A automatização dos processos nas empresas hoje em dia já deixou de ser inovação e se tornou necessidade. Gradualmente vamos nos esquecendo da época em que os departamentos mal se conheciam a não ser por briefings e cobranças via e-mail – e quantos e-mails! Por falta de acesso a dados, quantas reuniões não foram convocadas para descobrir a que pé andava o projeto… Sem falar da velha burocracia que obrigava os colaboradores a preencher sua planilha de horas. Por todo esse estresse é que hoje existe uma procura crescente de empresários por um software de gestão. Mais do que uma retaguarda às finanças da empresa, automatizando a emissão de notas, o controle de estoque e os pagamentos, por exemplo, um software de gestão é o companheiro de toda a sua equipe e o braço direito do gestor. Confira os avanços que ele traz:
1. Para fazer toda a equipe cooperar
Pode parecer contraditório, mas são justamente as redes sociais que têm inspirado o estilo de trabalho das empresas mais produtivas e lucrativas. Ao adotarem um software de gestão, o que estão adotando na realidade é um sistema online onde estarão salvos todos os projetos, suas tarefas, decisões, arquivos e comentários compartilhados e todos os relatórios gerenciais. Assim, toda a equipe se mantém alinhada ao que acontece na empresa, do andamento dos projetos ao briefing e prazo de cada tarefa. É assim que os pares facilmente se conectam para trocar informações e documentos úteis. Trabalho criativo em equipe não pode ser um diferencial, mas um compromisso.
2. Para ter a planilha de horas preenchida
Faz sentido para você cobrar por uma planilha de horas se você perde tempo para preenchê-la? Sem contar que, provavelmente, será preenchida à mão, dias depois. A solução definitiva para medir o tempo e o esforço é trabalhar com o software de gestão – sem nem precisar estar com ele aberto. Bastará indicar ao sistema quando começar uma tarefa, pausar ou entregar: o sistema calculará automaticamente quanto tempo levou e ainda estimará quando as próximas tarefas da lista serão entregues. Afinal, o intuito não é vigiar, mas entender que tipo de tarefas, clientes e projetos demandam mais atenção, se um colaborador está com dificuldades, enfim, eliminar os gargalos. A distribuição das responsabilidades se torna muito mais justa e transparente.
3. Para seguir a sequência ideal das tarefas
O planejamento do projeto é feito com o maior capricho, mas, na hora de executar, a ordem de realização das tarefas vai por água abaixo? Com a tecnologia, sua equipe não precisa passar por isso. Novamente o software de gestão será seu companheiro. Em certas ferramentas você poderá visualizar as tarefas listadas até por ordem de prioridade e com prazo – ou agendar aquelas que devem ser trabalhadas em determinado dia e horário. Muitas vezes é possível criar uma sequência automática de responsáveis pela tarefa e também configurar fluxos complexos, com tarefas dependentes.
por Rodrigo Moreti
Fonte: R Blog – 16/10/14
