documento está, o que reduz boa parte da carga burocrática da gestão contratual.
Ainda assim, cada aprovação e cada acesso ao contrato continuam sendo registrados, de modo que os gestores conseguem visualizar quem revisou o documento, quem aprovou e quando cada etapa foi concluída.
Diante desse cenário, fica mais claro como um software de gestão de contratos amplia os resultados da operação, trazendo:
- Mais agilidade sobre as etapas de cada contrato.
- Mais rastreabilidade das ações realizadas ao longo do ciclo de vida do acordo.
- Maior previsibilidade para a gestão, que conta com informações sempre organizadas e disponíveis para consulta.
Como um software ajuda no controle de renovações?
A solução apoia o controle de renovações ao automatizar o controle de prazos, permitindo cadastrar vencimentos, reajustes e outras datas relevantes sem que a equipe dependa de consultas manuais aos documentos.
Assim, a empresa ganha tempo para analisar se um contrato ainda faz sentido antes de renová-lo, já que com um alerta disparado com antecedência, é possível avaliar o histórico de execução do acordo e comparar as condições vigentes com o mercado.
A partir desses dados, os gestores podem decidir se é viável barganhar um reajuste diferente do previsto ou se o mais indicado é declinar da renovação, caso o contrato já não traga mais vantagem para o negócio.
Sem esse tempo de análise, a tendência é que a renovação aconteça apenas para não perder o prazo, enquanto o software garante mais poder de negociação, permitindo decidir de forma estratégica se um contrato deve continuar ou ser encerrado.
Como a gestão de contratos pode ajudar a reduzir riscos?
Além dos impactos operacionais já mencionados, a pulverização dos contratos também expõe a empresa a riscos jurídicos e financeiros que podem passar despercebidos até o momento em que geram consequências mais graves, como:
- Aplicação de multas por descumprimento de cláusulas não identificadas a tempo.
- Pagamento de valores divergentes do que foi efetivamente contratado, sem que a empresa perceba a diferença.
- Ausência de cobrança de compensações devidas pela contraparte em caso de descumprimento por parte dela.
- Dificuldade em comprovar o cumprimento de obrigações em auditorias e processos judiciais.
- Inconformidade com as exigências legais no tratamento dos dados contratuais.
Com a gestão automatizada, o controle desses riscos deixa de depender somente da memória da equipe, já que cada cláusula passa a estar registrada no software e vinculada a alertas correspondentes.
Logo, são reduzidas as chances de a empresa não perceber divergências no caixa e descumprimentos de acordo quando acontecem, já que todas as evidências da execução contratual ficam centralizadas no sistema de gestão.
Quais áreas podem se beneficiar da gestão de contratos?
Todas as relações que a empresa estabelece são formalizadas e mediadas pelo que está disposto nos contratos, por isso, um mesmo documento pode gerar impactos em diversas partes da operação, como compras, financeiro, jurídico, comercial e RH.
Nesse cenário, o patrimônio é um exemplo de área diretamente impactada pela gestão de contratos, já que muitos ativos da organização, como os imóveis alugados, estão vinculados a documentos que determinam como os valores se alteram ao longo do tempo.
Por isso, os reajustes devem ser revistos com cuidado, já que se aplicados de forma incorreta, distorcem o valor do ativo, por isso, a automação para evitar perdas financeiras reduz a chance de inconsistências entre o que está registrado e o que deveria ser cobrado.
Esse é apenas um dos casos em que uma informação contratual mal acompanhada ultrapassa os limites de uma única área e afeta a força patrimonial reconhecida pela empresa.
Portanto, a integração da gestão contratual com sistemas de ERP é uma alternativa para a fragmentação de informações e para trazer mais consistência entre o que foi contratado e o que é refletido em diferentes setores do negócio.
O que avaliar ao escolher um software de gestão de contratos?
A avaliação do sistema a ser escolhido deve levar em consideração o quanto a solução é compatível com o estilo de trabalho da empresa e com os objetivos de otimização que o negócio pretende alcançar com a automação.
Por isso, além de considerar as funcionalidades disponíveis, é essencial entender como são estruturados os seguintes aspectos:
- Usabilidade: diferentes profissionais vão utilizar o sistema ao longo do ciclo contratual, logo, uma interface que oferece facilidade para o uso é determinante para que a adoção da ferramenta não vire um obstáculo no dia a dia.
- Atualizações do sistema: é importante que essa responsabilidade fique a cargo do fornecedor, já que a contratação de uma solução externa deve simplificar a rotina da empresa, e não gerar novas demandas internas.
- Integração com outras soluções: também vale avaliar se o sistema é integrável a outras tecnologias já utilizadas pelo negócio, como o ERP, já que isso assegura que os dados circulem entre os sistemas sem retrabalho.
- Qualidade do suporte: na escolha, convém verificar como funciona o suporte para o uso do software, entendendo se há acompanhamento próximo na fase inicial e canais de atendimento disponíveis depois que o sistema já está implantado.
Avaliar esses pontos com cuidado é o que garante que a organização extraia todo o valor do investimento feito na automação, aproveitando o sistema contratado para transformar a forma como os contratos são geridos na rotina das equipes.
Como a SISPRO ajuda você a avançar na gestão de contratos
Como vimos ao longo deste conteúdo, migrar de controles manuais para uma gestão automatizada é o que permite à empresa ganhar agilidade e tomar decisões mais estratégicas sobre os seus acordos.
Pensando nessa realidade, a SISPRO desenvolveu a sua solução de gestão de contratos, que já administra o controle de mais 200 mil contratos, oferecendo escala e confiabilidade para organizações de diferentes portes e segmentos.
Além disso, a plataforma pode ser turbinada com o AppSeusContratos, aplicativo mobile que permite que gestores realizem aprovações no workflow diretamente pelo celular, acelerando a execução dos acordos mesmo fora do ambiente de trabalho.
Por trás da tecnologia, a SISPRO também conta com uma equipe especialista dedicada ao sucesso do cliente, que oferece suporte 100% humanizado durante e após a implantação.
Quer entender como podemos atender a sua empresa? Conheça o SISPRO Gestão de Contratos e veja como tornar o controle dos seus acordos mais eficiente.
