São vários os motivos pelos quais você deve começar a pensar em uma gestão sem papel. O mais debatido em todo o mundo diz respeito à preservação do meio ambiente, minimizando os desmatamentos. Mas existem também outros motivos, um pouco mais particulares, que podem fazer você mudar a forma com que vem gerindo sua empresa.
Se você vê que seus colaboradores estão sempre com pilhas e pilhas de papel sobre a mesa, percebe que destina uma grande área da empresa para o arquivo físico ou se assusta a cada mês com a fatura dos fornecedores de toner para impressoras, este post definitivamente é para você! Saiba agora mesmo como um ERP pode mudar essa realidade!
Redução de custos
Tudo bem que a implementação de um ERP custa um certo valor, mas, ao longo do tempo, esse montante investido na ferramenta é diluído em redução de custos operacionais com os fardos e fardos de papeis que você deixa de comprar e as dezenas de toners ou litros de tinta que sua equipe costumava gastar, além das manutenções de impressoras e copiadoras que não são mais necessárias.
Fora isso, ao informatizar seus processos, você e sua equipe ganham um tempo precioso, que também vale dinheiro. Com mais disponibilidade para focar em tarefas estratégicas, seu time se torna mais produtivo, menos cansado e mais motivado para se comprometer com o que a empresa mais procura: resultados.
Digitalização de arquivos
Quando alguém solicita um documento de um ano atrás você sente até um calafrio só de pensar no trabalho que terá para procurar esse arquivo? Infelizmente, esse cenário é normal para quem faz uma gestão baseada em papel. Já para quem adota a gestão paperless (ou escritório sem papel), basta acessar o ERP, selecionar as informações de que precisa e gerar um relatório.
Vale lembrar que esse relatório pode ser gerado em pdf e compartilhado na nuvem ou por e-mail, dispensando impressões, deslocamentos e, é claro, custos. No caso de você ter observações a fazer, esses comentários podem ser feitos e salvos no próprio documento eletrônico. Prático, não é mesmo?
Importação e exportação de dados
Quem nunca passou pela situação de receber um documento impresso e ter que digitar todo seu conteúdo para realizar as devidas alterações, depois imprimindo-o novamente? Nada mais burocrático, chato e desnecessário que isso! Com um ERP, você pode importar e exportar dados em diversos formatos, alimentando seus sistemas de gestão com facilidade. E o melhor: sem intervenção humana, o que garante maior fidelidade e segurança dos dados.
Aliás, com um bom sistema de ERP, você pode até eliminar a importação e exportação de dados, integrando sistemas diretamente e fazendo com que eles conversem entre si. E essas facilidades se convertem em ainda mais eficiência para sua empresa!
Segurança da informação
Outro problema enfrentado por boa parte das empresas que ainda não faz gestão sem papel envolve a segurança da informação. Afinal de contas, o papel aceita tudo, inclusive cópia e fraude. E isso pode colocar seu negócio em risco.
Nesse sentido, precisamos destacar que o ERP garante a idoneidade das informações e inclusive a possibilidade de inserir sua assinatura eletrônica nos documentos da empresa, dando maior confiabilidade aos processos e contratos de forma geral.
Agora comente aqui e nos conte se você imaginava que uma gestão sem papel poderia trazer tantos benefícios! E para receber outros conteúdos que o ajudarão a otimizar o trabalho, não deixe de assinar a nossa newsletter e se manter informado!
Fonte: SISPRO Software Empresarial
