A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) vai ser obrigatória em 2018 e a sua empresa deve estar preparada para esta obrigação acessória do SPED.
A preparação da empresa para a EFD-Reinf passa por uma diversidade de áreas e múltiplas atividades.
Preparamos uma lista dos tópicos que devem ser considerados no projeto da EFD-Reinf. Se você assinalar todos os tópicos como realizados, parabéns! Sua empresa está preparada.
- Foi criado o Projeto da EFD-Reinf na empresa.
O projeto foi instituído na empresa e foi definido patrocinador, bem como objetivos, recursos e cronograma.
- Foi definida equipe multidisciplinar para participar do projeto.
Os participantes da equipe do projeto contam com representação de todas as áreas envolvidas na EFD-Reinf.
- A equipe já conhece o projeto já conhece o projeto EFD-Reinf do SPED.
A equipe já conhece os objetivos da EFD-Reinf, quais informações e áreas estão envolvidas, os prazos e enquadramentos.
- Foi definido um plano de acompanhamento do projeto SPED.
Já foi identificada a necessidade de acompanhar a evolução do projeto EFD-Reinf e tomar conhecimento das mudanças na legislação, dos novos leiautes e documentação técnica divulgados.
Foi instaurado um plano de comunicação para manter as demais pessoas da equipe e patrocinadores alinhados quanto ao andamento do projeto.
- A equipe já conhece detalhadamente a EFD-Reinf.
Foi realizado estudo do processo de entrega, dos leiautes, dos pontos críticos, da infraestrutura de TI e as características de sistema para cumprir as exigências desta obrigação acessória.
- Foi realizado o mapeamento da EFD-Reinf na empresa.
As informações a serem entregues tiveram as áreas de origem e processos onde se inserem identificados. Foram identificadas as informações que não estão registradas nos sistemas de origem, ou que estão fora de conformidade, os pontos de gargalo e processos manuais.
- Foram definidos os ajustes de processos a implementar.
A documentação do mapeamento foi analisada e foram definidas soluções para resolver as informações que faltam: onde serão registradas, que sistemas devem ser alterados ou adquiridos.
Foram implementados ajustes para sanar inconformidade de informações e gargalos de processo. Foram definidas as integrações que devem ser desenvolvidas entre a solução da EFD-Reinf e os sistemas de origem das informações.
- Foram implementados os ajustes de processos.
Os ajustes de processos foram comunicados e estudados junto as pessoas responsáveis por estes e foram implementados.
- Foi determinada e implantada a solução para Efd-Reinf.
O sistema ou módulo especialista da EFD-Reinf foi instalado, configurado e testado.
Os demais sistemas já estão atualizados e as integrações foram desenvolvidas e testadas.
- A equipe de usuários foi capacitada.
Foram determinadas as pessoas responsáveis pela operacionalidade da EFD-Reinf. As pessoas tem conhecimento dos processos e foram capacitadas à operação do sistema.
- Toda a solução foi testada e homologada.
Foram realizados testes no ambiente de teste da EFD-Reinf certificando a solução.
- A empresa está pronta para uma eventual fiscalização da RFB.
Como fazer o mapeamento?
Para mapear as informações é necessário levar em conta cada campo dos leiautes dos eventos da EFD-Reinf. A empresa deve considerar os eventos previstos na EFD-Reinf e identificar quais se aplicam à empresa.
Para cada evento devem ser identificadas as áreas onde são registradas, gerenciadas e controladas as informações alvo do evento. Uma vez identificadas as áreas, é preciso realizar um levantamento dos processos: suas entradas, saídas, ações, fluxo e dados.
Nesta etapa devem ser registrados eventuais problemas, gargalos e melhorias possíveis. Também é necessário identificar as informações que estão previstas no leiaute da EFD-Reinf e que não estão disponíveis nos sistemas da empresa.
O resultado do mapeamento é uma documentação que retrata a situação atual dos processos e informações de que trata a EFD Reinf.
Em 7 dicas para resolver a EFD-Reinf você encontra dicas de tópicos essenciais que devem estar no seu projeto da EFD-Reinf.
Saiba como a SISPRO pode ajudar sua empresa com o projeto EFD-REINF.
