A formalização de contratos pode ser algo extremamente trabalhoso, principalmente para aquelas empresas com grande carteira de clientes. Essa função requer horas e dias de trabalho, além de ser totalmente burocrática. Com isso, o processo geral de uma empresa é atrapalhado e até atrasado, prejudicando, inclusive, a parte financeira da corporação.
Com o mercado competitivo e uma crise econômica, na qual qualquer falha é fatal, a organização no gerenciamento de contratos é fundamental, bem como a aceleração do processo. Não se pode mais perder tempo ー aquela velha frase se encaixa perfeitamente aqui: tempo é dinheiro! Uma solução para isso é a formalização digital de contratos.
Confira algumas dicas de como colocar esse método em prática em sua empresa:
Prós e contras da formalização digital de contratos
A formalização digital dos contratos é um processo que tem benefícios e desafios a serem superados.
Economia financeira:
Cartuchos, papéis e manutenção em impressoras. Esqueça esses gastos. A digitalização de documentos não precisa desses itens no almoxarifado da empresa, nem no orçamento. Além disso, há uma vantagem numérica na redução de gastos com transportes de documentos. O envio digital não necessita de correios, Sedex e muito menos motoboys. A assinatura é feita por meio digital também.
Otimização do tempo:
A formalização digital de contratos reduz muito o tempo dedicado para a organização e gerenciamento desses documentos. Isso é extremamente vantajoso para qualquer empresa, desde as grandes, que precisam lidar com a concorrência, até as pequenas, que muitas vezes não possuem grandes e equipes e precisam dividir funcionários em funções diferentes.
Processos mais simples:
Outro grande benefício da formalização digital de contratos é a simplificação nos processos. Isso acontece porque há uma centralização nas informações, facilitando o controle dos contratos.
Confira um Case de sucesso de uma empresa que implementou a formalização digital de contratos. Leia: BRF torna mais ágil a formalização de contratos com fornecedores com assinatura digital.
Ter clareza dos prós e contras é o caminho para caminhar para a digitalização mitigando riscos.
Sigilo de informações:
Com a digitalização de documentos, é comum que alguns riscos de segurança apareçam. Por isso, a empresa deve se equipar de softwares de segurança de dados, para que informações importantes ou sigilosas não sejam roubadas.
Necessidade de centralização da gestão:
Muitas vezes, digitalizar processos pode passar a falsa impressão de algo mais “fácil”. De fato, essa digitalização simplifica o processo, otimiza o tempo de trabalho, reduzindo-o e tornando-o mais produtivo. Mas isso não quer dizer “trabalho zero”. Esse gerenciamento deve ser centralizado no software e monitorado, para que o funcionamento seja adequado.
Custos da formalização de contratos em papel x formalização digital
A sua empresa já calculou, em média, quanto é gasto por transporte de cada contrato? Esse valor varia em torno de R$ 20,76 por documento em uma grande capital brasileira. Parece pouco? Ao todo, uma empresa que trabalha com 2.400 contratos por ano gasta, portanto, R$ 49.824. Agora é possível perceber o prejuízo que uma empresa tem de arcar apenas com a papelada relacionada a contratos.
Os contratos devem sair da empresa, ir até a outra parte para ser assinado, ir para o cartório e depois voltar à empresa. São muitos transportes, e há o gasto excessivo com motoboys, Sedex ou correios.
O valor se torna ainda mais absurdo quando comparado ao valor gasto com o processo digital. Com esse método o valor do transporte é zero! Afinal, o envio é feito por internet, e é possível utilizar a assinatura digital.
Recursos existentes para formalização digital de contratos
Ter a possibilidade de gerenciar os contratos de qualquer lugar, a qualquer momento, por meio da internet e ferramentas digitais, é uma grande vantagem para as empresas. Não é por acaso que há diversos recursos disponíveis para a formalização digital de contratos. Entre eles o e-mail válido (EV), um recurso das soluções de contrato da SISPRO em parceria com a QualiSign para notificação e comprovação de novas mensagens eletrônicas referente aos documentos contratuais.
A ferramenta vai além e transmite informações de autoria, destinatário, conteúdo e até cronologia de envio. E, o mais importante, a comprovação da entrega.
Outro recurso é a assinatura digital. Essa ferramenta é ideal para a validação de contratos, sem gastar com o transporte deles.
Outra ferramenta extremamente importante para a validação de contratos e confiabilidade dos documentos é o carimbo de tempo. Esse carimbo utiliza a hora legal brasileira (HBL) para carimbar um documento digital. Dessa maneira, é impossível alterá-la e cria-se, portanto, credibilidade ao processo. Não há dúvida temporal de quando o contrato foi assinado por meio da internet.
