Apesar de pouco difundida nas empresas brasileiras a gestão de contratos é fundamental para uma série de aspectos importantes. Monitorar o cumprimento de todas as cláusulas contratuais de um acordo é certamente um desses cruciais aspectos.
Graças aos dados fornecidos pela ANGC (Associação Nacional de Gestores de Contratos) podemos definir o nível de engajamento dos empreendedores. Cerca de 75% das empresas não possuem qualquer nível de administração de contratos.
Por outro lado, quase 90% de todos os negócios utilizam sim um sistema para “monitorar” os contratos, o famoso o e-mail corporativo para executar essa operação que é delicada e responsável pelo crescimento empresarial.
Contudo, a única perspectiva alcançada com esse formato de administração, são possíveis problemas com lucro reduzido, provável endividamento e mais uma série de adversidades que poderiam ser evitadas.
Para você que já percebeu a significância da gestão de contratos em sua organização, tenha a certeza que esse conteúdo será útil. Traremos um passo a passo rico e que irá aprimorar ainda mais a forma como fiscaliza cada entrelinha dos contratos da sua empresa. Saiba mais a seguir!
Gestão de contratos aprimorada: passo a passo com 5 dicas
Ao fechar negócio com um fornecedor sério e profissional, qual é o próximo passo nesse processo? Sem dúvidas é elaborar um contrato que proteja ambos, não é mesmo?
Quando a empresa contrata um novo colaborador, qual a segurança de que a gestão está protegida contra futuros processos trabalhistas, bem como o profissional assegurado contra potenciais injustiças? Novamente temos o contrato para isso!
Portanto, qualquer tomada de decisão que envolva novos planejamentos com partes externas à empresa, surge a evidente necessidade de estar protegido, mas para tanto, é essencial uma metodologia aplicada que se atente aos mínimos detalhes.
Em vista disso, separamos algumas dicas que vão aprimorar ainda mais a gestão de contratos da sua empresa!
1 – Implemente o modelo de contrato eletrônico
Olhando para o desenvolvimento tecnológico, transformação digital e a cultura organizacional pautada na mentalidade digital presente nas empresas hoje, é de se espantar a grande aplicação do formato mecânico na criação de contratos.
Uma vez que as empresas têm ao alcance uma gama completa de ferramentas que facilitam a firmação contratual, qual o sentido de utilizar tinta e papel? Essa prática funciona sem sombra de dúvidas, mas será que existe economia nisso?
É possível de forma transparente e segura, armazenar todos os contratos e seus dados apenas com um backup automático. Assim, a empresa diminui e elimina os riscos de perder prazos, reduz custos e aprimora a qualidade da gestão.
2 – Quanto mais revisão melhor!
É necessário compreender que imprevistos acontecem e podem acabar alterando alguma das cláusulas acordadas anteriormente. Em casos de ruptura financeira das partes ou na criação de novas tributações e obrigações acessórias por parte dos órgãos públicos, ou seja, tudo pode acontecer.
Lembre-se do que citamos acima, o ambiente físico como sendo algo negativo para essa gestão. Afinal, se a empresa não dispõe de um sistema que permite alterações imediatas, como suprir a demanda por alterações e evitar o prejuízo certo?
Dessa maneira, é recomendado a revisão constante de todos os dados e cláusulas presentes nos contratos da empresa. Afinal, é melhor prevenir do que remediar.
3 – Implemente um cronograma para não perder prazos
Um dos maiores problemas relacionados à gestão de contratos é o cumprimento de prazos. Diante o ciclo de vida do contrato ou apenas CLM (Contract Lifecycle Management) diferentes datas são estipuladas e devem ser cumpridas à risca.
No mercado imobiliário, por exemplo, vamos assumir que uma imobiliária estipule um prazo para que o locatário atual realize a entrega de uma apólice, chamada de seguro-fiança, e caso o prazo venha a expirar a imobiliária tem o direito de rescisão contratual de forma imediata.
A dica é utilizar um cronograma onde o gestor consiga ampliar sua visão sobre todas as datas que se aproximam. Além disso, modernos sistemas sinalizam vencimentos próximos, tudo simplificado para que um contrato não perca sua vigência ou eficácia.
4 – Esteja preparado para uma auditoria minuciosa
Não adianta a empresa afirmar que as obrigações previstas num contrato foram cumpridas, se não houver como comprovar. A gestão de contratos atua de forma a organizar todos os detalhes e documentos gerados pelas negociações.
Dessa forma, caso haja uma auditoria a empresa estará assegurada, pois possui as notas fiscais, inventários, eventuais fotografias e certificados, por exemplo.
5 – Preze pelo feedback da relação contratual com o cliente ou fornecedor
Como você bem sabe, um contrato é firmado por no mínimo duas partes, correto? Sendo assim, compreender as expectativas, bem como as perspectivas do cliente acerca do contrato é positivo para a gestão.
Existem dois fatores cruciais para que uma gestão de contratos tenha êxito. São eles: a busca pela melhoria contínua e a capacidade de efetuar uma análise concisa e acima de tudo, crítica, prezando sempre pela qualidade da execução do contrato.
O que a empresa perde sem uma gestão de contratos?
Essa é uma pergunta simples de responder, pois as desvantagens são evidentes e facilmente apontadas, conheça as principais:
- Contratos sem assinaturas são postos em prática, prejudicando as relações contratuais;
- Processos mecânicos e analógicos propiciam grande perda de tempo para a gestão, atrasando potenciais contratos consolidados;
- Riscos de cláusulas violadas sem que haja o devido registro do aditivo;
- Diretrizes do escopo geral dos contratos podem sofrer alterações indevidas e constantes.
Automatize o processo de administração de contratos da sua empresa
A gestão pode até adotar as melhores diretrizes possíveis, mas sem uma solução que gerencie de forma automática e sistemática, a probabilidade de ineficiência ainda é grande.
Portanto, o recomendado para desenvolver a gestão de contratos de excelência é a automatização dos processos relacionados aos contratos.
Por meio de um software dedicado e desenvolvido para atender as necessidades que acompanha o ciclo de vida dos contratos, e ainda atua como uma solução completa de serviços de consultoria CLM, a empresa se habilita a cumprir e respeitar todas as cláusulas das negociações.
Já sabemos que o cumprimento honroso das obrigações acordadas em contrato, proporciona crescimento e garante boas relações comerciais!
