Atualmente, a expansão do uso da tecnologia nas empresas tem trazido à tona a discussão sobre como se dá a governança de dados dentro das organizações, e, quanto a isso, muitos gestores questionam-se se há um “jeito certo” de estruturar essa ação.
Tal fato se explica porque o armazenamento de documentos na web coloca em perspectiva perguntas como: de que forma serão protegidas as informações e como será regulado quem terá acesso aos registros.
Nessa ótica, ainda que existam respostas possíveis para esses questionamentos, a verdade é que a proteção dos dados depende de regras bem estruturadas e políticas alinhadas com a legislação, do contrário, cresce o risco de violações.
Por isso, entender o modo com que a governança de dados funciona é um passo importante para empresas que desejam crescer com mais segurança e organização, e é exatamente disso que trataremos neste blog post. Confira!
O que é governança de dados?
A governança diz respeito às diretrizes de como serão controlados os dados corporativos, envolvendo aspectos como coleta, registro, critérios de compartilhamento, armazenamento e descarte.
Soma-se a isso a política de atribuição de responsabilidades, em que há pessoas pré-definidas para acompanhar a qualidade dos dados e autorizar alterações quando necessário, sempre de acordo com as regras da companhia.
A partir desse entendimento, se existirem padrões que orientam o tratamento de informações na empresa, fala-se que há excelência na governança, enquanto se o uso das informações for definido por decisões individuais, não há.
Qual é a diferença entre governança e gestão de dados?
Embora frequentemente utilizados como sinônimos, governança e gestão de dados representam conceitos complementares, já que a primeira estabelece as diretrizes para o tratamento das informações e a segunda executa essas regras na rotina operacional.
Por exemplo, no contexto de mudança nas disposições fiscais trazido pela Reforma Tributária em 2026, cabe à governança estipular como os dados serão armazenados para garantir o repasse correto, enquanto será tarefa da gestão encaminhá-los propriamente.
Outra forma simples de diferenciar esses conceitos é pensar na implantação de um padrão para o cadastro de fornecedores, é sob as políticas de governança que estarão definidos os campos que são obrigatórios e é a gestão que irá cadastrar os fornecedores.
Dessa forma, a governança responde à pergunta “como os dados devem ser administrados?” e a gestão responde “como essas diretrizes serão aplicadas no dia a dia?”. Logo, somente a atuação conjunta de ambas garante informações organizadas e confiáveis.
Quais são os principais pilares da governança de dados?
Para tornar mais concreto como se estrutura uma política de proteção de dados capaz de uniformizar o fluxo da informação dentro do negócio, os seguintes pilares são comuns a toda estratégia de governança, independente do segmento da empresa:
Qualidade dos dados
São definidos padrões de preenchimento e validação das informações, a fim de evitar que um mesmo item seja inscrito de forma distinta entre os sistemas, o que ameaçaria a confiabilidade dos registros.
Definição de responsáveis
O tratamento dos dados ocorre de forma compartilhada e, desse modo, a excelência da gestão é favorecida pela definição de responsáveis que podem criar e alterar conjuntos de registros, facilitando a correção de inconsistências quando necessário.
Controle de acesso
Em organizações onde a governança é mais madura, entende-se que nem todos os colaboradores precisam visualizar as mesmas informações, assim, são definidos limites de acesso, que determinam quem pode acessar cada tipo de dado conforme suas atribuições.
Além de proteger informações sensíveis, essa prática reduz as alterações indevidas e contribui para que cada profissional veja apenas o que é necessário para desempenhar suas atividades.
Integração entre sistemas
Quanto maior é o volume de informações que circula por soluções tecnológicas no negócio, maior é a precisão dos dados se a companhia usa ferramentas integráveis, que mantêm uma base centralizada de registros, favorecendo uma administração regular.
Rastreabilidade das alterações
É importante que a organização possa identificar quando uma informação foi modificada, quem realizou a alteração e qual era o conteúdo anterior. Com isso, há mais transparência sobre o tratamento de dados e é facilitado o atendimento a auditorias.
Conformidade com leis
Uma boa política de governança incorpora nas suas diretrizes a conformidade com a LGPD, padronizando os cuidados de coleta, trânsito e proteção de informações, de modo a garantir que os preceitos legais do manejo de dados sensíveis sejam cumpridos.
Quais riscos a falta de governança de dados pode gerar?
