O momento em que a empresa se depara com a dúvida de como escolher um ERP geralmente surge quando as rotinas manuais passam a exigir mais tempo das equipes e dificultam o acompanhamento da operação.
Nesse cenário, surgem dúvidas sobre a capacidade de o sistema acompanhar o crescimento da operação e sobre o custo total da implantação, incluindo fatores como treinamento e adaptação das equipes.
Tais questionamentos são apenas alguns em meio a uma grande quantidade de fatores que precisam ser avaliados antes de escolher um software de gestão empresarial, por isso, cada vez mais essa decisão vai além da comparação de preços.
Diante dessa realidade, hoje vamos detalhar os critérios que orientam a escolha do ERP para que a empresa encontre uma solução capaz de gerar resultados e acompanhar as suas demandas. Siga a leitura e confira!
O que é um ERP?
ERP é a sigla que significa “Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais”, usada para caracterizar plataformas digitais que reúnem processos de diferentes áreas da organização, com vistas a facilitar o emprego eficiente dos recursos disponíveis.
Para isso, o ERP permite que determinadas tarefas sejam automatizadas e que os dados sejam prontamente compartilhados entre os departamentos, de modo a substituir controles isolados por uma estrutura integrada de execução das atividades da empresa.
Como forma de ilustrar o uso da solução, considere uma companhia que utilize módulos de patrimônio e contratos em um mesmo sistema:
Ao cadastrar um novo contrato, o ERP integra os dados relacionados aos ativos e às previsões financeiras à base patrimonial, dessa forma, são evitadas as transferências manuais e os registros são mantidos atualizados para apoiar a gestão do negócio.
Assim, uma informação registrada em determinada etapa pode ser aproveitada por outros processos que dependem dela, sem que o fluxo de trabalho dos colaboradores precise ser interrompido para que essa transmissão aconteça.
Quando uma empresa precisa de um ERP?
A necessidade de um ERP aparece quando os processos não acompanham a complexidade da operação. Nesse ponto, avanços na maturidade digital corporativa já foram alcançados, mas ainda há incidência de retrabalhos e dificuldade para acompanhar os resultados.
A partir desse momento, alguns sinais clássicos mostram que a estrutura atual já não acompanha as demandas do negócio, como:
- Uso excessivo de planilhas para controlar informações que deveriam estar disponíveis nos sistemas da empresa.
- Dados divergentes entre as áreas, que atrapalham a identificação de qual registro deve orientar uma análise.
- Empecilhos para gerar relatórios confiáveis, porque os dados estão distribuídos em diferentes fontes.
- Processos administrativos pouco padronizados, com etapas que dependem de procedimentos diferentes em cada departamento.
- Crescimento da operação sem aumento proporcional do controle, tornando mais difícil acompanhar as novas demandas.
- Sistemas que não se comunicam, exigindo transferências de informações entre plataformas.
Quando essas ocorrências passam a fazer parte da rotina da companhia, é afetada a capacidade de controle sobre a operação e, com isso, a assertividade na tomada de decisões estratégicas para o desenvolvimento do negócio.
Somados, esses indícios caracterizam o momento ideal para que o negócio comece a entender como escolher um ERP, a fim de retomar a eficiência do dia a dia empresarial e a visibilidade dos gestores sobre o desempenho dos resultados.
Por que a escolha do ERP exige planejamento?
Atualmente, o prazo médio de implantação de um ERP em médias empresas é de 6 a 9 meses, enquanto em grandes, de 9 a 18. Tal intervalo explica a importância do planejamento na escolha do ERP, uma vez que não se trata de uma introdução rápida.
Nesse entendimento, destaca-se que o software de gestão muda a forma como a equipe trabalha e padroniza os setores sob um mesmo modo de execução das atividades, de forma que a sua implantação não é pontual e depende da adesão dos usuários.
Por isso, antes de avançar com a implantação, a empresa precisa identificar um fornecedor que ofereça o suporte necessário e entender quanto a implantação realmente irá custar, considerando fatores como o treinamento da equipe e a parametrização do sistema.
Com esse planejamento, é evitada a contratação de uma solução que exija recursos que a empresa não consegue sustentar. Assim, são reduzidos os riscos de desperdícios e aumentadas as chances de obter resultados vantajosos com o uso do sistema.
O que avaliar antes de escolher um ERP?
