A eficiência do controle de contratos é decisiva para o desenvolvimento empresarial, uma vez que é por meio do acompanhamento desses documentos que o negócio consegue ser proativo diante de vencimentos e obrigações que precisam ser executadas.
Nesse cenário, quando a organização aumenta o número de acordos comerciais, caso a gestão contratual não seja estruturada para este crescimento, a tendência é que as informações fiquem dispersas, elevando o risco de perda de prazos e de compromissos.
Pensando nisso, entender quais dados precisam ser monitorados e como organizar esse processo ajuda a reduzir vulnerabilidades na administração dos contratos e a torná-la mais eficiente. Quer entender como fazer isso? Siga a leitura!
O que é controle de contratos?
É o conjunto de ações definido pela empresa para garantir que as informações relacionadas aos acordos firmados sejam monitoradas desde a formalização até o encerramento. Assim, o controle de contratos envolve gerir adequadamente:
- Prazos: datas de início, término ou, se aplicável, de renovação.
- Valores: preços contratados, condições de pagamento e reajustes.
- Obrigações: compromissos assumidos pela empresa e pela outra parte.
- Responsáveis: pessoas encarregadas de acompanhar cada contrato.
- Documentos: contratos, aditivos, anexos e demais registros relacionados.
- Condições: garantias, multas previstas e regras específicas.
Reunidos esses registros, torna-se claro que o controle de contratos diz respeito a todo o ciclo de vida do documento, e diferencia “guardar o arquivo” de administrá-lo, já que apenas a guarda não permite, por si só, saber quais eventos estão próximos.
Por que o controle de contratos é importante para a empresa?
A importância da administração detalhada dos documentos se deve ao fato de que o que é estabelecido nos contratos define parte da movimentação de recursos financeiros dentro do negócio, abarcando o fornecimento de produtos e a prestação de serviços.
Para exemplificar essa situação, considere que um contrato próximo do vencimento pode exigir uma avaliação sobre a renovação e, da mesma forma, um reajuste previsto precisa ser repassado para o planejamento contábil dentro do período estabelecido.
Por isso, se as condições contratuais não são monitoradas adequadamente, as datas de avaliar renovações e reajustes podem se perder, expondo a organização a prejuízos patrimoniais em razão da má gerência.
Assim, atualmente muitos negócios optam por soluções para automatizar o cálculo de reajustes contratuais, que oferecem dados para apoiar decisões sobre a continuidade ou não dos acordos, já que o controle dos documentos melhora a previsibilidade do caixa.
Nessa ótica, o uso da automação se explica porque conforme a carteira de contratos ativos aumenta, torna-se mais difícil manter o gerenciamento manual, já que a quantidade de eventos simultâneos passa a sobrecarregar o limite operacional da equipe.
Como fazer o controle de prazos contratuais?
Para estruturar o controle de prazos, é preciso que sejam mapeadas todas as datas que exigem uma ação da equipe, o que inclui o término da vigência, renovações, reajustes e avisos prévios. A partir disso, a gestão pode ser organizada da seguinte forma:
- Definir a antecedência necessária de análise para cada tipo de alerta.
- Atribuir quem serão os responsáveis pelo acompanhamento.
- Estabelecer o que deve acontecer após cada aviso, como analisar uma renovação ou iniciar uma renegociação.
- Acompanhar o cumprimento das ações, evitando que o alerta seja apenas um lembrete sem continuidade.
Esses quatro passos podem parecer simples, mas é justamente nessas horas que surgem gargalos que prejudicam a gestão de contratos, já que a proatividade diante de um lembrete é determinante para que a empresa tenha sucesso naquele acordo.
Em razão disso, depender de agendas pessoais pode dificultar a visão sobre os prazos, já que é comum que as datas sejam concomitantes, de modo que a ausência de um controle centralizado aumenta a possibilidade de algum evento passar despercebido.
Logo, ressaltamos que além de seguir o passo a passo da administração dos prazos, é preciso estar atento para quando a estrutura já não acompanha a realidade da empresa, indicando que é preciso migrar para um modelo que permita unificar o controle.
Como acompanhar as obrigações previstas nos contratos?
Em primeiro lugar, é necessário identificar o que foi acordado em relação ao que cada parte precisa cumprir durante a vigência do contrato, entendendo quais são os limites legais para o não cumprimento das exigências.
Na prática, porém, o volume de contratos torna o controle cada vez mais disperso. Em uma empresa com 300 contratos ativos, por exemplo, a necessidade de realizar consultas frequentes nessa quantidade de documentos eleva o risco de perder obrigações.
Nessa perspectiva, sugerimos que seja organizado um espaço onde, para cada documento, seja possível localizar com facilidade respostas para as seguintes perguntas:
- Qual é a obrigação prevista?
