Atualmente, atrasos em fases de negociação e assinatura de contratos colocam muitos negócios em risco no mundo corporativo.
Tal situação aponta uma tendência para empresas que desejam se desenvolver de forma consistente: será preciso otimizar os processos contratuais. Por isso, aumenta o número de organizações que adotam os contratos eletrônicos e as formas automatizadas de gestão.
Nessa ótica, em razão dos constantes avanços tecnológicos, atualmente as empresas encontram sistemas refinados para cuidar de todo o ciclo contratual, realizando via software etapas de negociação, ajustes de minutas, fluxo de execução e renovações.
Contudo, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre a validade dos documentos eletrônicos e se realmente encontrarão vantagens ao implementá-los no seu negócio.
Então, nesse blog post abordaremos os benefícios e os desafios de levar os contratos para o meio eletrônico, apresentando para você a realidade que acompanha essa prática. Siga a leitura e confira!
Como as empresas se beneficiam dos contratos eletrônicos
A partir de dados do setor, o impacto da automação de contratos é percebido diretamente em duas frentes: na economia de tempo para a tramitação contratual e no aumento da produtividade dos funcionários. Além disso, as empresas destacam benefícios diretos no dia a dia do contrato.
Em primeiro lugar, a eliminação de planilhas manuais simboliza uma grande transformação proporcionada pela automação.
O modo de trabalho com planilhas, usualmente, resulta em dados desatualizados ou até mesmo incompletos, que geram problemas no decorrer da execução.
Assim, com a implementação do software, as empresas passam a contar com relatórios automatizados e dados estruturados sobre os contratos sempre disponíveis para consulta.
Somado a isso, os contratos eletrônicos se destacam pela agilidade na coleta de assinaturas. Pela via física, pode levar semanas até que todas as assinaturas necessárias sejam coletadas para dar prosseguimento à negociação, já via tecnologia, os contratos podem ser assinados de qualquer lugar e a qualquer momento.
- É comum que nesse ponto surjam dúvidas sobre a assinatura eletrônica, suas diferenças em relação à assinatura digital e até mesmo quanto à validade jurídica dessa prática.
Quanto às diferenças, destacamos ao leitor que o que difere a assinatura eletrônica da digital é principalmente o reconhecimento junto à ICP-Brasil e, quanto aos fins de garantia legal, asseguramos que segundo o Art. 10 da MP 2.200-2 de 2001 e o §2° do Art. 10 da MP 2.200-2 de 2001, esses documentos são reconhecidos pela Lei.
Além das otimizações proporcionadas pela substituição das planilhas e pela eficiência nas assinaturas, há ainda o benefício do acompanhamento refinado de prazos.
Softwares modernos dispõem de sistemas automáticos de alertas de datas de vencimento e reajustes contratuais, garantindo que os colaboradores assistam a todas as datas importantes da negociação contratual.
Por que muitas organizações ainda resistem à automação de contratos?
Apesar dos benefícios proporcionados pelos contratos eletrônicos, a implementação desses documentos apresenta alguns desafios. Dentre eles, vale destacar o treinamento da equipe para a compreensão da validade jurídica dos documentos digitais.
Diversas empresas ainda não implementaram os contratos digitais pela falta de clareza em relação à conformidade legal dos documentos tramitados no ambiente virtual.
Nesse cenário, enfatizamos a Medida Provisória 2.200-2/2001, que garante a autenticidade dos materiais eletrônicos.
Junto disso, em softwares completos, existem abas como o Portal LGPD – que asseguram a proteção de todas informações contratuais conforme as previsões da Lei.
Nesse cenário, um grande desafio para a adoção dos documentos eletrônicos é a difusão do entendimento de que esses materiais valem tanto quanto os físicos e de que há como garantir a proteção de dados sensíveis, desde que as empresas adotem sistemas de qualidade.
Logo, entendemos que muitas organizações ainda resistem à automação de contratos por falta de informação e conhecimento de soluções reconhecidas.
Sucesso na hora de implementar contratos eletrônicos
Agora que você já conhece mais detalhes sobre a realidade dos contratos eletrônicos e os benefícios e desafios dessa prática, reforçamos que o caminho para levar os seus contratos para o ambiente digital com segurança, é fazer da tecnologia a sua aliada.
Assim, é fundamental conhecer soluções que se adequam às necessidades da sua empresa, respeitando ações e indicadores que garantem o êxito dos processos contratuais.
Para guiar você nas melhores práticas para a adoção de contratos eletrônicos, preparamos um material completo e gratuito sobre como elevar o desempenho do setor de contratos. Baixe agora mesmo!
