Quando se fala em maturidade digital, muitas pessoas ainda acreditam que, no âmbito corporativo, essa expressão seja um sinônimo de digitalização de processos, o que não é exatamente verdade.
A organização pode digitalizar documentos e armazenar informações na nuvem sem que tenha alcançado um nível maduro de inovação empresarial, uma vez que isso depende do quanto a tecnologia se integra aos processos do negócio para aumentar a eficiência da gestão.
Nesse cenário, apenas negócios que já utilizam os recursos tecnológicos a favor da redução de falhas operacionais e da adoção de uma postura competitiva frente às mudanças de mercado é que estão no nível mais pleno de maturidade digital.
Por isso, hoje vamos falar sobre o que significa esse conceito na prática, quais são os seus principais pilares e como avaliar o estágio de evolução da sua empresa. Confira!
O que é maturidade digital?
É definida pelo grau de integração que as ferramentas tecnológicas têm com o dia a dia da empresa, sendo “madura” a operação que utiliza os seus sistemas de forma conectada, compartilhando informações entre diferentes áreas com agilidade.
A partir desse entendimento, possuir diversos softwares não significa alcançar esse estágio, já que se essas soluções não se comunicam entre si, os processos permanecem fragmentados e as equipes continuam dependentes de controles paralelos.
Para ilustrar a diferença, pense em uma empresa que utiliza um ERP para gerenciar as vendas, um sistema separado para controlar o estoque e planilhas para acompanhar indicadores financeiros.
Nessa situação, os dados não são combinados automaticamente e os colaboradores precisam fazer atualizações manuais nas plataformas, o que exemplifica o uso ineficiente da tecnologia, já que aumenta o retrabalho e com isso, as chances de erros.
Logo, o que determina um bom indicador de maturidade digital é a forma como os recursos usados contribuem para tornar a rotina da operação mais ágil e integrada, permitindo que a companhia se beneficie de todo o potencial das soluções que adota.
Qual é a diferença entre digitalização, transformação digital e maturidade digital?
Ainda que esses conceitos estejam relacionados, a digitalização e a transformação são etapas do amadurecimento digital que, quando combinadas, caracterizam o estágio da inovação no contexto corporativo.
Nessa perspectiva, a digitalização consiste na substituição de atividades analógicas por recursos digitais, como deixar de utilizar agendas de papel para registrar informações em um calendário digital compartilhado.
Já a transformação digital é caracterizada pelo uso de recursos que mudam a forma como a empresa conduz as suas operações, a exemplo da modernização da gestão de ativos, que utiliza softwares especializados para ampliar o controle sobre os bens.
Assim, a forma como essas iniciativas são incorporadas à rotina da organização é o que permite avaliar a maturidade digital, analisando o quanto o negócio converte a implementação de novas soluções em ganhos para o seu desenvolvimento.
Por que avaliar a maturidade digital da empresa?
É por meio dessa avaliação que a empresa mede como a tecnologia contribui para a redução das atividades manuais e para o fomentar do direcionamento das equipes para ações de maior valor agregado, ao invés das demandas burocráticas.
Diante desse diagnóstico, pode-se identificar quais são os sistemas que à primeira vista parecem “inovadores”, mas que na prática dependem da intervenção recorrente das equipes e não agilizam a coleta de informações para as decisões empresariais.
Além disso, conhecer o estágio de maturidade facilita a definição de prioridades de investimento, porque indica para a companhia qual é o ponto que uma ferramenta tecnológica deve atender para mitigar o gargalo atual.
Portanto, avaliar a maturidade digital permite que a empresa compreenda a sua capacidade de utilizar a tecnologia para integrar processos e que identifique oportunidades de otimizar tarefas que podem fortalecer a sua competitividade.
Quais são os principais pilares da maturidade digital?
Além da forma como as soluções são empregadas, a avaliação da inovação empresarial também deve considerar aspectos da gestão e da organização das equipes. Por isso, é preciso observar os pilares que definem a maturidade digital:
● Capacitação das equipes e atuação da liderança
A tecnologia produz melhores resultados quando as pessoas sabem utilizá-la de forma adequada e contam com o apoio da liderança para incorporar as novas formas de trabalho.
