O mercado está cada dia mais competitivo. Vencer os desafios impostos pelo mercado e se manter ativo é uma batalha rotineira, que só é vencida pelos profissionais dispostos a ir além do básico.
E aqui não se trata apenas de questões externas. Otimizar os processos internos das organizações pode significar uma vantagem estratégica. Por isso, a SISPRO dará hoje, 6 dicas de como melhorar a gestão de empresas prestadoras de serviços.
A ideia é sair da zona de conforto e fazer um pouco mais dentro daquilo que uma gestão eficiente pede. Detalharemos melhor esses esforços mais à frente, mas para você já entender do que estamos falando. Acompanhe!
Veja um exemplo prático para ter como base
Usaremos o exemplo de uma organização contábil que fechou alguns contratos com duração entre seis meses e um ano.
No início tudo acontecia tranquilamente, além da parte burocrática, o escritório conseguiu entregar a consultoria que havia combinado. Mas lá pelo terceiro mês de serviço, as tarefas obrigatórias aumentaram mais que o esperado, não deixando espaço para a elaboração de estratégicas.
Isso refletiu no serviço e deixou vários clientes insatisfeitos. Os contadores não previram isso, pois não possuíam um cronograma de trabalho para o escritório.
O estabelecimento de um contrato é extremamente necessário, porém faz parte do básico quando se fala em gestão.
Por outro lado, a elaboração de um cronograma para acompanhar o andamento de todos os serviços de maneira ampla é algo imprescindível e também algo que foge do padrão de algumas empresas prestadoras de serviços.
Entretanto, é esse algo a mais que faz a diferença quando as empresas contratam serviços, pois com isso é possível prever gargalos e conseguir remanejar data e equipe com antecedência.
Como melhorar a gestão da sua empresa
Juntamente com a criação de um cronograma estratégico, há várias outras atividades que você pode implementar para otimizar a gestão da sua empresa prestadora de serviços.
Para ajudar você criamos 6 dicas que servirão de base para dar início nessa mudança na administração do seu negócio. Confira!
1. Estabeleça um sistema de verificação
Um sistema que aponte e emita alertas sobre o que está sendo realizado no prazo correto, o que está prestes a atrasar e o que está atrasado, em ordem.
Desta maneira será é possível reorganizar suas agendas e evitar que seus clientes fiquem descontentes a ponto de cancelar contrato. Este sistema será um complemento da criação do cronograma, afinal, só criá-lo não é o bastante.
É preciso que ele seja desenvolvido com um acompanhamento rigoroso para que nada saia dos eixos.
2. Integração entre pagamentos e prazos dos contratos
Essa integração assegura que sua empresa não perca nas cobranças. Com os periódicos, que têm data fixa, fica mais fácil se organizar, pois eles podem ser agendados com antecedência.
Para aqueles que dependem de entregas de serviço, basta fazer envios automáticos das informações para o setor financeiro sempre que ocorrerem as atualizações.
Dessa forma, os boletos serão entregues aos clientes nas datas exatas e a sua prestadora de serviços irá garantir todos os recebimentos em dia.
3. Análise seus clientes periodicamente
Não se trata de espionagem ou invasão de privacidade, pois só é necessário utilizar as informações que você já tem deles no seu banco de dados. Por exemplo: que tipo de serviço já fizeram, os valores gastos, a periodicidade, entre outros.
Com essas informações em mãos, será possível organizar uma agenda personalizada para lembrar das atividades ou até mesmo oferecer promoções. Você pode criar alertas para lembrar aos clientes que está na hora de uma nova inspeção ou dar descontos para quem fizer os serviços em datas específicas.
4. Acompanhe de perto a produtividade dos seus colaboradores
O que você precisa acompanhar aqui, é o tempo em que o funcionário está fazendo o seu trabalho: do momento em que ele recebe a tarefa até quando registra a finalização.
Se possível, é interessante fazer um apontamento das horas trabalhadas, mostrando o que é gasto com cada parte, assim, fica mais fácil analisar detalhadamente a produtividade e ver se há algum tipo de margem para erro e como melhorá-lo.
5. Mantenha o rigor no controle dos serviços prestados a cada cliente
Aponte cada detalhe, o número de vezes que cada tarefa deve ser realizada, o checklist dessas execuções, as horas consumidas, os pedidos de atividades extras, os adiamentos de tarefas por parte do cliente, enfim, documente tudo.
Ainda que exista um contrato vigente, sempre haverá solicitações que estarão fora do combinado e que vão impactar no fechamento do caixa, então é preciso saber o que cobrar ou não do cliente.
6. Use a tecnologia como aliada na gestão de empresas prestadoras de serviços
É claro que tudo que falamos até agora parece um pouco complexo à primeira vista, afinal, são mais processos, mais planejamentos e mais tempo que você vai precisar para fazer a gestão da sua prestadora de serviços.
Para que nada disso se torne uma dor de cabeça, o ideal é contar com o suporte tecnológico adequado, como um software ERP. O único cuidado é não apostar em qualquer sistema, pois há grande variedade deles no mercado.
O ideal é escolher aquele que seja mais aderente ao seu tipo de negócio e atenda às suas necessidades.
O SISPRO ERP Cloud é completo e possui soluções específicas para a gestão de empresas prestadoras de serviços.
As nossas soluções são especialistas na administração desse tipo de negócio, pois auxiliam no monitoramento de diversos processos relacionados aos contratos, tanto avulsos quanto periódicos.
E, além disso, também ajudam a controlar a produtividade dos colaboradores e fazem a integração automática com contas a receber, a contabilidade e o faturamento, facilitando a administração do caixa e, consequentemente, a gestão da empresa como um todo.
Agora é com você!
Como você pôde ver, tentamos sair do lugar comum e esperamos que nossas sugestões lhe ajudem e ajudem a sua empresa a melhorar a sua gestão.
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A SISPRO se tornou uma das empresas mais experientes do mercado na área de soluções de gestão empresarial do Brasil, atendendo médias e grandes empresas de diversos segmentos do mercado com soluções personalizadas.
Entre essas soluções está o ERP Cloud que é um sistema específico para os segmentos de serviços e de gestão educacional.
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