Você já imaginou com quantas versões de documentos precisa lidar uma empresa que gerencia mais de 500 contratos? A resposta são inúmeras. O versionamento se trata de uma prática muito comum, especialmente quando consideramos acordos complexos, que exigem diferentes ajustes até que as partes concordem.
Em razão disso, a equipe precisa ter acesso facilitado às diferentes versões do documento, tanto recentes quanto antigas, a fim de que seja garantida a segurança jurídica da organização em caso de contestações. Contudo, quando o negócio ainda não é adepto ao gerenciamento eletrônico de documentos, a tarefa de controlar cada alteração se torna bastante demorada.
Então, separamos nesse artigo dicas fundamentais para o controle de versão de documentos! Continue na leitura e confira!
5 dicas para o controle da versão de documentos
Mantenha a nomenclatura de arquivos padronizada
Um único documento pode ter muitas versões e envolver diferentes pessoas, por isso, uma boa prática para manter esse material rastreável, é implantando a padronização na hora de nomear arquivos. Isso facilita a procura e a identificação das versões, garantindo assertividade para o controle.
Registre todas as alterações
Gerar registro ordenado daquilo que é realizado em diferentes versões auxilia na criação de um histórico íntegro sobre cada evento por qual passou o documento, o que assegura que todas as alterações serão rastreáveis. Desse modo, armazenar os documentos na nuvem, é uma conduta que facilita a gestão dos registros.
Delimite responsabilidades
Atribuir a profissionais qualificados o versionamento dos documentos otimiza o controle desses materiais. Essa prática garante consistência para todo o processo de alterações e registros, além de que mantém claro, para todas as partes envolvidas, quem é o responsável pelas alterações nas versões.
Invista em uma tecnologia eficiente
Segundo o Relatório do Google de Tendências para 2023, 80% das empresas apostam na automação de processos. Por isso, uma dica que pode ser decisiva para a competitividade do seu negócio, é investir em um software de gestão de contratos, que garante padronização e controle para todas as versões de minutas e documentos.
Tenha processos bem definidos com a sua equipe
Mesmo utilizando um software, ainda é necessário que a equipe esteja adequadamente treinada para utilizá-lo, seguindo os processos definidos pela empresa. Logo, se faz essencial que todos saibam como funciona o controle de versão de documentos e quais são as melhores práticas na hora de conduzir o registro de alterações.
Por que é importante assegurar o controle de versões?
Quando pensamos em diferentes versões de um documento, podemos pensar nessas ocorrências como desajustes entre as partes, que foram sendo refinados até que pudesse ser assinado o acordo final. No entanto, em alguns casos pode haver contestações posteriores ao acordo, de modo que registrar corretamente as alterações feitas na minuta do contrato, é muito importante para assegurar a segurança jurídica da empresa.
Junto disso, o armazenamento correto das versões permite a criação de um histórico que oferece maior clareza para futuros acordos, posto que serve como base de revisão do que pode ser otimizado desde o começo em novas negociações. Assim, o controle também colabora para a eficiência do que é tratado na empresa.
Conte com a Sispro para gerir contratos com total praticidade e segurança
Na solução Sispro Gestão de Contratos os gestores encontram total integração para o registro completo de tudo o que acontece com o documento no processo de negociação. A plataforma é 100% Cloud e permite que as partes visualizem alterações nos documentos, de onde estiverem, a qualquer hora. Assim, as versões são controladas com consistência.
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