Por isso, é preciso estimular a aprendizagem dos colaboradores, incentivando-os ao uso das novas ferramentas para fortalecer a cultura digital e reduzir a resistência às mudanças.
Nesse entendimento, cabe aos líderes inserir a evolução tecnológica no planejamento da empresa, direcionando investimentos em novas soluções e acompanhando a geração de resultados.
● Padronização dos processos
Antes de automatizar as atividades, os processos devem estar bem definidos. Por exemplo, como o setor financeiro será informado de uma venda realizada pelo time comercial?
Embora pareça uma pergunta simples, a resposta estabelece o fluxo que orienta a rotina do negócio e, com essa definição, a automação é implementada de forma eficiente, contribuindo para o aumento da qualidade das operações.
● Integração de sistemas
Como já mencionamos, o principal sinal de maturidade digital é a capacidade de conectar as diferentes soluções utilizadas pela empresa.
Sempre que as informações se integram automaticamente, é reduzida a necessidade de lançamentos duplicados, o que assegura a confiabilidade dos dados e melhora a comunicação entre as áreas.
● Qualidade dos registros
Uma decisão estratégica é feita a partir de informações consistentes, que demonstram como a execução planejada fomentará o crescimento sustentável da empresa.
Por isso, organizações mais maduras investem na atualização e validação contínua dos dados, já que isso evita situações em que áreas diferentes trabalham com versões distintas da mesma informação, comprometendo análises financeiras.
● Segurança da informação
A proteção do histórico que a empresa compartilha na web é um pilar importante da maturidade digital, já que é essencial proteger as informações sensíveis do negócio ao passo que cresce o uso da tecnologia.
Para isso, junto da integração dos sistemas, a governança do negócio deve atentar-se ao controle de acessos e à definição de responsabilidades de sigilo, com vistas a preservar a integridade dos dados e reduzir os riscos operacionais.
Como avaliar a maturidade digital da sua empresa?
Para fazer esse diagnóstico, é importante compreender como as soluções tecnológicas que a sua equipe utiliza contribuem para os objetivos de crescimento do negócio. Nessa avaliação, considere as seguintes etapas como ponto de partida:
- Mapeie os principais fluxos de trabalho – veja como as atividades são executadas, quais áreas participam e onde costumam ocorrer atrasos e retrabalhos.
- Liste os sistemas utilizados por cada área – busque visualizar possíveis sobreposições de soluções e identificar recursos pouco aproveitados.
- Avalie o nível de integração entre os departamentos – verifique se as informações circulam automaticamente ou se dependem de lançamentos manuais.
- Analise a confiabilidade dos dados – considere se as informações estão atualizadas e facilmente acessíveis para quem precisa utilizá-las.
- Converse com gestores e colaboradores – as equipes que executam os processos diariamente são as melhores informantes para identificar gargalos.
- Atribua notas considerando os pilares da maturidade digital – avalie aspectos como integração, proteção de dados e proximidade da liderança para identificar os pontos mais frágeis e definir as prioridades de evolução.
Quais são os níveis de maturidade digital?
Para atingir a maturidade do uso da tecnologia, as companhias passam por um período gradual de evolução e estruturação da operação orientada pela conexão dos dados. Assim, mesmo que não exista uma forma única de classificar, é comum que o progresso seja dividido em cinco níveis:
1. Inicial
No começo, predominam os processos manuais e as informações dispersas em planilhas e, de forma tímida, algumas áreas passam a mostrar insatisfação com a rotina que dificulta o compartilhamento de informações e eleva os retrabalhos.
Logo, de forma independente, os setores passam a buscar por ferramentas que possam automatizar as suas tarefas.
2. Digitalização pontual
Em seguida, pensando em atender as demandas apresentadas, a empresa adota ferramentas para resolver necessidades específicas, como um sistema que realiza os cálculos do setor financeiro.
Apesar desse avanço, a solução ainda funciona de maneira isolada e exige lançamentos repetidos, a exemplo de um novo contrato, que precisará ser manualmente cadastrado no faturamento.
