Qual a importância de fazer a gestão de informação de contratos | SISPRO
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Entenda qual a importância e como fazer a gestão de informação de contratos da sua empresa

Você sabe o que é gestão de informação? Alguns especialistas definem que, gestão de informação é um conjunto de práticas que tem como finalidade obter e usar informações, além, é claro, de armazená-las com segurança, para assim a organização conseguir extrair dados de valor e beneficiar as partes interessadas. 

Pode até não parecer, mas a gestão de informação tem muito a ver com a gestão de contratos. Se pararmos para pensar, as duas gestões tratam sobre a obtenção, o armazenamento e a utilização de dados para benefício de determinada organização. 

As duas gestões tratam sobre dados, as informações mais importantes que uma empresa pode possuir e, por conta disso, também é preciso que elas sejam armazenadas com segurança e que estejam acessíveis. Neste artigo vamos lhe apresentar os motivos para aderir a gestão de informação de contratos, como fazer essa gestão e, por fim, os benefícios que ela pode trazer para a sua empresa, confira!

5 motivos para aderir a Gestão de Informação de Contratos

Independendo do seu tipo de negócio ou tamanho, os contratos são a estrutura de toda relação que uma organização mantém com seus colaboradores, clientes e fornecedores. 

Sabendo da importância desse assunto para o setor organizacional, o processo de gestão de contratos comandará o ciclo de vida dos negócios e, consequentemente, refletirá nos resultados da sua empresa. Saiba abaixo quais são as 5 razões para você aderir um processo eficaz de contratos:

1 – COMPLEXIDADE DE CONTRATOS

2 – REDUÇÃO DE CUSTOS FINANCEIROS

3 – OTIMIZAR O DESEMPENHO FINANCEIRO E OPERACIONAL

4 – MELHORAR PROCESSOS CONTRATUAIS

5 – SEGURANÇA DE DADOS

Como realizar a Gestão de Informação de Contratos?

É claro que não existe uma receita concreta para fazer a Gestão de Informação, mas existem alguns passos importantes que você pode fazer dentro da sua empresa se quiser realizar a gestão. Saiba quais são esses dados abaixo:

1 – Aplicar uma cultura data-driven

Data-driven nada mais é do que um adjetivo em inglês, que qualifica os processos que são orientados por dados, ou seja, esses processos têm como fonte a coleta e a análise das informações. A gestão de informação é um processo importante para as organizações, além de ser estratégico e, quando realizado de maneira correta, os resultados tendem a ser positivos. 

Mas é preciso conscientizar as empresas também dos riscos, como: a perda de informações dos clientes ou um vazamento de dados. Tudo isso tende a afetar a imagem de uma empresa, então nesse caso aderir a um processo de conscientização de todas as partes interessadas, principalmente os colaboradores, é de extrema importância. 

 2 – Investir em tecnologias eficazes

As tecnologias facilitam (e muito) todo o processo de armazenamento de dados, além de controlar e analisar as informações obtidas. A partir do uso de uma solução inteligente, todos os processos passam a ser otimizados, além de otimizar o tempo de trabalho da equipe responsável, tornando a rotina de trabalho com os dados mais segura, rápida e precisa. 

Para escolher uma tecnologia adequada ao seu negócio atente-se a dois pontos:

Cobertura da solução: você precisa analisar se a tecnologia realmente vai suprir as dores da sua empresa hoje.

Qualidade do fornecedor: verifique os cases da empresa que oferece a solução, se essa empresa é referência no mercado e se ela possui um sistema de suporte adequado. 

3 – Armazenamento em nuvem

É importante que a tecnologia que a sua empresa aderir tenha um sistema cloud, onde todos os dados são armazenados na nuvem, ou seja, na internet. Com o auxílio desse sistema é possível acessar as informações de onde você estiver e em qualquer dispositivo eletrônico (celular, notebook), basta ter um login e uma senha. Além de todos os dados ficaram armazenados com segurança.

4 – Investir em conhecimento

Conhecimento nunca é demais. Nesse momento todo aprendizado vale ouro, é aí que se unem os conhecimentos tecnológicos e os analógicos, mostrando que um pode até funcionar sem o outro, porém eles também podem se complementar. Investir em conhecimento para toda equipe é imprescindível nesse momento, por isso, não poupe recursos. 

5 – Política de segurança de dados

Gerir informação também é tratar o assunto da segurança de dados com a devida importância. Se as informações dos seus clientes, colaboradores e fornecedores não estão protegidas, então a sua empresa também está desprotegida. Erros na tecnológica ou até mesmo ataques cibernéticos podem acarretar sérios problemas para sua empresa. Portanto, invista na produção de uma boa política de segurança de dados. 

6 – LGPD

Por fim, é importante também que a sua empresa esteja atenta a legislação. A nova Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida como LGPD, é a base legal quando o assunto é proteção dos dados na internet e se a sua empresa não estiver de acordo com as normas estabelecidas, as consequências são grandes. Por isso, se for o caso, invista em uma política de proteção de informação interna ou contrato alguma empresa especializada no assunto.

Quais os benefícios em aderir a Gestão de Informação de Contratos?

Além dos benefícios mostrados nos tópicos anteriores, a gestão de informação e contratos traz mais alguns outros benefícios de igual importância. 

O primeiro deles é o aumento de precisão e produtividade. Com o uso de uma tecnologia para auxiliar sua empresa no dia a dia todos os processos trazem mais precisão em seus resultados, garantindo também um aumento considerável no nível de produtividade das equipes. 

Outro benefício é a extração de insights dos dados. Eles parecem ser somente dados, mas consigo eles trazem informações sobre o público-alvo da sua empresa, mostram o que nos outros processos realizados deu certo ou o que não deu. Então, esses insights são importantes e trazem benefícios quando falamos de estratégia de negócio e as empresas que possuem isso hoje já estão destinadas ao sucesso. 

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