- Quem é o responsável pelo cumprimento?
- Qual é o prazo ou a periodicidade?
- Quais evidências precisam ser mantidas?
- Qual é o status da obrigação?
- Qual é a penalidade caso haja descumprimento?
Vale mencionar que esse controle deve considerar tanto os compromissos assumidos pela própria empresa quanto os deveres atribuídos à outra parte, afinal, é preciso entender se os parceiros estão alinhados às condições acordadas.
Dessa forma, mantenha um histórico das obrigações concluídas e daquelas que estão pendentes, a fim de tornar mais ágil a identificação de situações que exigem intervenção.
Como controlar reajustes contratuais e condições financeiras?
Para controlar as condições financeiras dos contratos, é importante identificar as cláusulas que definem quando e como os valores podem ser alterados, considerando os índices de reajuste e os critérios para cobrança e pagamento.
A partir dessas informações, a equipe responsável pela gestão contratual consegue acompanhar a evolução dos valores e antecipar mudanças que terão impacto sobre as receitas e despesas da empresa.
Nessa perspectiva, manter uma visão integrada entre contratos e proteção do fluxo de caixa ajuda o setor financeiro a considerar os compromissos assumidos e as entradas previstas, reduzindo as inconsistências entre o que foi contratado e o que é pago.
Assim, o controle sobre as cláusulas monetárias dos documentos contribui para que reajustes e pagamentos acompanhem as regras acordadas, ao mesmo tempo em que fornece informações mais consistentes para a organização financeira da empresa.
Quais são os principais riscos de uma gestão de contratos ineficiente?
Uma gestão de contratos pouco estruturada tende a ser inefetiva no acompanhamento do ciclo de vida contratual e, por isso, expõe o negócio a multas por descumprimento de obrigações e também, a perdas financeiras.
Nesse cenário, é comum que em empresas onde a administração não está bem organizada, haja a renovação automática de contratos desvantajosos, que deveriam ser encerrados, mas cujo prazo de encerramento foi perdido.
Somado a isso, também é frequente que haja falta de clareza sobre os responsáveis pelos contratos e, assim, haja baixa rastreabilidade sobre as decisões tomadas, como pagamentos expedidos de forma incorreta ou ainda, obrigações não executadas.
Diante desses riscos, vale ressaltar que esses casos não surgem de falhas nos contratos, mas sim da dificuldade de gerenciar aquilo que foi estabelecido, o que se deve ao uso de uma estrutura que não auxilia a equipe a identificar os eventos dos acordos.
Quais sinais indicam problemas no controle de contratos?
Existem alguns sinais que apontam que o modo como a empresa gere os contratos já é ineficaz para o tamanho da sua operação, demonstrando que é preciso reorganizar o controle. Assim, é preciso ficar atento à reincidência de situações como:
- Muitos contratos armazenados em diferentes pastas.
- Uso excessivo de planilhas para controlar prazos e obrigações.
- Descoberta de vencimentos apenas quando estão muito próximos.
- Dificuldade para identificar qual é a versão vigente de um documento.
- Ausência de responsáveis claramente definidos.
- Perdas de datas para a negociação de reajustes.
- Pouca visibilidade sobre a quantidade de contratos ativos.
- Impossibilidade de consolidar informações de diferentes áreas.
- Obstáculos para gerar relatórios sobre a carteira contratual.
Quando essas ocorrências se somam e reincidem no dia a dia do negócio, entende-se que a estrutua utilizada já não acompanha a complexidade da operação e, assim, se torna essencial avaliar como melhorar o controle de contratos.
Como organizar o processo de controle de contratos?
A organização começa pela definição de como serão armazenadas as informações a fim de permitir que os eventos contratuais sejam acompanhados com facilidade, independente do crescimento do número de acordos.
Nesse entendimento, em primeiro lugar é recomendado centralizar as informações contratuais, reunindo os prazos e obrigações em um ambiente único e organizado, a fim de padronizar todo o cadastro dos dados que serão monitorados.
Em seguida, é preciso definir quem serão os responsáveis que poderão consultar, alterar e aprovar informações, de modo a criar fluxos de aprovação que permitam agilizar negociações relacionadas a renovações ou a encerramentos.
Posteriormente, verifique sistemas que oferecem a possibilidade de configurar alertas de prazos críticos, que auxiliem a equipe a organizar-se para eventos como reajustes contratuais ou a execução de um serviço, por exemplo.
Por fim, garanta a criação de um histórico com todas as mudanças realizadas nos acordos, como aditivos e alterações contratuais, para que, se necessário, a empresa possa recuperar esses registros e atestar o cumprimento de sua parte no contrato.
