Como criar um modelo de contrato padronizado e eficiente para sua empresa?
A elaboração adequada de contratos é um dos pilares necessários para o sucesso das empresas, visto que é na criação que se estabelecem as diretrizes e as obrigações que irão ditar todo o vínculo contratual. Por isso, o modelo de contrato é essencial para ampliar a segurança dos acordos e, também, agilizar o processo de negociação.
Pensando nessa realidade, nesse blog post vamos explorar o que são modelos de contrato, seus benefícios e as melhores dicas para criá-los.
Os modelos de contrato na rotina empresarial
Modelos de contrato são documentos pré-elaborados que contêm os termos e as cláusulas usualmente empregados pela empresa.
Nessa lógica, o material serve como referência para a criação de novos contratos sem que seja preciso “começar do zero” sempre que surja uma nova negociação.
Assim, a prática de adotar modelos impacta significativamente na otimização do processo de elaboração de documentos.
Junto disso, o destaque para os materiais pré-elaborados se deve também à eliminação de retrabalhos e à descentralização dos contratos.
Em primeiro lugar, os retrabalhos são eliminados uma vez que a equipe não precisa fazer a tarefa repetitiva de reunir termos e cláusulas “padrão” – o material já fica armazenado.
Ainda, elimina-se a centralização da elaboração em determinados profissionais, de modo que mesmo que esses colaboradores não possam criar a peça contratual, o básico para que haja facilidade na criação dos documentos já estará pronto.
Dessa forma, o material poderá ser desenvolvido por outra pessoa da empresa e as chances de atraso na negociação são minimizadas.
Nesse cenário, além de assegurar a uniformidade das cláusulas, os modelos de contrato agilizam a rotina empresarial por gerarem economia do tempo que seria gasto para a redação do contrato na revisão de termos.
5 dicas para criar um modelo de contrato eficiente para a sua empresa
Agora que você já sabe como os contratos pré-elaborados impactam a rotina das empresas, separamos 5 dicas importantes sobre as melhores práticas para a elaboração dos seus modelos contratuais, confira:
1. Garanta uma linguagem acessível
Segundo o art.104 do Código Civil, os contratos devem apresentar 3 requisitos bem discriminados: objetivos, formais e subjetivos. Assim, um modelo eficiente deve atentar para a demanda legal e ser de fácil leitura e entendimento.
Nessa ótica, para cumprir o requisito objetivo, é preciso que o propósito do acordo esteja posto de forma clara; para garantir o cumprimento formal, o documento deve ter as cláusulas da Lei que o embasam e, ainda, a fim de assegurar os requisitos subjetivos, devem ser pontuadas as vontades das partes.
2. Especifique os termos e condições
Acrescente detalhes sobre prazos, renovações, multas, condições de rescisão e tudo que pode acompanhar a vigência do contrato.
As obrigações do contratante e do contratado devem estar explicitadas, assim como as responsabilidades das partes durante a execução contratual.
Tais informações são essenciais para evitar mal-entendidos no decorrer do acordo, uma vez que aquilo que as partes precisam cumprir estará fundamentado nos termos e condições.
3. Inclua cláusulas de resolução de controvérsias
Caso surjam problemas durante a tramitação do acordo, as cláusulas pré-estipuladas para resolução de problemas podem livrar a sua empresa de custos legais.
Assim, antecipe divergências que podem ocorrer e explicite em contrato saídas para cada caso, como por exemplo:
- “Caso o contratado não entregue o serviço de manutenção dentro do prazo, as divergências sobre o acordo para reajuste de datas e renovação serão resolvidas via mediação”.
4. Assegure que o seu modelo esteja atualizado
É muito importante que, periodicamente, a sua equipe revise os documentos mais utilizados pela empresa, comparando-os com a legislação vigente a fim de garantir modelo de contrato atualizados.
Essa prática assegura a consistência dos modelos, uma vez que estarão sempre de acordo com as previsões legais e, também, com os objetivos do negócio para determinado tipo de contrato.
5. Consulte profissionais especializados
Na hora de adotar modelos padrão para a oficialização das suas negociações, valide com a sua equipe jurídica os termos, condições e cláusulas que devem ser inseridos no documento.
Esses profissionais poderão garantir a validade do seu contrato e a proteção das partes envolvidas a partir do que constar no contrato. Sendo assim, são asseguradas a eficiência e a conformidade legal do acordo.
Dica bônus: invista em tecnologia
Atualmente, existem soluções que tornam a criação de modelos contratuais ainda mais ágil e prática. Na solução Sispro para Gestão de Contratos, os usuários dispõem da Biblioteca de Modelos, uma funcionalidade exclusiva para armazenar e localizar com facilidade os contratos que mais utilizam.
Desse modo, via software, são eliminadas as chances de despadronização e de atrasos que prejudicam a eficiência da negociação contratual. Por isso, é muito importante considerar o uso da tecnologia na hora de garantir mais agilidade para a criação de documentos.
Passo a passo para otimizar processos
A Sispro é responsável pelo sistema top 10 para gestão contratual no Brasil e atende empresas de diferentes segmentos com a sua solução.
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