Muito se discute entre o uso dos Certificados Digitais A1 e A3. Cada um apresenta vantagens e desvantagens que devem ser consideradas antes de optar até mesmo pela aquisição de uma solução para emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFC-e), em substituição ao Sefaz gratuito ou por outra razão.
Essa preocupação se deve ao fato das soluções optarem por apenas um dos formatos de certificação digital. É o caso do Sisfaz, da Sispro, que aceita os Certificados Digitais A1.
Independente da escolha, ambos os certificados digitais A1 ou A3 cumprem sua função principal: identificar a empresa para a Receita Federal por meio de seu representante legal.
Certificado A1
O Certificado A1 (e-CNPJ A1) é gerado em software, que fica instalado em um computador da empresa e, geralmente, tem menor custo ao portador. Porém, sua validade é sempre de 1 ano. Ao final do prazo, é preciso renovar novamente e pagar os valores referentes.
Vantagens
- A certificação (em software) é instalada dentro do servidor da empresa e é requisitada diretamente pelo sistema ao emitir nota fiscal eletrônica. Como é tudo automatizado, os usuários não participam do processo;
- Por isso, as senhas são desnecessárias para o uso diário, o que evita que elas sejam conhecidas por todos os usuários, esquecidas, perdidas ou reveladas a terceiros. A senha só é utilizada caso seja necessária a remoção do certificado de um computador para outro;
- É possível utilizar a certificação para emissões de NF-e e NFC-e simultaneamente.
Desvantagens
- O certificado só vale por 12 meses (um ano a partir da instalação);
- É imprescindível uma cópia backup do software por segurança, pois em caso de erro ou problema com a máquina / servidor onde está instalado, o certificado poderá ser perdido. Não existe segunda via;
- Falta portabilidade, pois o certificado não pode ser tirado do computador / servidor originalmente instalado (somente pode ser removido com senha).
Certificado A3
O Certificado A3 (e-CNPJ A3) é baseado em hardware, seja em token (USB) ou cartão com leitor específico em conformidade com a legislação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Sua principal vantagem é a mobilidade que oferece, pois é possível levar o token ou o cartão para qualquer lugar onde a emissão de NF-e e NFC-e seja necessária. A validade também pode ser uma vantagem, dependendo do tipo de mídia, com duração de até três anos.
Vantagens
- Por ser gerado em token ou cartão, o certificado pode ser levado e instalado em qualquer computador;
- Dependendo do tipo de mídia, a validade do certificado pode chegar a três anos.
Desvantagens
- É necessário usar senha do certificado em cada uso. Assim, todos os usuários precisam conhecê-la;
- Riscos de extravio, roubo ou dano do cartão ou token, que podem invalidar seu uso;
- Só pode ser utilizado em um computador por vez.
Ou seja: as necessidades de médias e grandes empresas, com um grande volume de emissões simultâneas, só pode ser atendida pelo Certificado A1, já que o Certificado A3 só pode ser utilizado em um computador por vez.
Por isso, o Sisfaz só aceita Certificação A1. E esse é um padrão de quase todos os softwares de emissão de NF-es.
Mas o que é Certificado Digital?
Se você ainda não conhece: Certificado Digital é um documento eletrônico, utilizado nos meios virtuais para permitir sua identificação à outra pessoa ou computador com total segurança. É como se você apresentasse o CPF / Documento de Identificação em cada operação.
Entre as operações mais comuns, ter essa certificação eletrônica é necessário para emitir NF-es, por servir como prevenção contra fraudes e crimes virtuais.
É necessário solicitar o Certificado Digital a partir de uma Autoridade Certificadora, que pode emitir os documentos eletrônicos para pessoas físicas (eCPF) e jurídicas (eCNPJ), e até mesmo para um computador, departamento ou setor interno etc.
Como conseguir um Certificado Digital?
Existem diversas Autoridades Certificadoras, públicas e privadas, que oferecem software ou hardware para identificação digital.
Para obtê-la, é necessário adquirir um dos dois certificados A1 ou A3 em uma Autoridade Certificadora homologada pela ICP-Brasil, solicitar o formulário para preenchimento com os dados da empresa e de seu representante legal, que deve ser entregue pessoalmente a uma Autoridade de Registro indicada pela AC escolhida.
Os documentos exigidos para o eCNPJ A1 ou A3 são: registro comercial (se empresa individual), ato constitutivo, estatuto ou contrato social (para companhias limitadas e sociedades), CNPJ e os documentos pessoais do responsável legal pela empresa.
Fonte: SISPRO Software Empresarial
