A redução de custos é uma meta que está sempre presente na mente de gestores e de executivos. Ela é uma necessidade para a sobrevivência da empresa em tempos de recessão, e uma forma de aumentar a sua competitividade em tempos favoráveis.
No entanto, a redução de custos deve ser feita de maneira que não afete a qualidade e a produtividade da organização. Em um cenário ideal, as empresas reduzem custos e aumentam a qualidade. Uma maneira muito eficaz de conseguir isso é por meio de um sistema de gestão integrada (ERP).
As medidas de corte de custos devem atender a certas condições, tais como:
• Sustentabilidade: elas não devem ter efeitos negativos sobre os resultados futuros da empresa.
• Eficácia: os resultados devem ser maiores do que os investimentos realizados.
• Realismo: as medidas devem ser possíveis de serem postas em prática.
Neste artigo, vamos mostrar como os sistemas de gestão integrada (ERP) ajudam a reduzir custos da empresa, mantendo o negócio sustentável, eficaz e realista.
A primeira medida para reduzir custos é a implementação de um sistema de gestão integrada (ERP)
Os sistemas de gestão integrada (ERP) conseguem organizar a empresa como um todo. Eles reúnem e integram pessoas, equipes e fluxos informativos dentro da organização, garantem a gestão adequada e segura de dados e permitem o acesso em tempo real por todos os envolvidos com a organização.
Essa simultaneidade gera um ganho em produtividade muito grande, já que não há atrasos e desperdícios de tempo, e as pessoas têm acesso às informações no momento em que necessitam delas.
Automatização e padronização dos processos e das operações
Trabalhos que são executados de forma desordenada não são eficazes. Eles demandam um tempo maior de trabalho, aumentando as chances de erro. A padronização e a automação de processos permitem que a empresa realize suas atividades em melhores condições, aumentando a produtividade, reduzindo o tempo de aprendizagem de novos funcionários e gerentes.
Otimização do estoque para evitar perdas
Em um sistema de ERP bem-sucedido, há uma grande redução do estoque ou o chamado inventário. Reduzir o estoque é um grande diferencial competitivo para as empresas, já que produtos parados representam custos de armazenagem, manuseamento, transporte, além do prejuízo por danos e perda da validade de determinados produtos.
Há mais benefícios do que apenas reduzir inventário e seu custo de armazenagem. O sistema ERP também garante que haja uma otimização no abastecimento, com produtos úteis e mais interessantes, diminuindo e até extinguindo a estocagem de produtos que não vendem, que aliás são os mais custosos.
Outro benefício é que sistemas ERP tendem a evitar problemas com a escassez ou com a falta de insumos nas indústrias. É possível realizar uma gestão inteligente, permitindo que as fábricas operem sempre em força total, evitando paradas e atrasos devido à falta de matéria-prima e demais insumos.
Otimização do processo de vendas
A atividade de vendas é a responsável por trazer receita para a empresa. Ela envolve custos que podem ser diminuídos com soluções ERP ou CRM. Com o ERP, o processo de venda pode ser personalizado de acordo com as especificidades de cada cliente, produto ou vendedor.
Ele garante boa comunicação com os setores essenciais para a venda, como o estoque, ampliando as chances de sucesso e a satisfação dos clientes. Isso permite ações e decisões mais ágeis, garantindo um ciclo de vendas mais curto e com maior sucesso.
Com um sistema ERP, você se torna capaz de sincronizar as aquisições e as atividades de vendas. Isso significa que é possível ter uma comunicação em tempo real com o estoque, por exemplo, e verificar a disponibilidade e as condições dos produtos, evitando o risco de vender produtos danificados e/ou em falta.
Outro exemplo positivo de integração de vendas é com a equipe de marketing, especialmente se a empresa utiliza estratégias Inbound. Com isso, o time de vendas tem acesso a dados preciosos de seus clientes, o que aumenta exponencialmente as chances de fechamento.
Outra grande vantagem é que o ERP possibilita armazenar e interpretar os dados de vendas. Com isso, a organização tem acesso facilitado, sem margem de erros, a dados como sazonalidade, preferências, público-alvo, ações de marketing efetivas, problemas e melhorias etc. Além de dimensionar as próximas ações e aquisições, a organização pode até mesmo produzir novas soluções, tornando-se inovadora em seu segmento
Melhora do processo de análise e a elaboração de relatórios
Softwares ERP possibilitam análises avançadas da empresa. É comum que este tipo de sistema gere relatórios visuais e intuitivos, facilitando a tomada de decisão pelos gestores do negócio, principalmente no que concerne à redução de custos.
Além disso, este tipo de sistema possui dados mais confiáveis e em tempo real — planilhas e outros tipos de relatórios gerados manualmente são mais passíveis de erros.
Estudo de caso de implantação do sistema ERP
Nada melhor para explicar os benefícios da adoção de um sistema de gestão integrada (ERP) do que apresentando casos reais, não é mesmo? Por isso, vamos apresentar resumidamente o caso de sucesso da empresa PLA do Brasil.
Devido ao grande crescimento da empresa, houve a necessidade de profissionalizar e integrar a sua gestão, principalmente no quesito dos serviços contábeis. Um dos fatores decisores para a contratação do sistema ERP é que ele atendia perfeitamente a complexidade fiscal brasileira. Os sistemas ERP estrangeiros exigiriam muita customização, o que demandaria muitas horas de consultoria, demora na implantação e muitos gastos extras.
Os resultados da implantação foram excelentes. Graças ao sistema, a empresa pôde expandir ainda mais, além de ser um excelente apoio para o mercado internacional. O ERP conseguiu melhorar e profissionalizar todos os processos internos, reduzindo gastos e foi um fator importante no crescimento da empresa. Leia o case completo da empresa PLA do Brasil.
Ter um sistema de gestão integrada (ERP) pode ser crítico para a sua empresa. Aliado a um bom planejamento, ele vai aumentar a eficiência da empresa por meio de redução de retrabalho, otimização do estoque, integração de times e pessoas etc. São muitas as vantagens de um ERP, e elas tornam a sua empresa ainda mais competitiva.
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Fonte: Sispro Software Empresarial
