Por trabalharem com produtos intangíveis e um alto volume de contratos, organizações que prestam serviços tendem a buscar por um ERP para empresas para sustentar o crescimento corporativo e garantir a qualidade do atendimento ao cliente.
Nesse cenário, é comum que a busca aconteça porque o negócio se depara com a necessidade de estruturar as três principais frentes de gestão, que são o controle contratual, a execução operacional e as finanças, que acompanham todo o fluxo de caixa.
Combinado a isso, a organização da gestão interna impacta diretamente no modo como os serviços chegam até o público, definindo qual será a percepção do cliente sobre comprar ou não os serviços da empresa.
Assim, o ERP se torna uma escolha para integrar a gestão empresarial e aproximar a marca de seus consumidores. Pensando nisso, siga a leitura e veja como o sistema organiza contratos, financeiro e operação, impulsionando negócios!
Por que empresas de serviços precisam de gestão integrada?
É característico da prestação de serviços a conexão entre diferentes áreas, por exemplo, para que um novo cliente chegue à empresa, o comercial negocia, os contratos formalizam a relação, a operação realiza entregas e o financeiro acompanha recebimentos.
A partir dessa lógica, quando a cada mudança de setor as informações precisam ser manualmente replicadas, aumentam as chances de divergências entre os dados, e, como consequência, eleva-se o risco de atraso no atendimento que deveria ser prestado.
Por outro lado, quando a administração é integrada, os dados são lançados apenas uma vez no sistema e esses registros alimentam todos os setores, assim, as equipes trabalham a partir de referências consistentes e os serviços são prestados com eficiência.
Nesse modelo de atuação, o comercial envia para o ERP os dados do cliente e, no ambiente da solução, a automação de contratos empresariais permite que em poucos minutos seja criada uma minuta que, uma vez assinada, fica disponível para o faturamento.
Quais desafios de gestão são comuns em empresas de serviços?
Em geral, a complexidade da administração é identificada quando complicações que antes eram pontuais no dia a dia da empresa se tornam frequentes, fazendo com que a equipe encontre obstáculos para garantir precisão sobre demandas como:
- Controle de contratos: acompanhar diferentes vigências, condições comerciais e responsáveis sem perder prazos ou deixar de cumprir obrigações previstas.
- Acompanhamento de receitas: manter uma visão precisa dos valores contratados, das cobranças previstas e do que efetivamente foi recebido.
- Gestão de custos: identificar os recursos consumidos em cada operação para evitar gastos que comprometam a rentabilidade dos serviços.
- Faturamento de serviços: garantir que as cobranças correspondam às condições comerciais estabelecidas, considerando valores e reajustes previstos por período.
- Controle de entregas: acompanhar compromissos e datas de execução do serviço, para evitar atrasos e preservar a relação com o cliente.
- Análise da rentabilidade: relacionar receitas, custos e despesas para compreender o resultado gerado por cada consumidor.
Nessa perspectiva, o aumento de desafios nessas áreas expõe o fato de que a dificuldade vai além do controle individual de cada área, porque inicia-se já no empecílio de conectar os dados a fim de garantir uma visão integrada sobre a operação.
O que é um ERP para empresas de serviços?
É um sistema de gestão empresarial que centraliza informações e reduz a fragmentação dos controles, já que em vez de manter os dados dos setores em planilhas dispersas, a solução torna os registros parte de uma estrutura unificada.
O nível de integração necessário, contudo, depende do modelo de negócio, já que uma organização que trabalha com contratos recorrentes tende a apresentar necessidades diferentes de uma organização que presta serviços por projetos.
Por isso, ERPs preparados para atender empresas de serviços tendem a ser modulares, ou seja, permitem que a companhia decida quais recursos fazem mais sentido para compor o sistema que vai usar, a partir dos fluxos que quer automatizar.
Como um ERP ajuda na gestão de contratos?
O ERP traz mais precisão para a gestão de contratos e, consequentemente, para a prestação de serviços, porque permite a programação de alertas automatizados que auxiliam a equipe no acompanhamento contratual ao ampliar o controle sobre:
- Datas de início e término do serviço.
- Cláusulas e prazos de renovação.
- Valores atuais e regras de reajuste.
- Responsáveis pelo acompanhamento.
- Obrigações previstas para a empresa.
- Informações relacionadas ao faturamento.
Com esses dados estruturados, fica mais fácil acompanhar prazos em que ações devem ser tomadas e, ainda, definir quem são as pessoas que terão acesso ao ambiente do ERP para consultar e aprovar etapas contratuais.
