A automação de processos administrativos corresponde a uma das etapas importantes da maturidade digital das empresas, já que é por meio dessa ação que a companhia ganha estrutura para atender a diferentes demandas operacionais.
Quando o uso da tecnologia ainda é baixo, é comum que os colaboradores gastem horas transferindo dados entre planilhas e validando informações que, em organizações que modernizaram os seus processos, são verificadas em poucos minutos.
Por isso, negócios em crescimento investem na automação para reduzir a necessidade de intervenções humanas em processos repetitivos e, dessa forma, preservar o direcionamento dos esforços da equipe para as tarefas mais estratégicas.
Então, se você deseja entender como essa mudança pode ser aplicada à sua rotina empresarial, continue a leitura e veja por onde começar a automatizar as atividades e estruturar uma gestão mais eficiente!
O que é automação de processos administrativos?
Entende-se por automação de processos administrativos o uso de tecnologias que permitem a programação de tarefas de acordo com normas pré-estabelecidas pela equipe, reduzindo pouco a pouco a necessidade de ação manual.
Na prática, é importante diferenciar esse conceito da digitalização, já que transformar um documento físico em um arquivo digital, por exemplo, apenas modifica pontualmente o formato da informação, sem gerar mudanças em toda a companhia.
Por sua vez, a automação de processos altera a maneira como uma atividade é executada em toda a empresa, criando um novo padrão para a gestão dos registros do negócio.
Por que automatizar processos administrativos?
O volume de trabalho é a principal resposta para essa pergunta, uma vez que a expansão das demandas exige que os profissionais dediquem cada vez mais tempo a tarefas que, muitas vezes, seguem uma sequência previsível.
Diante dessa realidade, a automação de processos permite transferir parte dessas atividades para sistemas capazes de executar tarefas sequenciais conforme parâmetros definidos, mantendo maior precisão e consistência nos registros.
Por exemplo, se o aumento de ativos amplia a necessidade de controle da depreciação de bens, a automação permite considerar informações como vida útil e índices de desgaste nos cálculos de forma automática, reduzindo a atuação da equipe nessa rotina.
Assim, a automação permite acompanhar o aumento das demandas administrativas sem ampliar proporcionalmente a atuação dos colaboradores para manter a eficiência operacional da empresa preservada.
Quais são os principais benefícios da automação de processos administrativos?
Ainda que os efeitos da automação apareçam primeiro na estrutura de trabalho, com o tempo, passam a influenciar o uso dos recursos humanos e a mensuração de resultados. Assim, entre os principais benefícios da transformação se destacam:
- Diminuição de erros manuais – os dados são processados automaticamente a partir de informações já registradas, diminuindo a quantidade de etapas em que erros de preenchimento poderiam ocorrer e gerar retrabalhos.
- Maior produtividade das equipes – a automação reduz o tempo e a intervenção necessários para concluir determinadas atividades, o que deixa o trabalho da equipe mais produtivo.
- Padronização dos processos – a definição de critérios para a execução das tarefas cria uma referência comum para os setores do negócio, tornando os fluxos menos dependentes de procedimentos individuais.
- Rastreabilidade das informações – o registro das etapas realizadas permite reconstruir o histórico de ações, identificando quem alterou determinado conteúdo e, assim, facilita a auditoria dos dados.
- Maior disponibilidade de dados para a gestão – informações estruturadas das atividades ao longo da operação facilitam o acompanhamento dos processos e oferecem uma visão mais precisa do seu desempenho.
A partir desses ganhos, ressaltamos que a combinação dessas mudanças permite que o conhecimento dos colaboradores seja direcionado a atividades analíticas, contribuindo para decisões mais qualificadas e para uma evolução consistente da empresa.
Quais processos administrativos podem ser automatizados?
O potencial da automação pode ser percebido quando uma atividade envolve diferentes áreas e depende de uma sequência previsível de ações. Para exemplificar, considere o recebimento de uma nota fiscal de um fornecedor.
