Todos os administradores sabem que os contratos são os pilares do seu negócio. Por isso, a gestão contratual precisa ser de excelência, visto que é ela que garante as relações comerciais oficiais da empresa. Contudo, muitos empresários passam, ainda hoje, por problemas no tocante ao gerenciamento dos seus contratos, o que está associado a não adesão de um sistema eficiente de gestão.
Isso porque manter manual o controle dos contratos acarreta problemas significativos para o crescimento do negócio, são eles: o desperdício desnecessário de tempo e de recursos. A situação se agrava se considerarmos que o tempo exagerado dispendido com a parte operacional rouba o foco das ações estratégicas que poderiam trazer vantagem comercial competitiva para a empresa.
Então, se você não quer passar por essas dificuldades, continue nesse artigo, porque vamos te apresentar os 10 benefícios de um sistema de gestão de contratos eficiente.
Os 10 benefícios de um sistema de gestão de contratos
Muitos se assustam com a ideia de “entregar” para um software a responsabilidade pelos contratos da sua empresa. No entanto, a automação é o melhor meio para tornar a gestão mais segura, ágil e organizada – isso acontece em função do alto nível de ordenamento de processos e de bons relatórios que os sistemas de gestão entregam. No último Censo Jurídico, mais de 54% dos entrevistados afirmaram já utilizar um software para gestão de contratos e a expectativa é que esse número continue crescendo nos próximos anos. A razão para que se acredite dessa forma é, principalmente, a economia. Antes dos sistemas de gestão, gastava-se muito tempo e consequentemente perdia-se dinheiro para celebrar um contrato, agora, já distantes dessa realidade, muitas empresas tem alavancado os seus resultados com os benefícios proporcionados pela tecnologia. Aqui, elencamos 10 deles:
1. Aumento da produtividade
O período da criação até a assinatura de um contrato pode ser muito mais fácil. Um workflow de aprovação – ferramenta presente nos sistemas de gestão – otimiza o processo de aprovação dos contratos. Tal fato tem, na prática, impacto direto no aumento da produtividade do seu negócio, visto que um maior número de contratos pode ser oficializado de modo mais simples, por meio de etapas personalizadas.
2. Facilidade para criar documentos
A redação de um bom documento é imprescindível porque é essencial que tudo o que foi acordado esteja bem discriminado oficialmente. Se antes essa etapa da operação gerava transtorno e muito investimento de tempo, hoje, com o software de gestão, a criação de documentos pode ser considerada simples. Isso é possível em razão da biblioteca de modelos que esses sistemas possuem, nela você pode cadastrar os seus contratos mais utilizados e, além de localizá-los com agilidade, é possível editá-los sempre que necessário.
3. Processo de negociação mais ágil
Uma vez que a documentação está todo disponível na forma online, fica muito mais simples de agendar reuniões de ajustes com o cliente e chegar em uma solução que contemple a ambas as partes. A economia de tempo que se tem nesse processo gera a otimização das relações comerciais da empresa, beneficiando a sua reputação no mercado.
4. Assinatura eletrônica
Seguindo a lógica de simplificação das etapas de um contrato, a assinatura não fica de fora da otimização proporcionada pela tecnologia. Agora, oficializar o que foi acordado no processo contratual é bastante simples por meio da assinatura digital e os softwares inteligentes de gestão estão interligados com as ferramentas que dispõe desse recurso.
5. Relatórios, painéis e lembretes sempre atualizados
Com o software, os relatórios são disponibilizados automaticamente, o que permite que os setores responsáveis tenham sempre informações atualizadas sobre o status do contrato, podendo acompanhar o fluxograma das fases com eficiência – o que é com certeza uma das melhores práticas para gestão de contratos.
6. Acessibilidade
Com uma gestão tecnológica, é possível acessar informações sobre os seus documentos de qualquer lugar e, além disso, permitir que outras pessoas também tenham acesso ao sistema, o que integraliza a equipe responsável pelas etapas do contrato, tornando esse trabalho mais eficiente e mitigando erros que poderiam ocorrer em um modelo obsoleto de gerenciamento.
7. Armazenamento inteligente
Uma vez que todos os documentos estão dispostos em uma só ferramenta, se torna muito mais ágil localizar um deles quando necessário, visto que sistemas de gestão possibilitam pesquisas rápidas, o que caracteriza uma maneira eficaz de consultar dados, contribuindo para as ações estratégicas da empresa. Além disso, atualmente, graças aos aplicativos de gestão para dispositivos móveis você pode obter com rapidez dados dos seus contratos.
8. Previsão financeira
O controle do orçamento e das finanças que envolvem a negociação é bastante otimizado por meio do software, que elenca dados financeiros e entrega pareceres completos sobre o orçamento. Isso otimiza o trabalho do setor de finanças da empresa no que diz respeito às previsões contratuais, permitindo que o planejamento para esse setor seja mais ágil e inteligente.
9. Segurança baseada na nuvem
Contratos armazenados na nuvem estão protegidos de extravios e de perdas no meio do processo de desenvolvimento que, na gestão manual, podem ocorrer em função de problemas com os computadores. Além disso, na forma 100% cloud os dados são criptografados, o que garante que somente pessoas autorizadas terão acesso às informações do documento.
10. Integrações
Atualmente, a integração de processos é a principal responsável pelo desenvolvimento das empresas, visto que integrar os serviços possibilita que a expansão aconteça de forma mais rápida sem perder a segurança e o controle. Sistemas de gestão de contratos são facilmente integráveis a sistemas de gestão empresarial, os famosos ERP´s.
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Junto dessas soluções, prestamos Consultoria e Assessoria completas durante a implantação e a execução do software. Isso garante que você tenha disponibilidade de tempo para investir no desenvolvimento de estratégias comerciais competitivas para a sua empresa.
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