Feita essa estrutura, monitore se o controle está seguindo critérios definidos pela empresa e analise os indicadores de sucesso da gestão de contratos, considerando periodicamente se há ou não necessidade de realizar melhorias na administração.
Como a tecnologia ajuda no controle de contratos?
À medida que a carteira contratual cresce, deve-se garantir que os dados permaneçam bem geridos, mesmo quando diferentes contratos têm prazos, execuções de obrigações e mudanças financeiras simultâneas.
A partir disso, o uso de sistemas tecnológicos e especializados em gestão de contratos torna mais fácil que a empresa desenvolva uma estrutura robusta para acompanhar e assegurar o cumprimento das cláusulas contratuais.
Tal fato se explica porque em vez de depender da consulta a diferentes agendas individuais, a equipe passa a trabalhar sob uma mesma base de informações, na qual os eventos do ciclo contratual podem ser relacionados aos respectivos responsáveis.
Assim, para estruturar isso na prática, a tecnologia disponibiliza recursos que contribuem para sustentar esse controle em maior escala, como:
- Cadastro unificado: organiza informações como vigência, valores, responsáveis e condições de cada contrato.
- Alertas vinculados aos eventos: sinaliza com antecedência vencimentos, reajustes, renovações e demais prazos que exigem alguma ação.
- Histórico contratual: mantém o registro de alterações, aditivos e decisões realizadas ao longo do acordo.
- Permissões e responsabilidades: define quem pode alterar e aprovar informações conforme sua função.
- Visão consolidada da carteira: permite acompanhar diferentes contratos a partir de indicadores e relatórios, facilitando a identificação de situações que exigem atenção.
- Integração com outras áreas: relaciona as informações contratuais a áreas como financeiro e operação, reduzindo a necessidade de replicar dados.
Logo, o principal papel da tecnologia é sustentar a estrutura de controle à medida que o volume de contratos aumenta, oferecendo meios que apoiam uma administração mais organizada para dar continuidade às ações previstas.
Qual é a importância de integrar o controle de contratos a outras áreas?
Os contratos não ficam restritos ao departamento responsável por sua administração, já que as condições dos acordos podem impactar setores como financeiro, compras, jurídico, administrativo e até mesmo o patrimônio.
Um contrato de fornecimento de insumos, por exemplo, estabelece valores que precisam ser considerados pelo financeiro, enquanto as informações sobre os volumes contratados orientam o planejamento de compras para atender o cliente.
Logo, se essas informações se transmitem com facilidade, é mitigada a redigitação de dados, o que contribui para eliminar o risco de divergências entre os registros e, assim, ampliar a visão sobre como cada contrato firmado impacta a operação como um todo.
Sendo assim, integrar o controle de contratos é importante porque esse setor não funciona de forma isolada, já que em cada documento são geradas informações que alimentam todo o trabalho da empresa e determinam a condução das atividades.
Quando vale a pena adotar um sistema para controle de contratos?
A adoção de um sistema tende a ganhar relevância quando os métodos utilizados já não oferecem visibilidade suficiente sobre a carteira contratual e manter o controle como está tende a prejudicar o potencial de desenvolvimento da empresa.
Por isso, quando a quantidade de contratos ativos é crescente e a organização precisa de mais segurança para acompanhar vencimentos e renovações, o uso de um sistema de gestão de contratos tende a ser um diferencial competitivo para o negócio.
Tal fato se explica porque há um momento em que o negócio só poderá crescer se tiver precisão na gestão dos seus acordos e é isso que uma solução moderna oferece, centralizando as informações contratuais e oferecendo relatórios ágeis.
Logo, a adoção de sistema especializado é a ação vantajosa para uma empresa que está crescendo e que precisa automatizar alertas de prazo e organizar os fluxos relacionados aos contratos, a fim de facilitar o cumprimento de obrigações e mitigar riscos.
Mais organização e previsibilidade para o controle de contratos
A gestão contratual depende de um acompanhamento contínuo de prazos contratuais, reajustes, responsáveis e gestão de riscos, já que quando essas informações estão organizadas, a organização identifica eventos relevantes e age de forma proativa.
Nesse cenário, contar com uma estrutura moderna contribui para tornar a gestão mais eficiente e integrada às demais áreas do negócio, e é por isso que a SISPRO oferece uma estrutura completa para simplificar o controle contratual.
Atualmente, mais de 150 mil contratos são geridos no SISPRO CLM e, graças a isso, empresas por todo o Brasil já se beneficiam do acompanhamento automatizado dos prazos e obrigações contratuais.
Para entender como isso acontece na prática, conheça o SISPRO CLM e veja todas as funcionalidades que apoiam a evolução do controle de contratos!
