Quantos contratos sua empresa possui? Veja a importância da solução para gestão de contratos
Acompanhar as demandas da gestão de contratos pode ser uma tarefa complexa, principalmente quando o volume de funcionários e fornecedores é alto. Porém, ainda que seja um processo complexo, é fundamental, já que garante o cumprimento das cláusulas e ajuda a empresa a tomar decisões mais eficientes com base no histórico de contratos.
Para isso, é crucial que a empresa entenda o ciclo de vida dos contratos e busque maneiras de otimizar toda a gestão dos mesmos. Apostar em soluções e ferramentas é um dos passos mais importantes e pode facilitar muito toda a gestão.
Mas, afinal, o que é gestão de ciclo de vida dos contratos e qual a importância de usar a ferramenta certa para isso? Nos acompanhe neste artigo e confira!
O que é a gestão do ciclo de vida dos contratos?
O ciclo de vida dos contratos é um dos fatores mais importantes que devem ser observados durante a gestão de contratos. Isso porque só uma gestão eficiente garante que a empresa tenha pleno controle sobre todas as etapas de um contrato, certificando que as cláusulas sejam cumpridas.
A gestão do ciclo de vida dos contratos acompanha desde a criação de um contrato, até a execução, finalização ou renovação do mesmo. No caso de contratos renovados, as vantagens de uma boa gestão são ainda maiores, garantindo mais eficiência.
Fazer esse monitoramento contínuo garante que a empresa reúna informações valiosas sobre os contratos, o que ajuda a tomar decisões melhores no futuro, inclusive na hora de escolher um novo fornecedor. Esse processo também é crucial para a redução de custos e otimização dos setores da empresa.
Qual a importância de investir em soluções de gestão de contratos?
Como você percebeu, a gestão de contratos é um dos processos fundamentais para a manutenção da empresa. Porém, a depender da quantidade de contratos que você gerencia, lidar com o ciclo de vida de cada pode ser um grande desafio.
Um dos grandes problemas é que fazer esse acompanhamento manual pode deixar passar erros, prazos e até mesmo tornar o acompanhamento do cumprimento do contrato falho. Uma das soluções é investir em sistemas de gestão, como o da SISPRO, que garante que a equipe tenha o auxílio de uma ferramenta digital para fazer a gestão de ciclo de vida dos contratos.
Abaixo, confira porque é importante que você invista em uma solução de gestão ainda hoje!
Garante a segurança da informação
Além de garantir o controle de todo o ciclo de vida dos contratos, esses sistemas também são fundamentais para garantir a segurança da informação. Sistemas, como o da SISPRO Gestão de Contratos, permite que apenas os funcionários envolvidos com a gestão acessem os contratos, que ficam seguros na nuvem.
Isso não só permite que você mantenha um controle melhor sobre quem pode acessar ou não os documentos, como também evita a perda de dados. Como todos os contratos estarão disponíveis na nuvem, na internet, perder os arquivos é muito mais difícil, e o acesso a esses documentos é garantido mesmo que o computador da empresa quebre, por exemplo.
Avisa sobre a validade de contratos
Outra vantagem importante, e que garante muito mais controle sobre os contratos, são os avisos que permitem que a equipe saiba quando um contrato está próximo de vencer. Dessa forma, os envolvidos podem avaliar se o contrato será renovado ou não e decidir quais as cláusulas do contrato de renovação, caso seja necessário. Isso evita diversos imprevistos, principalmente os contratos com fornecedores.
Gera relatórios
Outra grande vantagem das soluções e sistemas de gestão específicos é que é mantido todo um histórico dos contratos feitos, o que garante dados preciosos e permite que o sistema disponibiliza relatórios detalhados para você.
Isso ajuda no processo de tomada de decisão e torna toda a gestão muito mais eficiente, principalmente a longo prazo. Esses relatórios também permitem que você tenha um controle claro sobre os valores de cada contrato, e possa visualizar maneiras de reduzir custos.
E então, descobriu a importância de investir em soluções? Se quiser otimizar toda a gestão de contratos da sua empresa, confira a ferramenta de Gestão de Contratos da SISPRO e descubra como podemos ajudar sua empresa a alcançar muito mais resultados.
