Nesse ano, o Brasil deu início à transição para a Reforma Tributária que reorganiza a estrutura de impostos para o IVA Dual, que faz com que a governança fiscal das empresas já sinta mudanças sobre o Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED.
Tal cenário se explica pela transformação que deve ocorrer até 2033 para o modelo alimentado por documentos fiscais eletrônicos, de modo que as declarações atualmente realizadas em arquivos TXT serão eliminadas e a consolidação se dará em tempo real.
Por isso, a centralização de dados fiscais se torna uma medida importante para garantir o cumprimento correto das obrigações da organização junto à Receita, a fim de proteger o negócio de autuações e preservar o caixa contra multas e juros imprevistos.
É nesse ponto que o ERP se destaca, fortalecendo a conformidade fiscal no contexto corporativo e apoiando tanto as entregas do SPED quanto a adaptação ao novo regime tributário.
Quer saber mais sobre esse tema? Continue a leitura e veja como o sistema contribui para uma gestão mais segura e eficiente!
Quais são os prejuízos da falta de centralização para a governança fiscal?
Ainda que atualmente existam diferentes ERPs disponíveis no mercado, muitas empresas seguem utilizando planilhas isoladas e processos manuais para gerenciar os dados tributários, em geral por receio de uma adesão lenta à nova tecnologia.
Contudo, a persistência no modelo obsoleto contribui para a criação de duplicidades nas informações que, com o tempo, geram divergências fiscais difíceis de rastrear. Por exemplo, considere um produto atualizado no Excel, que não reflita o estoque real.
Nessa situação, é possível que um erro que à primeira vista pareça isolado resulte em uma nota fiscal divergente da escrituração, o que leva a empresa a fazer declarações equivocadas ao Fisco e, por consequência, expõe o negócio a multas.
Dessa forma, no âmbito do SPED algumas das principais obrigações acessórias que podem impactadas pela falta de centralização incluem:
- EFD ICMS/IPI: exige que o inventário físico esteja perfeitamente alinhado com as notas fiscais emitidas e recebidas (conforme Manual de Orientação do Leiaute – Ajuste SINIEF 02/2009 e atualizações);
- EFD Contribuições: os valores de PIS e COFINS devem corresponder integralmente aos documentos fiscais que os suportam;
- ECD: os dados contábeis precisam ser coerentes com as informações prestadas nas demais obrigações;
- EFD-Reinf: retenções, serviços tomados/prestados e rendimentos pagos devem estar conciliados, especialmente com eSocial e DCTFWeb.
Logo, sem uma fonte confiável de registros, diferentes entregas poderão se tornar inconsistentes, já que se a empresa opera com muitas versões de planilhas, o fechamento contábil e fiscal dificilmente é consolidado de forma correta.
Como o ERP favorece a conformidade fiscal no SPED
Para reverter as falhas manuais, um ERP Cloud moderno integra em um único ambiente todos os elementos necessários para que a regularidade seja um resultado do processo de gestão das informações.
Assim, graças a arquitetura moderna que as empresas de referência oferecem, os negócios que aderem ao ERP para realizar as escriturações digitais garantem:
Registros unificados para entregas precisas
No ERP, as informações de compras, vendas, estoque e contabilidade se comunicam em tempo real, o que garante que os dados enviados ao bloco de documentos fiscais sejam os mesmos que sustentam o inventário e o controle da produção.
Desse modo, é mitigada a possibilidade de que versões diferentes de uma mesma informação coexistam e sejam lançadas, que é exatamente o tipo de inconsistência que o cruzamento automatizado do SPED está preparado para identificar.
Identificação de divergências e validação prévia
Antes da entrega ao Fisco, o ERP para o SPED realiza validações automáticas que verificam a integridade dos dados, assim, ainda que haja eventuais campos obrigatórios em branco, a falta é identificada dentro do sistema, enquanto ainda há tempo para correção.
Graças a esse processo de validação, é eliminado o retrabalho que ocorre quando erros só são descobertos após a transmissão, de modo que o compliance na gestão empresarial é garantido e a empresa fica livre de penalidades.
Proteção jurídica para a governança fiscal
A legislação fiscal brasileira muda com frequência, fazendo com que os ajustes ao leiaute do SPED e as alterações nas tabelas de códigos façam parte da rotina de quem trabalha com obrigações acessórias.
Por outro lado, o ERP absorve as mudanças de forma automática, atualizando os leiautes sem que a equipe precise intervir, assim, as entregas do SPED são feitas com agilidade dentro das exigências legais, mesmo no contexto da Reforma Tributária.
Centralização de dados e proteção nas suas entregas fiscais: conheça o SISPRO Gestão Fiscal
A descentralização é uma vulnerabilidade fiscal que o cruzamento automatizado do SPED está preparado para expor e, com a transição tributária em curso, isso se aprofunda, porque até 2033, a apuração via documentos eletrônicos exigirá uma fonte única de dados.
Nessa situação, o ERP se consolida como um aliado das organizações porque unifica as informações antes da transmissão e mantém os leiautes atualizados conforme as mudanças legislativas, protegendo o negócio de autuações e preservando o caixa.
Com essa realidade em vista, o SISPRO Gestão Fiscal foi desenvolvido para dar suporte completo ao envio das escriturações digitais, com mais de 1.000 ECDs entregues e cobertura à EFD ICMS/IPI até a sua extinção, EFD Contribuições e EFD-Reinf.
No caso da EFD-Reinf, a solução apoia a geração, validação e transmissão das informações de retenções na fonte e serviços, assegurando consistência com o eSocial e a DCTFWeb antes que qualquer arquivo chegue ao ambiente da Receita Federal.
Se a sua empresa está avaliando um ERP para a gestão fiscal, conheça a solução SISPRO e veja como a centralização de dados, aliada ao suporte 100% humanizado da nossa equipe, torna o cumprimento das obrigações acessórias um processo seguro!