Primeiro, o documento é registrado, depois, o setor responsável o encaminha para aprovação, em seguida, o financeiro coleta informações para o pagamento e, por fim, o histórico de débitos em aberto é atualizado e a nota consta como liquidada.
Assim, temos uma situação que pode ser automatizada porque, para todos os casos, a chegada de uma nota passará pelo mesmo fluxo, fazendo com que a automação de processos nessa situação sirva para conectar atividades com maior agilidade.
Além do registro e liquidação de notas fiscais, outras demandas administrativas que apresentam características favoráveis à modernização são:
- Gestão de contratos – acompanhamento de etapas de aprovação e prazos de vencimento e renovação contratual.
- Controle patrimonial – controle sobre a movimentação dos ativos por meio da automatização do inventário.
- Rotinas fiscais e contábeis – apuração de valores, classificação de lançamentos e geração de obrigações a partir das informações processadas.
- Relatórios gerenciais – consolidação ágil de informações de diferentes etapas para a gestão dos indicadores de desempenho das operações.
Vale ressaltar que uma área que ganha relevância diante das mudanças tributárias é a gestão fiscal, por exemplo, a entrega da DeRE na Reforma Tributária pode ser facilitada caso a coleta e a organização dos registros seja automatizada.
Portanto, o potencial da automação está em conectar diferentes etapas de um processo para tornar mais consistente a execução das rotinas administrativas e o aproveitamento das informações geradas pela operação.
Como identificar quais processos devem ser automatizados primeiro?
Para definir por onde começar, avalie os processos que representam maior oportunidade para a empresa, ou seja, aqueles que se o esforço que demandam pudesse ser deslocado para outra atividade, os resultados poderiam ser melhores.
Nesse cenário, destacamos que uma tarefa executada poucas vezes ao mês pode não justificar o investimento, enquanto uma rotina realizada diariamente por diferentes colaboradores, sim, como é o caso do controle de prazos contratuais.
Por outro lado, um processo simples, como o cálculo de encargos, tende a merecer atenção quando sua execução gera erros e retrabalhos, mesmo que não envolva um grande volume diário.
Por isso, sugerimos aqui algumas perguntas que podem auxiliar a definir critérios, como:
- Quanto tempo a equipe dedica à atividade?
- Com que frequência ela é executada?
- Quantas etapas dependem de conferências ou aprovações?
- Onde ocorrem mais erros?
- Qual é o impacto dessas dificuldades para outras áreas?
Com base nessas respostas, priorize os processos com maior potencial de produzir efeitos em mais de uma área do negócio, diferenciando automações que seriam realizadas apenas porque é possível daquelas que respondem às necessidades da gestão.
Por onde começar a automação de processos administrativos?
Os processos administrativos costumam envolver diferentes áreas e documentos, por isso, para conduzir a automação de forma estruturada, alguns pontos devem ser considerados antes de iniciar a mudança:
1. Entenda o fluxo de informações
Em primeiro lugar, registre como a atividade é executada hoje, buscando entender quais são as ações determinantes para a sua conclusão. A partir disso, é possível compreender o fluxo que deve ser transferido para uma solução tecnológica.
2. Estabeleça regras
Antes de automatizar a demanda, revise se existem variações nos procedimentos adotados pelos diferentes setores durante a execução da atividade.
Quando a mesma etapa é conduzida de maneiras diferentes, é necessário definir critérios comuns para o tratamento dos registros, pois são essas regras que orientarão a configuração da automação.
3. Identifique as intervenções manuais
Busque quais são as etapas da tarefa que geram maior número de intervenções manuais para determinar o que a automação empresarial deve modificar na rotina.
A partir disso, defina se o objetivo estará relacionado ao tempo de execução ou à redução de erros, por exemplo. É por meio dessas definições que, futuramente, serão analisados os indicadores para avaliar se o resultado esperado está sendo alcançado.