Dessa maneira, o que foi estabelecido nas cláusulas passa a fazer parte da rotina de gestão de forma eficiente, otimizando a administração dos compromissos mesmo com um grande número de contratos, graças à automação e ao agendamento de lembretes.
Como o ERP melhora o controle financeiro?
No âmbito financeiro, toda a cadeia de relações comerciais que a organização estabelece com os clientes e também os contratos que firma com os colaboradores são integrados à solução, fazendo com que o controle do fluxo de caixa seja mais eficiente.
Isso acontece porque a integração entre os processos financeiros e outras áreas permite organizar receitas e despesas em uma mesma estrutura, assegurando que o negócio tenha precisão sobre o planejamento contábil.
Somado a isso, o ERP para empresas também favorece a gestão financeira de cobranças, porque ao conciliar contas em aberto, são geradas informações que identificam clientes inadimplentes e que servem para a condução de ações de recolhimento de débitos.
Por fim, vale mencionar que as movimentações relacionadas aos contratos e aos serviços prestados se traduzem em mais eficiência para o controle de ativos, garantindo informações que servem de base para análises relacionadas ao desempenho da operação.
Como um ERP pode apoiar a operação de serviços?
Para manter a prestação de serviços, a empresa precisa transformar condições acordadas em entregas ágeis, nesse processo, o ERP atua de modo a simplificar o cumprimento de deveres, porque converte cláusulas em fluxos estruturados de execução.
A partir desse cenário, no sistema, a equipe reúne todos os dados necessários para a realização do serviço e acompanha o que já foi entregue e quais foram os profissionais envolvidos, o que reduz tarefas administrativas repetitivas.
Junto disso, há maior rastreabilidade sobre as operações e sobre indicadores relacionados à execução do que foi contratado, de modo que esses dados podem servir, posteriormente, para guiar melhorias na operação.
Logo, o ERP apoia a operação tanto na rotina cotidiana, tornando as entregas mais ágeis, quanto na administração da empresa, oferecendo recursos que podem servir para o aperfeiçoamento dos serviços, que pode contribuir para a fidelização do público.
Como acompanhar a rentabilidade de contratos e clientes?
A análise da rentabilidade pode ser acompanhada diretamente pelos relatórios que são gerados no ERP usado pela empresa, já que é possível identificar o cliente, o período em que contrata os serviços e qual é o seu impacto no faturamento.
Graças a essa possibilidade, pode ser avaliado o resultado de cada contrato e das margens praticadas, permitindo avaliar condições especiais de reajuste a depender das receitas que são geradas por aquele consumidor.
Dessa forma, o acompanhamento apoia renegociações sobre os termos comerciais e contribui para a análise dos resultados do negócio, por isso, o ERP serve também para favorecer a identificação de oportunidades de tornar os contratos mais rentáveis.
Quais benefícios um ERP pode trazer para empresas de serviços?
Como vimos, a adoção de um sistema de gestão empresarial pode produzir impactos positivos em diferentes pontos da rotina de prestação de serviços, e uma vez que as mudanças são implementadas, essas ações tendem a se traduzir em benefícios como:
- Centralização das informações: reunir dados de diferentes áreas em um único ambiente proporciona uma visão mais integrada da operação.
- Maior controle financeiro: relacionar as receitas permite acompanhar a movimentação financeira com mais planejamento.
- Redução de retrabalho: diminuir a necessidade de redigitar informações entre diferentes controles reduz repetições e libera tempo para tarefas de maior valor.
- Melhor acompanhamento dos contratos: manter prazos e condições estruturados facilita o controle das obrigações e reduz o risco de perder datas importantes.
- Relatórios mais confiáveis: consolidar os dados da operação facilita a geração de informações consistentes para a análise do desempenho.
- Maior previsibilidade da operação: estruturar processos facilita o acompanhamento das atividades e permite corrigir eventuais desvios.
- Apoio ao crescimento: o sistema integrado mantém a gestão eficiente mesmo com o aumento do volume de clientes, sem exigir a expansão dos controles individuais.
Diante desses aspectos, ressaltamos que esses ganhos dependem da aderência do sistema aos processos da empresa, já que o ERP precisa atender às necessidades da operação e permitir que os diferentes fluxos estejam relacionados de maneira coerente.
Quais sinais indicam que a empresa de serviços precisa de um ERP?
