O controle de processos administrativos apresenta informações da execução das atividades da empresa. Este controle evidencia o desempenho de toda a organização, possibilitando a avaliação dos resultados e tomada de ação corretiva que assegure o sucesso e crescimento da empresa. Portanto, melhorar o controle dos processos administrativos mantém alinhamento com o planejamento da organização, eleva a performance da empresa e garante o sucesso e crescimento da organização.
Para obter controles mais acurados, a aposta das empresas está no uso de ferramentas que permitam uma comunicação clara das metas e padrões a serem seguidos para toda a organização. É imprescindível avaliar em tempo real a execução e tempo gasto das atividades dos processos.
Em tempo real, é possível acompanhar qualquer resultado de atividade que não esteja de acordo com os padrões definidos, reduzindo a curva de detecção de desvios do planejamento. É um caminho que só é possível com a automação de processos administrativos.
Mais controle, mais produtividade
A automação de processos administrativos reduz o tempo de execução atividades que antes eram feitas manualmente. Entre os benefícios estão a padronização dos processos, eliminação de retrabalho, agilidade na execução, menor custo e, portanto, maior produtividade.
Outro benefício é a racionalização de recursos, tanto materiais como humanos, que resulta em uma maior confiabilidade no resultado. Empresas relatam casos onde a automatização de um processo impulsionou resultados de forma considerável, chegando a 70% de melhoria no atendimento ao cliente, por exemplo.
Padrões são cruciais para a automação
Definir claramente padrões para atividades e resultados possibilita a identificação imediata e antecipada de atividade que está sendo executada e que vai ficar aquém, permitindo uma ação corretiva antecipada. O monitoramento de atrasos nos prazos permite que o gestor aplique um plano de correção interrompendo a cadeia de erros e realinhando a execução do processo ao padrão.
Manter um fluxo do processo otimizado, eliminando relatórios e indicadores que não são mais utilizados e não são necessários, deixa o processo mais ágil, concentra a atenção dos gestores em informações vitais sobre os processos que agregam à gestão. Também diminui custo de elaboração e otimiza o uso de recursos.
Uma comunicação ampla das metas e padrões às equipes, posicionando cada colaborador de sua função e importância no processo garante maior empenho, participação e satisfação da equipe.
Criar um instrumento de rede colaborativa, onde os funcionários possam contribuir com melhorias nos processos e participar de novas oportunidades e desafios, garante a crescente produtividade da equipe e um consistente comprometimento.
Pontos de melhoria para processos administrativos
Para melhorar os processos administrativos da organização, invista em melhorias como ferramentas e soluções. Aperfeiçoar mapeamento dos processos e uma equipe capacitada também são fundamentais para melhorar dos processos administrativos:
- Identifique seus principais processos e mapeie cada etapa detalhadamente. Elimine redundâncias, revise e elimine documentos desnecessários, identifique gargalos e crie plano de contingência;
- Designe a equipe do processo independente de departamento. Uma equipe multifuncional que conheça a empresa e o processo, com capacidade de mapear, operacionalizar e facilitar a disseminação do conhecimento;
- Selecione sistemas de gestão que oferecem a possibilidade de configurar etapas do processo, seu fluxo, critérios, regras e indicadores de acompanhamento. Sistemas que disponibilizam funcionalidades de mensageria e alertas automáticos que apontam rapidamente eventuais problemas e agilizam a resolução dos mesmos. Sistemas que apresentam painéis de controle com indicadores e facilitam, de forma ímpar, o acompanhamento da execução do processo por toda a equipe.
