O que é preciso para fazer a gestão de contratos via ERP?
Quando o número de contratos cresce e passa a representar um custo mais que considerável, as empresa logo optam por aposentar as inúmeras planilhas que controlavam (ou não) os contratos e implementar “para ontem” um sistema de gestão de contratos.
Planejam, procuram e acabam contratando o melhor sistema para gestão de contratos. Um sistema desenvolvido para obter os melhor das tecnologias modernas, com alertas para evitar perda de prazos, notificações para agendar tarefas de contratos, arquivamento de documentos digitais, que registra todos os detalhes que envolvem o ciclo de vida do contrato: desde a pré-contratação, acompanhando a execução do mesmo, passando pelos reajustes e pelas renovações, até o término do contrato.
Acontece que para operacionalizar este robusto sistema de gestão de contratos e extrair dele resultados excepcionais, é preciso uma equipe preparada, capacitada. É a equipe de gestão de contratos que vai gerenciar o processo de cada contrato adotando uma metodologia, para garantir uniformidade, padrão e qualidade nas atividades.
Metodologia e profissional capacitado
Conforme especialistas, a equipe de gestão de contratos só conseguirá atender as expectativas da empresa, caso adotem um modelo de operação. Existem vários, sendo a metodologia mais utilizada o CLM – Contract Lifecycle Management, ou Gestão do Ciclo de Vida do Contrato sugerida pela NCMA – National Contract Management Association, principal associação e referência mundial na gestão de contratos. Estudo da área apurou que 65% das empresas declararam que a implementação do CLM resultou em melhorias na exposição aos riscos legais e financeiros.
Claro que, para implementar uma metodologia de gestão de contratos que envolve processos e atribuições, é necessário prover a equipe de contratos com conhecimento da metodologia, do ciclo de vida do contrato, bem como do processo. Com o domínio de processo e da metodologia CLM, a equipe conseguirá configurar o sistema de gestão contratos para obter exatamente o que necessita para suas tarefas.
Importância do ERP na gestão de contratos
O sistema de gestão de contratos adotado deve ser aderente às necessidades da empresa. Além de confiável e seguro, deve oferecer funcionalidades inestimáveis para a equipe de gestão de contratos, promovendo o aumento da produtividade, otimizando os recursos e automatizando atividades. É preciso ainda que o sistema seja flexível e configurável para que possa funcionar perfeitamente integrado ao processo e metodologia de gestão de contratos que a empresa definiu.
O sistema de gestão, por sua natureza, integra todas as áreas da empresa, e permite automatizar uma série de tarefas manuais, evitando esquecimentos e consequentemente atrasos e multas de pagamentos e recebimentos. Por exemplo, o sistema de gestão se encarrega de entregar os dados ao módulo financeiro para emissão de documentos fiscais, garantindo a cobrança de todos os contratos.
O sistema de gestão geralmente disponibiliza um grande número de funcionalidades, permitindo registrar o contrato em si, datas de prazos e documentos vinculados, e emitir alertas antecipados. Com o registro do andamento do contrato, o sistema pode disponibilizar informações gerenciais automaticamente, mantendo atualização em tempo real de painéis com indicadores de controle.
Há sistemas de gestão que permitem o controle de aprovações de alçadas diretamente no sistema, eliminando a necessidade de levar o documento físico do contrato e/ou protocolo de autorização para cada colaborador da empresa que deve participar da cadeia de aprovações e ainda possibilita que esta atividade seja realizada a qualquer hora e local, inclusive por smartphone e tablets. Este é um exemplo de funcionalidade que reduz custos, diminui o tempo de trânsito de documentos e o risco de ficarem esquecidos em gavetas.
Existem outras funcionalidade que agregam resultados incríveis no dia-a-dia da equipe de gestão de contratos, é por isso que a seleção de um sistema de gestão de contratos moderno, robusto, confiável e com as funcionalidades certas deve ser realizada com tempo, foco e uma lista de requisitos elaborada com cuidado.