4. Verifique as integrações necessárias
A tecnologia escolhida precisa se adaptar à forma como os processos administrativos são executados, especialmente quando uma mesma atividade depende de dados registrados em diferentes sistemas.
Logo, é importante avaliar se a solução consegue estabelecer essas conexões e oferecer módulos customizáveis, permitindo que a automação possa ser ajustada conforme as necessidades da operação mudam.
5. Treine a equipe
Lembre-se de que a introdução da automação modifica o dia a dia dos colaboradores e isso pode gerar resistência quando a equipe não compreende como a mudança afetará a sua rotina.
Portanto, antes de colocar o novo fluxo em funcionamento, reforce aos funcionários o papel que continuarão desempenhando no negócio, a fim de facilitar a adaptação à transição e reduzir inseguranças.
Quais erros evitar ao automatizar processos?
Um dos principais erros é considerar que a adoção da tecnologia já representa em si um resultado. Tal equívoco se explica porque, sem medir os efeitos, é difícil identificar se a automação trouxe ganhos ou só transferiu dificuldades para outra forma de execução.
Por exemplo, estimar o tempo necessário para uma atividade permite comparar o desempenho anterior com o obtido após a modernização e transformar essa percepção em um resultado mensurável. Sem isso, não há nada que ateste que a automação foi benéfica.
Outro equívoco comum é não preparar os profissionais que passarão a atuar na rotina após a automação, por isso, quando as responsabilidades são modificadas, a equipe precisa compreender qual será sua atuação em cada etapa.
Sem esse preparo, os colaboradores podem ter complicações para utilizar os recursos incorporados ao processo, o que limita o aproveitamento das funcionalidades oferecidas pela automação.
Como medir os resultados da automação?
Para a mensuração, é preciso estabelecer uma referência do processo antes da mudança e utilizá-la como base para analisar o desempenho após a implementação. Assim, entre os principais indicadores a serem considerados estão:
- Tempo necessário para executar o processo
- Quantidade de tarefas manuais
- Número de erros
- Volume de retrabalho
- Cumprimento de prazos
- Custo operacional do processo
Com esses dados, a companhia compreende o impacto da mudança e utiliza os resultados para decidir sobre a continuidade da iniciativa. Dessa forma, medir a eficiência operacional permite avaliar o desempenho com base em evidências, e não apenas na percepção dos envolvidos.
Qual é o papel de um sistema de gestão na automação de processos?
Os sistemas de gestão ganham relevância na automação de processos administrativos porque são essas ferramentas que conectam as informações dentro da empresa.
Para isso, os ERPs, que são os sistemas mais populares, podem integrar processos financeiros, fiscais, contábeis e contratuais, para que uma informação registrada em uma etapa seja utilizada nas seguintes sem exigir novos lançamentos.
Somado a esses recursos, as soluções oferecem funcionalidades como a parametrização de regras e o rastreio de ações, que tornam a execução dos processos mais consistente e ampliam a visibilidade sobre as atividades realizadas.
Além desses pontos, os ERPs também acompanham as mudanças empresariais, já que à medida que o volume de operações aumenta, permitem customizações para que a organização não precise desenvolver controles paralelos para atender às novas demandas.
Logo, esses recursos tecnológicos oferecem uma estrutura capaz de sustentar a expansão da empresa sem que o incremento da operação exija o mesmo crescimento da estrutura necessária para mantê-la.
Como avançar na automação de processos administrativos?
A automação de processos administrativos transforma atividades que consomem tempo das equipes em fluxos mais estruturados e, como vimos, o que torna essa mudança vantajosa é iniciar a mudança pelos processos que mais impactam a organização.
Nesse cenário, soluções de gestão apoiam essa evolução ao integrar rotinas de diferentes áreas e é por isso que a SISPRO atua há mais de 50 anos oferecendo às empresas recursos para que avancem na automação de acordo com as suas necessidades.
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