A Nota Fiscal Eletrônica, criada em 2005, alterou de forma impactante a emissão de documentos fiscais nas empresas.
O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Desenvolvida em conjunto pela Receita Federal do Brasil e as Secretarias Estaduais de Fazenda e Distrito Federal, a Nota Fiscal Eletrônica trocou a emissão de nota fiscal em papel pela geração em meio digital.
A Nota Fiscal Eletrônica é utilizada pelas empresas contribuintes de ICMS e IPI em qualquer operação que envolva mercadorias e prestação de serviço como venda de mercadoria, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.
Como documento de existência apenas digital, a Nota Fiscal Eletrônica é um arquivo codificado acessado apenas por meio de computadores, tablets e smartphones que segue o leiaute padrão definido para todo o Brasil.
A assinatura digital do remetente, que identifica o mesmo de forma unívoca, e a autorização de uso pela administração tributária dão garantia de veracidade, autoria e validade jurídica para a Nota Fiscal Eletrônica.
No site da NF-e está disponível o programa “visualizador de documento fiscal eletrônico” para download.
A DANFE e a Nota Fiscal Eletrônica
Para ter uma representação da Nota Fiscal Eletrônica impressa em papel, foi instituído o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Assim como a Nota Fiscal Eletrônica, a DANFE tem um modelo padrão a ser seguido no qual além dos dados da operação como destinatário, mercadorias e serviços prestados também consta a chave de acesso da NF-e para permitir consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica.
A DANFE não substitui a Nota Fiscal Eletrônica e, portanto, não tem valor fiscal, não sendo necessário arquivá-la. Dentre suas principais funções está acompanhar a circulação da mercadoria. O transporte de mercadoria desde a loja até o destinatário só pode ser realizado se acompanhado da DANFE.
A DANFE também contém o canhoto que deve ser assinado pelo destinatário a fim de comprovar a entrega da mercadoria ou prestação de serviço.
A Legislação da Nota Fiscal Eletrônica
A legislação da nota fiscal eletrônica é bem vasta tanto no âmbito nacional quanto no estadual.
A legislação nacional é composta por diversos Ajustes, Atos Cotepes, Convênios e Protocolos publicados pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ). Uma das legislações relevantes é o Ajuste SINIEF 07/05, publicado em 05/10/2005 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.
Já nas unidades da federação cada uma tem suas legislações específicas. Em São Paulo a Portaria do Coordenador da Administração Tributária (CAT) nº 162, de 29/12/2008, é a principal publicação sobre NF-e dentre outras Portarias e Comunicados.
O processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica
Com advento da Nota Fiscal Eletrônica, o processo de emissão de documento fiscal sofreu alterações nas empresas, que precisam se preparar.
O que deve ser feito:
- Revisar o credenciamento de seus estabelecimentos junto à SEFAZ, conforme os procedimentos determinados em cada unidade federativa;
- Adquirir certificação digital para assinar a NF-e;
- Adaptar suas aplicações ou adquirir novas aplicações para emissão de NF-e que interajam com o sistema de NF-e disponibilizado pelo Fisco;
- Por fim, ajustar seu acesso à Internet para o novo modelo.
Uma vez realizada a etapa de preparação, a empresa deve homologar todo o processo junto a Secretaria da Fazenda de seu domicílio para averiguar a correta implementação das mudanças e finalmente emitir suas Notas Fiscais Eletrônicas.
A emissão da NF-e inicia com a geração de um arquivo eletrônico pela empresa, contendo as informações fiscais da operação comercial no leiaute estabelecido em legislação.
Para esta tarefa a empresa pode utilizar o seu atual software de ERP atualizado para atender a legislação da Nota Fiscal Eletrônica ou um programa adquirido especificamente para emitir e gerenciar a NF-e ou a aplicação disponibilizada pela administração tributária para emitir Nota Fiscal Eletrônica ou ainda utilizar mais de uma das soluções.
O arquivo gerado é, então, assinado digitalmente e transmitido para a Secretaria de Fazenda da unidade federativa de domicílio do emitente através da internet. Na Secretaria de Fazenda é realizada uma validação do arquivo para verificar se foram seguidas as regras determinadas.
Se tudo estiver de acordo, é enviado o protocolo de “Autorização de Uso” para a empresa. Neste momento o arquivo digital passa ao status de Nota Fiscal Eletrônica.
A empresa então deve emitir a DANFE para acompanhar a mercadoria e encaminhar o arquivo da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização para o destinatário da mercadoria.
Além das empresas (emitentes e destinatárias) armazenarem as NF-e, a Secretaria de Fazenda também encaminha os arquivos para a Receita Federal do Brasil que coordena o repositório nacional onde ficam todas as Notas Fiscais Eletrônicas.
Caso a NF-e seja de uma operação interestadual, a Secretaria de Fazenda também se encarrega de enviar o mesmo arquivo à Secretaria de Fazenda da unidade federativa de destino da operação.
O destinatário da Nota Fiscal Eletrônica também teve seu processo alterado. Além de receber o arquivo para seus registros, o destinatário deverá verificar a validade e autenticidade do documento e a existência de autorização de uso da NF-e; para tal deve consultar a Nota Fiscal Eletrônica junto a Secretaria de Fazenda ou repositório nacional.
Grande também é a mudança no Fisco que se atualizou para poder gerenciar o processo de emissão de NF-e, recepção e armazenamento das mesmas. A partir deste projeto, o Fisco passa a ter acesso direto e imediato a cada nota antes da entrega da mercadoria ou serviço prestado.
A Nota Fiscal Eletrônica conta com um portal onde são centralizadas e divulgadas todas as informações incluindo a legislação, manuais, informes e serviços.