O movimento crescente das empresas de buscarem modos de melhor gerir e assegurar a proteção dos seus dados aponta para alguns riscos que, quando essas ações não são empregadas, passam a compor a rotina do negócio, como é o caso de:
- Informações divergentes – os departamentos tendem a apresentar números distintos para um mesmo indicador e cadastros duplicados dificultam a identificação de qual dado representa a realidade da operação.
- Dificuldade para localizar registros – bases distribuídas entre diferentes sistemas tornam mais demorada a busca por dados para executar atividades e atender a auditorias.
- Vazamento de dados – a falta de critérios claros para permissões e de políticas estruturadas de proteção aumenta o risco de acesso e exposição indevida das informações.
- Descumprimento da Lei – processos despadronizados dificultam o cumprimento das exigências de proteção de dados e a execução do que é previsto nas normas aplicáveis ao negócio.
- Falta de clareza para agir – quando diferentes versões de um dado coexistem na empresa, torna-se mais difícil identificar qual deve orientar a tomada de decisão.
Como a governança de dados melhora a tomada de decisão?
A governança de dados contribui para a tomada de decisão ao estabelecer critérios comuns para organizar e utilizar as informações. Com padrões definidos, diferentes áreas trabalham com referências mais consistentes, reduzindo divergências na análise dos resultados.
Na prática, isso permite que os gestores tenham maior clareza sobre a origem e a confiabilidade dos dados utilizados em relatórios e indicadores, proporcionando à administração uma visão mais integrada do negócio.
Logo, ainda que a governança por si não determine a ação a ser tomada, é graças à padronização que se cria uma estrutura capaz de favorecer a eficiência em compliance, facilitando o acompanhamento de indicadores e a antecipação de riscos.
Por que a governança de dados é importante para empresas em crescimento?
Para ilustrar a resposta dessa pergunta, imagine uma empresa que amplia a sua atuação por todo o país, de forma que mais departamentos passam a registrar informações sobre uma mesma negociação, já que se eleva o número de clientes.
Nesse caso, sem critérios padronizados para o tratamento dos ativos informacionais, torna-se mais provável que surjam divergências entre os cadastros, o que, com o tempo, se traduz em relatórios inconsistentes a serem apresentados para a gestão do negócio.
Por isso, é durante a expansão da empresa que a governança de dados ganha ainda mais relevância, já que políticas bem definidas ajudam a reduzir as inconsistências que podem surgir quando diferentes áreas trabalham sobre uma mesma base de dados.
Qual é a relação entre governança de dados e segurança da informação?
A relação entre os dois aspectos é estreita e interdependente, já que a segurança da informação compõe parte do trabalho da governança, como a premissa que direciona a maneira com que os dados devem ser tramitados para resguardá-los de vazamentos.
A partir desse entendimento, ações como definir quais colaboradores verão as informações e como as alterações serão rastreadas devem ser estipuladas pela governança a partir das noções da segurança da informação.
Assim, para que os dados da empresa estejam seguros, é preciso que as diretrizes que orientam a administração das informações estejam alinhadas a políticas de proteção contra acessos indevidos e alterações não autorizadas.
Como a governança de dados contribui para a conformidade?
Desde setembro de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados está em vigor no Brasil, estabelecendo para as empresas quais são as condutas esperadas quando estas coletarem dados sensíveis de clientes e fornecedores.
Somado a isso, a Lei também prevê que cabe ao negócio garantir a segurança dos dados, de modo que caso qualquer vazamento ocorra, os gestores devem notificar o incidente para a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Nesse cenário, a governança de dados contribui para a conformidade legal porque padroniza o uso e o controle das informações, oferecendo aos gestores todos os recursos necessários para comprovar obediência à Lei em caso de auditorias.
Dessa forma, quando há governança, mesmo em um contexto de crescimento e pulverização da administração em diferentes localidades, a empresa conta com políticas comuns de tratamento dos dados, desde a coleta até o descarte seguro.
Com isso, todo o manejo de registros fica documentado e há facilidade para demonstrar como determinada informação é administrada e quais responsáveis participam de cada etapa, assegurando assim a transparência do cumprimento legal.
Como implementar a governança de dados na empresa?
Considerando a importância da administração das informações coletadas pela empresa, destacamos aqui alguns passos que podem nortear a implementação de uma estrutura de governança de dados capaz de evoluir junto com a operação:
Mapeie os dados sensíveis
Para iniciar, busque distinguir quais são as informações sensíveis em poder da sua empresa, quantificando em quais setores há o maior volume de registros a serem protegidos.