Uma vez identificada a necessidade de investir na modernização de processos, o próximo passo é entender como as características do ERP atendem o seu negócio. Assim, alguns aspectos que merecem atenção antes da escolha do sistema de ERP são:
Funcionalidades que resolvem problemas reais
Ao avaliar os módulos disponíveis nos ERPs do mercado, busque identificar como essas funcionalidades serão utilizadas na sua rotina e o que, na prática, irão otimizar.
Uma organização que precisa melhorar o controle patrimonial, por exemplo, pode avaliar se o ERP oferece inventário automatizado, permitindo acompanhar movimentações dos ativos sem depender exclusivamente de atualizações manuais.
Integrações que eliminam retrabalho
Se a companhia já utiliza sistemas, verifique como o ERP contratado se comunicará com as soluções existentes, a fim de eliminar a necessidade de cadastrar os mesmos dados em mais de uma plataforma, sob o risco de gerar bases divergentes.
Esse cuidado é importante porque uma solução pouco integrável gera mais retrabalho para a equipe e compromete o objetivo do investimento, que é tornar a rotina mais eficiente.
Capacidade de acompanhar o crescimento
Se o negócio crescer, o software de gestão empresarial vai acompanhar? A capacidade de expansão deve ser considerada na escolha, porque o aumento de usuários, do volume de dados e a abertura de novas unidades exigem mais do sistema.
Nesse contexto, vale priorizar soluções escaláveis, ou seja, que incorporam recursos conforme a empresa evolui. É o caso da SISPRO, que oferece um ERP que possibilita a adição de módulos de acordo com as necessidades da organização.
Segurança das informações
Busque por sistemas que garantam controle sobre quem pode acessar os dados da empresa, oferecendo permissões que são ajustáveis conforme os diferentes níveis de responsabilidade dos usuários.
Junto disso, analise quais são os recursos de rastreabilidade sobre informações que foram alteradas a fim de garantir a proteção do histórico de registros do negócio.
Facilidade de adaptação da equipe
Na prática, avalie se a interface da solução é intuitiva, se é oferecido treinamento de uso e, após a implantação, qual é o suporte disponível. Perguntas como se o suporte será humanizado ou 100% digital são essenciais nesse momento.
A análise desses fatores ajuda a compreender se a adoção do sistema é viável para quem vai efetivamente utilizá-lo no dia a dia.
ERP em nuvem ou sistema local, qual escolher?
Ainda que ambos possam atender às necessidades de gestão, a forma como cada modelo evolui e é mantido ao longo do tempo traz impactos diferentes para a operação. Por isso, convidamos você para conferir como essas diferenças se manifestam na prática:
ERP em nuvem
- Atualização contínua: o fornecedor mantém uma equipe especializada na evolução do ERP, o que acompanha as mudanças do mercado e busca formas de transformá-las em otimização no sistema.
- Infraestrutura técnica: a provedora gerencia o ambiente de hospedagem do ERP e realiza testes recorrentes para identificar vulnerabilidades e reforçar a segurança dos dados.
- Experiência acumulada em diferentes operações: ao atender centenas de empresas, o fornecedor entra em contato com diferentes cenários e identifica com agilidade oportunidades de melhoria que beneficiam toda a base de clientes.
Sistema local
- Modernização depende da própria empresa: a evolução do sistema fica condicionada à capacidade da equipe interna, que pode precisar contratar profissionais para realizar atualizações mais complexas, gerando custos adicionais.
- Maior responsabilidade sobre a infraestrutura: no ERP próprio, é preciso assumir os recursos necessários para manter a infraestrutura segura e ter agilidade para identificar fragilidades do controle de dados.
- Risco de acomodação da estrutura: por estar concentrada nos próprios processos, a equipe pode ter mais dificuldade para ver oportunidades de otimização que um fornecedor especializado percebe acompanhando diferentes operações.
Diante dessas diferenças, torna-se claro que optar por um ERP em nuvem reduz a carga de responsabilidades técnicas sobre o negócio, permitindo que se concentre em sua área de atuação enquanto conta com especialistas para cuidar do sistema de software.
Como comparar diferentes sistemas de ERP?
Em primeiro lugar, é importante avaliar a experiência da empresa responsável pela solução, porque software houses com uma trajetória consolidada tendem a ter maior capacidade de desenvolver recursos compatíveis com os desafios enfrentados pelos clientes, já que acompanham diferentes cenários.
Ainda assim, essa experiência precisa ser demonstrada na própria solução, de modo que o processo de escolha deve contemplar uma demonstração e envolver, sempre que possível, os profissionais que irão utilizá-lo no dia a dia.
