A correta gestão da folha vai além do cumprimento da legislação trabalhista, mas se torna um importante documento para a organização interna da empresa. Ela funciona como um histórico da vida do funcionário dentro da organização, o que inclui o registro dos horários e dias trabalhados, licenças, salário bruto e salário líquido, férias, 13º salário, entre outros benefícios.
Para ajudar a contabilizar todos os direitos que um funcionário deve receber mensalmente (bônus, descontos e remuneração), adotar um sistema de folha de pagamento se torna a decisão mais eficiente. Essa atitude gera maior produtividade, otimiza o tempo e os recursos e reduz — ou elimina — erros e falhas de processos manuais.
Mas como tornar mais eficiente o uso de um sistema de folha de pagamento? Confira nossas 4 dicas e alavanque o desempenho da sua equipe. Fique de olho!
1. Invista em treinamento na adoção de um sistema de folha de pagamento
Investir na capacitação e no aperfeiçoamento constante dos profissionais responsáveis pela área de gestão de pessoas é um diferencial competitivo. A automação da folha de pagamento traz à empresa ganhos significativos, reduzindo o tempo de execução das atividades e aumentando a produtividade.
No entanto, é preciso que os funcionários estejam engajados e compreendam a importância da implementação de um sistema para a otimização da capacidade produtiva do departamento pessoal e de RH.
A implementação de um sistema demanda reestruturação organizacional, novos conhecimentos, treinamento e uma série de etapas para que o conhecimento seja multiplicado — e não apenas reconstruído.
Vale destacar que empresas são feitas de processos, pessoas e tecnologia. Ou seja, é preciso criar estratégias para que as novas ferramentas tecnológicas não se tornem uma barreira para uma melhor eficiência operacional.
Via de regra, não basta apenas treinar o funcionário para que ele saiba manusear o sistema, é preciso desenvolver a capacidade de identificar o propósito da mudança e a entender o procedimento, o que ajuda a evitar erros e falhas.
2. Opte por sistemas integrados
Existe uma infinidade de sistemas de gestão de folha de pagamento no mercado, contudo, é importante que a escolha seja pautada em um software que possa integrar todos os módulos para tornar os processos e setores dentro da empresa interligados e as informações centralizadas em uma única plataforma.
Com todos os dados em um único lugar, é possível processar automaticamente o pagamento dos colaboradores, bem como programar o 13º salário e gerar relatórios admissionais e relatórios diversos, como horas extras, custo de vale, reajustes salariais e demais itens que tornam a utilização de um sistema de folha de pagamento eficiente.
3. Mantenha os dados organizados
Manter os dados organizados é uma importante etapa para ter um sistema de folha de pagamento eficiente. Ao automatizar, é possível desburocratizar muitos processos e procedimentos, porém é preciso manter a guarda de importantes arquivos em formato físico e online, como é o caso dos holerites — já que os comprovantes de depósito não validam a efetivação do pagamento diante da esfera trabalhista.
A grande vantagem de adotar um sistema de folha de pagamento é a possibilidade de guardar os documentos em nuvem, o que favorece a gestão e a administração de todas as informações. Por isso, mantenha pastas digitais organizadas e devidamente categorizadas.
4. Fique atento às novas obrigações
Implementar um sistema de folha de pagamento pode ser muito mais vantajoso quando não apenas os cálculos e procedimentos passam a ser realizados automaticamente, mas quando o software possibilita a aderência às novas obrigações previdenciárias e trabalhistas.
Um sistema de folha de pagamento eficiente deve levar em consideração tanto o recolhimento dos encargos e tributos quanto o valor exato que deve ser pago ao trabalhador. Isso evita multas e problemas com a justiça.
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Fonte: SISPRO Software Empresarial