Nesse momento, vale revisitar cadastros de clientes, contratos e históricos financeiros, porque, em geral, esses documentos trazem dados sigilosos e influenciam as operações da organização.
Identifique o fluxo das informações
Depois de mapear os dados, compreenda por quais sistemas as informações circulam ao longo da operação. Por exemplo, se é preciso que um contrato comercial seja enviado ao financeiro, isso será feito por e-mail ou há um Drive compartilhado?
Com esse mapeamento, é possível identificar a eventual duplicidade de notas e pontos onde os dados podem ficar mais vulneráveis a vazamentos.
Defina responsáveis
Garanta que estejam claras as responsabilidades de cada área sobre os dados que utiliza e mantém. Desse modo, fica mais fácil identificar inconsistências e definir quem tem autoridade para corrigi-las.
Para isso, estabeleça previamente quem deverá acompanhar a qualidade dos dados e poderá autorizar mudanças, como a atualização da data de vencimento de um contrato.
Padronize modificações
Ainda que existam responsáveis por cada área, é importante que todos trabalhem sob os mesmos critérios de como as informações devem ser registradas e mantidas.
Por isso, padronize a forma com que os registros devem ser atualizados e como essas modificações precisam ser comunicadas, a fim de fortalecer o controle dos dados.
Documente as políticas de segurança
Formalize todas as diretrizes que o seu negócio pratica no âmbito de armazenamento, preservação e eliminação das informações, procurando garantir que essas políticas tenham conformidade com a LGPD.
Além de orientar a atuação das equipes, essa documentação facilita auditorias e demonstra como a empresa administra e protege os seus dados.
Quem deve participar da governança de dados?
É comum que a governança de dados seja associada à tecnologia, contudo, essa área não pode se restringir a um único setor. Dados digitais ou impressos ainda são sensíveis e devem ser utilizados com segurança por todas as equipes.
Considere, por exemplo, que o setor comercial altere o contrato de um cliente, definindo novos valores, mas não comunique a mudança às demais áreas. O financeiro pode continuar utilizando os valores anteriores para a emissão de notas, enquanto o fiscal trabalha com informações desatualizadas.
Logo, a forma como uma área trata os dados gera impactos para toda a organização e pode se transformar em uma sequência de erros em diferentes etapas do negócio.
Por isso, é preciso que a governança seja uma prática incorporada à cultura organizacional, desse modo, cada área deve assumir uma parcela da responsabilidade por garantir a confiabilidade das informações sensíveis que transitam na empresa.
Qual é o papel dos sistemas de gestão na governança de dados?
Os sistemas de gestão, como os ERPs, ganham relevância na implementação de políticas de governança de dados porque permitem que as empresas substituam informações espalhadas em e-mails, Drives e planilhas por um único ambiente digital.
Dessa forma, os registros passam a ser centralizados, com controles de acesso pré-definidos em que uma alteração realizada se reflete automaticamente para toda a organização, o que reduz divergências causadas por controles fragmentados dos dados.
Ao mesmo tempo, caso alguma inconformidade seja detectada, todas as modificações são rastreadas e, em poucos cliques, é possível ver quando e por quem o dado foi alterado, trazendo à empresa maior facilidade para auditar inconsistências.
Vale ainda ressaltar que esses sistemas acompanham as atualizações legais e à medida que a Lei evolui, novos campos de preenchimento são adicionados no ERP, o que garante que a gestão das informações se mantenha sob parâmetros consistentes.
Assim, quando os dados deixam de estar pulverizados, a governança passa a contar com uma estrutura que sustenta a sua aplicação e é esse ganho que faz dos ERPs uma ferramenta cada vez mais presente no mundo empresarial.
Uma estrutura preparada para crescer
Ao estabelecer responsabilidades e padronizar procedimentos, a empresa cria uma estrutura mais consistente para administrar as suas informações e sustentar as operações à medida que o negócio cresce.
Nesse momento, conforme novos processos passam a fazer parte da operação, manter manual a estrutura que assegura a governança de dados se torna um desafio cada vez maior.
Pensando nisso, convidamos você a entender como uma tecnologia escalável pode acompanhar a evolução do negócio sem comprometer a proteção das informações. Saiba mais no conteúdo:
ERP Cloud: por que a escalabilidade é vital para empresas de médio e grande porte.