3. Integração de processos
Seguindo a inovação empresarial, as equipes percebem que sistemas que compartilham informações entre diferentes departamentos em poucos cliques é que realmente tornam as suas tarefas mais eficientes.
Desse modo, a liderança decide investir em uma solução de ERP capaz de conectar no mesmo ambiente dados de contratos, finanças e vendas. Com isso, a comunicação entre as áreas passa a ocorrer automaticamente.
4. Gestão orientada por dados
Nesse nível, as decisões dos gestores passam a ser apoiadas por indicadores que estão sempre atualizados e que, no sistema, são validados de forma instantânea entre diferentes áreas para eliminar duplicidades.
Assim, é possível aproveitar oportunidades, como acontece na centralização dos dados fiscais com os patrimoniais, que permite o acesso a relatórios que oferecem visibilidade sobre quais são os créditos passíveis de recuperação.
5. Otimização contínua
No último estágio, quando já atingida a maturidade digital, o negócio tem a tecnologia conectada à gestão, de modo que os processos são revisados continuamente para identificar novas oportunidades de automação.
Logo, a empresa mantém uma postura proativa frente às mudanças do mercado, sendo capaz de adaptar-se rapidamente a novos modos de operar, graças à sua forte cultura de inovação.
Quais perguntas ajudam a medir a maturidade digital de uma empresa?
Considerando os principais aspectos sobre os quais a evolução tecnológica pode ser avaliada, recomendamos que a sua equipe repasse esse checklist que pode ajudar a identificar sinais do nível de maturidade digital da organização:
Sobre a eficiência operacional:
- Os principais processos da empresa estão documentados e padronizados?
- Existem atividades repetitivas que poderiam ser automatizadas?
- A organização consegue reduzir tarefas manuais por meio da tecnologia?
Sobre a conectividade e o uso de dados:
- Os sistemas utilizados pelas diferentes áreas estão integrados?
- As informações estão atualizadas e acessíveis para quem precisa delas?
- Os gestores conseguem tomar decisões com base em dados confiáveis?
Sobre a cultura digital e a capacitação da equipe:
- Os colaboradores recebem treinamento para utilizar adequadamente as tecnologias adotadas?
- Existe incentivo para a adoção de novas ferramentas e para a melhoria dos processos?
- A liderança participa ativamente das iniciativas de transformação digital?
Sobre o plano de investimentos:
- Os investimentos em tecnologia estão alinhados aos objetivos do negócio?
- A empresa avalia os resultados gerados pelas soluções digitais implementadas?
- As tecnologias adotadas contribuem para melhorar a experiência de clientes, colaboradores e parceiros?
Quanto mais respostas positivas a empresa tiver, maior tende a ser seu nível de maturidade digital, enquanto respostas negativas ajudam a identificar gargalos que podem limitar a eficiência operacional do negócio.
Qual é o papel dos sistemas de gestão na maturidade digital?
Os sistemas de gestão, conhecidos como ERPs, exercem um papel importante na maturidade digital porque ajudam a reunir informações em um ambiente integrado, reduzindo a fragmentação dos dados e facilitando o acompanhamento das operações.
Na prática, quando setores da gestão contábil, fiscal e de contratos compartilham informações automaticamente, torna-se mais fácil acompanhar o desempenho da empresa e identificar quais são as áreas que carecem de maior investimento.
Além disso, o ERP contribui para a padronização de processos, uma vez que centraliza os registros e otimiza tarefas burocráticas, fazendo com que os gestores garantam a eficiência da rotina operacional e tenham acesso a relatórios atualizados.
Ainda assim, é essencial destacar que a tecnologia por si só não garante o sucesso do negócio, já que os seus resultados só se concretizam quando a solução escolhida está alinhada à estratégia da organização e é utilizada por uma equipe preparada para aproveitar todo o seu potencial.
Para seguir se aprofundando no tema, confira o conteúdo “Transformação digital e ERP: o papel da tecnologia na competitividade das empresas brasileiras” e veja como os sistemas integrados de gestão ampliam a vantagem competitiva nos negócios.
