Você sabe como funciona um DP próprio? A área de Departamento Pessoal é responsável pela administração dos colaboradores da empresa, suas funções vão desde admissão até demissão de funcionários, entre outras tantas.
Ter uma equipe de DP própria (interna) é imprescindível para qualquer organização, mas ainda existem algumas empresas que pecam nessa questão.
Mas vamos começar do princípio, sobre o que é um Departamento Pessoal. O DP é uma das áreas técnicas das organizações, a única área especializada na gestão dos colaboradores.
São funções do DP gerenciar: folhas de pagamento, admissões e demissões, eSocial, férias, benefícios, atestados, afastamentos etc. Basicamente, o setor é responsável pelas atividades mais burocráticas e trabalhistas ligadas aos funcionários, garantindo que todas as leis sejam cumpridas.
Até aqui você já conseguiu perceber o quanto o DP é importante para uma organização, não é mesmo? Uma área fundamental para garantir a qualidade de produção de todas as equipes, mantendo em ordem todos os registros burocráticos. Leia o texto completo abaixo!
Quais as funções de um DP?
Existem exigências para cada um dos cargos que fazem parte da área de DP. Muitos processos do dia a dia da área podem ser realizados pelos diferentes profissionais do setor, porém outras atividades mais específicas só devem ser feitas pelos colaboradores que já passaram pelo treinamento e tem segurança para desenvolver o processo.
Ainda é muito comum que se confundam os conceitos de DP e RH, pois na realidade os dois setores se complementam, mas não têm as mesmas responsabilidades. Como dito anteriormente, o Departamento Pessoal tende a ser mais burocrático, pois está ligado a questões rotineiras, normas e legislações. Diferente do setor de Gestão de Pessoas/ Recursos Humanos que está cada dia mais estratégico.
Porém, dentro do DP próprio todas funções precisam ser bem definidas, pois assim as organizações irão obter os resultados adequados. A organização das atividades que cada um é responsável, otimiza o trabalho de todos e, sobretudo, a qualidade dos processos, entregas e dados pessoais.
Por fim, as principais funções do setor de Departamento Pessoal são: folha de pagamento, férias, benefícios, atestados, controle de ponto, entre outras funções.
Quais os benefícios de ter um DP próprio?
As empresas adquirem uma série de vantagens ao definir uma equipe específica de Departamento Pessoal, tornando o trabalho de todos mais produtivo e objetivo. Saiba quais são os principais benefícios em ter um DP próprio.
1 – Tenha um processo de admissão mais eficiente
Com profissionais especializados nas determinadas funções que fazem parte do DP é possível desenvolver os processos de forma mais rápida e eficiente. Assim evitam-se erros e os processos são concluídos em menos tempo. Ter a disposição uma equipe de DP é imprescindível para qualquer empresa, pois é necessário cuidar de todos os detalhes que envolvam os processos burocráticos dos colaboradores.
2 – Ponto eletrônico dos colaboradores
O DP consegue ter um controle mais alinhado tanto da folha de pagamento, quanto do ponto eletrônico dos colaboradores. Após o recolhimento dos dados, os profissionais responsáveis devem somente cruzar e organizar as informações para a elaboração da folha de ponto.
3 – Processos mais bem organizados
Quando toda documentação está organizada e em dia a equipe de DP trabalha bem melhor. Quando necessário, a localização das informações pode ser realizada de forma mais rápida quando os documentos estão bem organizados, proporcionando também mais tranquilidade para a empresa.
4 – Férias dos colaboradores
Com um DP eficiente, a organização evita o acúmulo de pedidos de férias, que podem gerar processos trabalhistas. O DP é o setor responsável por organizar as férias de todos os funcionários, dando o direito a todos sem que prejudique a equipe que o colaborador está inserido.
Como o DP auxilia na rotina das empresas?
O departamento pessoal é fundamental para qualquer organização que se preze, pois, o setor é o principal responsável por cumprir a legislação trabalhista, evitando assim os problemas nessa jurisdição.
O setor dá conta de um dos maiores volumes de documentos dentro de uma organização, com objetivo de colocar tudo em ordem, seja qual for o tamanho da empresa. Para cada colaborador, estima-se que existam mais de dez documentos com diversos detalhes a serem acompanhados, por isso é fundamental uma área especializada para trabalhar esse volume de informações.
O departamento pessoal também faz a ponte entre as empresas e diversos órgãos públicos, emitindo documentos necessários para as organizações terem o direito de funcionar normalmente. Dessa maneira é possível vigiar o cumprimento de todas as leis e evitar os processos trabalhistas.
Porém, quanto maior é o número de colaboradores, mais complicado fica o acompanhamento de todas essas informações. Como ainda existem diversas empresas que fazem esse controle de forma manual, às vezes fica inviável para uma empresa de porte médio ou grande porte cumprir todas essas regras que existem na legislação e cuidar para que todos os dados sejam tratados de maneira profissional. E, assim, o DP auxilia e facilita a rotina das empresas.
Como organizar o departamento pessoal?
O departamento pessoal é um setor das organizações que têm rotinas que normalmente não se alteram. Os profissionais dessa área precisam gostar de atividades repetitivas e sem grandes mudanças e, principalmente, entender a legislação trabalhista.
Ter uma visão do todo auxilia muito as equipes de DP a acompanhar melhor as atividades mais específicas da área, isso é muito bom para as empresas. Sendo assim, manter uma rotina mais regrada é imprescindível para qualquer equipe de departamento pessoal, a organização seria basicamente como o exemplo que segue abaixo:
- Mantenha sempre arquivos de cadastro e controle de colaboradores;
- Utilize planilhas de Excel para o controle das atividades que envolvem cálculos, como: horas normais, descontos e horas extras;
- Tenha rigidez no controle da folha de pagamento;
- Tenha controle das férias dos colaboradores;
- Tenha um sistema que calcule a rescisão dos funcionários.
Como a tecnologia pode ajudar o departamento pessoal?
O avanço da tecnologia nos últimos anos trouxe uma série de vantagens para as empresas, independente do segmento. O crescimento na utilização dos dados e do número de informações mostrou para as empresas que elas precisam do auxílio de um sistema informatizado para serem mais ágeis e objetivas.
A tecnologia visa ajudar, principalmente, a questão das automações, ou seja, o setor de departamento pessoal precisa funcionar de forma mais independente. Para isso, é preciso investir em uma solução tecnológica profissional e que seja personalizada de acordo com as demandas da empresa em questão. E é aí que a SISPRO também pode te ajudar!
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Você consegue perceber a importância do departamento pessoal não só na sua empresa, mas no mercado empresarial? Fazer a administração de todos esses processos, além de ser extremamente importante para as empresas se manterem de acordo com a legislação, é imprescindível para oferecer as melhores condições para os colaboradores. E tudo isso só é possível com o auxílio de uma solução especializada como SISPRO Gestão de Pessoas.
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