Durante a demonstração, já é possível avaliar a interface e a estrutura do sistema, além de compreender como as funcionalidades contribuem para as auditorias e a prevenção de riscos no ERP, apoiando a identificação de inconsistências na operação.
A partir desses aspectos, destacamos que embora existam diversas empresas de ERP no mercado, nem todas apresentam o mesmo tempo de atuação e experiência no desenvolvimento de soluções para diferentes contextos empresariais.
Por isso, o processo de como escolher um ERP também envolve considerar o respaldo da empresa responsável pelo sistema, buscando identificar se ela reúne a experiência necessária para acompanhar as demandas do negócio ao longo do tempo.
Qual é a importância da implantação na escolha do ERP?
A qualidade da implantação determina a adaptação da equipe e a capacidade da empresa de aproveitar os benefícios esperados do sistema. Assim, vale entender qual será o acompanhamento oferecido nessa mudança e o suporte que permanecerá disponível.
Nesse momento, é preciso considerar que um suporte humanizado e comprometido com o sucesso do cliente faz a diferença nesse processo, pois permite orientar os usuários na utilização do sistema conforme o que é identificado no dia a dia.
Dessa forma, a empresa tem o software de gestão empresarial implantado e conta com acompanhamento para incorporá-lo à rotina e extrair dele os resultados que motivaram a contratação.
Somado a isso, é preciso observar como serão a parametrização e a migração dos dados, já que uma configuração alinhada à realidade do negócio reduz a necessidade de adaptações posteriores e evita retrabalho durante a transição.
Logo, avaliar a implantação antes de escolher o ERP permite antecipar como será a mudança de sistema e quanto esforço a companhia precisará dedicar para fazê-la funcionar de forma adequada.
Quais erros evitar ao escolher um ERP?
Existem dois erros que se destacam em escolhas mal sucedidas de ERP, que são a decisão pelo menor preço e falta de atenção à escalabilidade da solução. Reunidos, ambos fazem com que muitos negócios invistam em sistemas pouco vantajosos.
Em primeiro lugar, o custo deve ser analisado em relação à capacidade do ERP de atender às demandas, já que soluções mais baratas deixam de ser vantajosas se exigem adaptações frequentes, já que o investimento inicial resultará em novos custos.
Nessa perspectiva, também é essencial avaliar a escalabilidade do sistema antes da contratação, entendendo se ele poderá acompanhar o aumento de usuários e de dados sem exigir uma nova troca de tecnologia, sem isso, logo será necessário mudar de ERP.
Portanto, custo e capacidade de crescimento precisam ser avaliados em conjunto, pois uma escolha que desconsidera esses dois aspectos leva a organização a investir em uma solução que com o tempo deixa de atendê-la, exigindo novos gastos.
Como saber se o ERP escolhido está gerando resultados?
Depois da implantação, é importante verificar se os ganhos esperados estão aparecendo na rotina da empresa, para isso, acompanhar indicadores permite comparar o cenário anterior ao ERP com os resultados obtidos, considerando aspectos como:
- Redução de atividades manuais
- Diminuição de erros e retrabalhos
- Menor tempo necessário para executar processos
- Agilidade na geração de relatórios
- Nível de integração entre as áreas
- Adesão dos usuários
- Qualidade e disponibilidade das informações
O acompanhamento periódico desses fatores proporciona a avaliação do impacto do sistema de ERP de forma mais concreta, identificando se a solução cumpre o seu papel ou se ajustes são necessários para o melhor aproveitamento do investimento realizado.
Por que considerar a SISPRO na escolha do seu ERP?
Como vimos, ao longo da escolha de um ERP, aspectos como a capacidade de acompanhar o crescimento da sua empresa e o suporte após a implantação ajudam a diferenciar uma solução da outra.
Nesse sentido, a trajetória da organização responsável pelo sistema também merece atenção, especialmente quando ela demonstra compromisso com a simplificação da rotina dos seus clientes a partir da tecnologia oferecida.
Atualmente, a SISPRO soma mais de 50 anos de atuação e mais de 200 mil usuários conectados ao seu ERP, reunindo bagagem para atender a diferentes necessidades de gestão e acompanhar o desenvolvimento dos negócios.
Além disso, o suporte da SISPRO é 100% humanizado e apoia os clientes mesmo após a implantação, contribuindo para que a solução tenha os seus recursos aproveitados em toda a sua potencialidade.
Quer entender como a nossa solução pode impulsionar a gestão da sua empresa? Acesse a nossa página de ERP e confira todos os detalhes do sistema!