Em geral, as empresas de serviços não lidam com um inventário de produtos que precisam controlar, então, pode demorar até que se perceba que a expansão dos atendimentos torna necessário investir em um sistema de ERP.
Pensando nisso, elencamos alguns sinais que, caso comecem a se repetir no dia a dia do negócio, merecem atenção e indicam a demanda de integrar a gestão:
- As planilhas são o principal meio de controle, se uma planilha for excluída, toda a administração fica vulnerável.
- Todos os prazos contratuais são acompanhados manualmente e o conhecimento fica concentrado em determinados profissionais.
- O que está lançado nas informações financeiras não coincide com o que se vê na prática do trabalho.
- Os gestores têm dificuldade para obter relatórios consolidados, de modo que se torna difícil garantir uma visão previsível do negócio.
- O crescimento da carteira de clientes eleva o retrabalho da equipe e aumenta erros.
Quando essas situações passam a fazer parte da rotina, torna-se claro que os controles utilizados pela organização são incapazes de conectar as informações e apoiar o desenvolvimento empresarial, o que reforça a demanda por um ERP.
O que avaliar ao escolher um ERP para empresas de serviços?
A escolha de um ERP deve partir dos processos que a organização pretende estruturar, avaliando se a solução é capaz de acompanhar a operação e oferecer segurança aos dados armazenados, com controles de acesso e criptografia.
Nessa ótica, entre os principais critérios está a gestão de contratos e o faturamento, sendo necessário entender se no sistema há recursos para controlar vigências, renovações e diferentes formatos de cobrança.
Junto disso, deve ser analisada a disponibilidade de relatórios e indicadores de desempenho, que ajudam a acompanhar resultados e identificar situações que exigem atenção de forma proativa, antes que se tornem problemas.
Por fim, vale considerar pontos como escalabilidade, facilidade de uso e suporte do fornecedor, porque o ERP precisa acompanhar o crescimento das operações, favorecer a adoção pelas equipes e oferecer suporte adequado da implantação ao uso contínuo.
Portanto, a escolha deve considerar a aderência do ERP aos fluxos existentes, junto das funcionalidades que o sistema oferece, já que uma solução pode reunir muitos recursos, mas se não for compatível com a empresa, poderá gerar mais burocracia.
Como preparar a empresa para implementar um ERP?
Além da adoção da tecnologia, a implantação exige a compreensão do modo de trabalho atual, visando identificar o que precisa de otimização e quais são os resultados esperados com a modernização.
Por isso, ainda que cada negócio tenha as suas particularidades, uma boa preparação para o uso do ERP para empresas costuma considerar:
- Mapeamento dos processos vigentes: identifique por qual meio os contratos, o financeiro e a operação se relacionam hoje.
- Identificação de gargalos: verifique quais são os controles paralelos que mais geram retrabalho.
- Revisão de cadastros: evite levar dados inconsistentes para a nova estrutura, por isso, confirme se as informações estão atualizadas.
- Estabeleça objetivos: entenda qual é a expectativa da sua equipe de modo concreto, se é reduzir tempo de execução, delimite quanto gostaria de reduzir.
- Envolvimento dos usuários: considere quem mais irá utilizar a solução e treine essas pessoas na nova interface de trabalho.
- Migração de dados: inclua as equipes no processo de migração para que desde o início possam se habituar ao sistema.
Reunidas, essas etapas demonstram uma perspectiva comum da adesão a novas tecnologias, que é o fato de que antes da adoção, é preciso esclarecer o que a empresa deseja controlar e integrar, a fim de aproveitar a nova estrutura da melhor forma.
Soluções integradas para uma gestão mais eficiente?
O aumento da carteira de clientes em empresas de serviço não precisa resultar em um crescimento proporcional das tarefas manuais e, é nesse cenário que o ERP se destaca para auxiliar o negócio a ampliar a sua atuação com um controle mais organizado.
Atualmente, o ERP da SISPRO atende mais de 2.000 organizações que decidiram evoluir nos seus processos de gestão com mais integração e previsibilidade. A solução SISPRO é customizável e integrável a outros sistemas já utilizados.
Assim, o cliente pode optar por contratar o SISPRO CLM e integrá-lo ao seu sistema financeiro, ou, se desejar, contratar o CLM, Gestão Patrimonial, Fiscal e muito mais. Em todos os casos, o suporte é permanente e 100% humanizado.
Se a sua empresa busca ampliar o controle sobre contratos, financeiro e aproximar os clientes de serviços mais eficientes, conheça as soluções SISPRO e veja como modernizar a sua gestão!
