A implementação de um sistema de gestão empresarial é um projeto que requer certos cuidados por parte de quem está à frente dos processos. A determinação de escopo, custos e prazos exige documentar a implantação de um ERP nos mínimos detalhes, a fim de que não surjam questionamentos posteriores em relação ao trabalho realizado.
É simples: documentar a implantação de um ERP significa registrar todos os passos dados, desde a formulação da estratégia até a conclusão da implementação. Mas está aí se perguntando por que essa atividade é importante? Pois continue acompanhando os próximos tópicos para descobrir!
Garantia de que o contratado será entregue
O escopo do projeto é o mesmo que seu objetivo, só que com mais riqueza de detalhes. Na definição de escopo são informados todos os requisitos necessários para a implementação da solução, assim como os pré-requisitos. Também é no escopo que se dá a definição de responsabilidades. Além disso, no escopo também são listadas todas as funcionalidades ou os requisitos que serão desenvolvidos, assegurando maior precisão na definição do produto final: o software pronto.
Funciona, assim, como um contrato um pouco menos formal, mas de suma importância para que o trabalho da equipe de desenvolvimento seja direcionado da melhor forma possível. Documentar todos esses detalhes é imprescindível para que tanto a equipe que desenvolverá o sistema quanto os clientes tenham suas expectativas alinhadas e atendidas ao longo do trabalho, culminando com uma solução que realmente agregue valor à atividade da empresa.
Tradução de processos em funcionalidades
Documentar a implantação de um ERP também assegura que os processos sejam mapeados e devidamente entendidos pela equipe de desenvolvimento, de modo que possam ser traduzidos em funcionalidades realmente úteis para o sistema.
Considerando que um dos objetivos da implementação de um ERP é automatizar processos, é preciso antes entender como esses processos funcionam sem o uso da ferramenta para então pensar em solucionar os gargalos. O propósito é transportar para a solução processos mais ágeis e eficientes, que realmente contribuam para melhorar a gestão e a produtividade da empresa.
Eficiência na transmissão do conhecimento
Por mais que você treine adequadamente sua equipe para o uso do novo ERP, o conhecimento adquirido hoje vai inevitavelmente se perdendo com o passar do tempo. E esse cenário é especialmente preocupante quando um ou outro membro do time é substituído, perdendo-se por completo aquele conhecimento que não foi repassado.
Por outro lado, ao documentar a implantação de um ERP, você registra o conhecimento desenvolvido ao longo do projeto, explica o porquê de determinadas mudanças em processos, definindo procedimentos e detalhes que podem ser consultados a qualquer momento, sem a necessidade de novos investimentos em treinamentos.
Também fica mais fácil rever os processos que foram instituídos e promover novas melhorias, que tragam mais agilidade e eficiência com a adesão a novas tecnologias ou formatos de trabalho mais flexíveis e dinâmicos.
Para tanto, basta criar documentos ricos em detalhes, que traduzam todo o trabalho da equipe de implantação. Também é possível gravar os treinamentos em vídeos para que novos colaboradores tenham contato com os ensinamentos, podendo aprender com mais rapidez a operar o sistema, contribuindo assim para os resultados organizacionais.
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Fonte: SISPRO Software Empresarial
