É comum que, ao longo dos anos, os bens físicos da empresa mudem de unidade ou setor responsável, o que torna essencial a atuação da gestão de ativos bem estruturada para que as informações patrimoniais se mantenham atualizadas.
Tal fato se explica porque quando uma máquina muda de lugar e não há registro sobre isso, é possível que com o tempo esse ativo deixe de ser considerado no inventário patrimonial, fazendo com que haja divergência entre o registro contábil e a realidade.
Ainda assim, o deslocamento de itens é parte da rotina das organizações e, por isso, o caminho não é eliminar essa prática, mas sim torná-la mais organizada para assegurar a rastreabilidade sobre os ativos.
Então, se você tem dúvidas sobre como acompanhar a movimentação de bens dentro da sua empresa, siga a leitura e veja como estruturar essa prática para evitar perdas cadastrais e garantir precisão sobre a localização do patrimônio!
O que é gestão de ativos?
A gestão de ativos reúne ações voltadas ao monitoramento de máquinas, computadores, veículos e outros itens que compõem o patrimônio empresarial, buscando preservar o seu valor e aproveitar o seu potencial ao longo do tempo.
Nesse cenário, faz parte da administração do patrimônio o registro de quais ativos existem, onde estão, quem é responsável por eles, qual é o período para reparos e o quanto são importantes para a geração de lucro.
Além disso, uma gestão eficiente acompanha as diferentes etapas pelas quais o bem passa dentro do negócio, iniciando pela aquisição, definição do setor em que ficará cedido, eventuais movimentações, manutenções e, posteriormente, a baixa.
Desse modo, é mantida uma visão confiável sobre os bens físicos da empresa, a fim de que o histórico sirva como fonte para obter informações seguras à medida que são reduzidas as divergências entre o patrimônio existente e os controles internos.
Por que acompanhar a movimentação dos bens?
Com o passar dos anos, é comum que os ativos mudem de lugar e de responsável dentro da empresa e, sem acompanhar essa mudança, não será possível verificar a necessidade de manutenções ou descontinuação do item.
Para ilustrar essa situação, imagine um notebook que fazia parte do setor comercial e foi transferido para um funcionário do RH. Nesse caso, se essa mudança é tratada apenas como uma “troca de sala”, perde-se a gerência sobre a vida útil do item.
O problema é que, sem esse controle, a organização deixa de acumular registros sobre o momento adequado para atualizar a máquina e fazer manutenções preventivas, o que pode fazer com que o notebook pare de funcionar antes do tempo esperado.
Assim, o setor responsável pela gestão de ativos perde precisão na conciliação patrimonial, já que sem localizar os itens, é possível que um bem seja contabilizado como gerador de lucro quando, na prática, já deixou de funcionar em outro setor.
Nessa ótica, acompanhar a movimentação dos bens amplia a clareza sobre a utilização e o tempo de vida dos recursos, contribuindo para um planejamento empresarial mais preciso.
Quais tipos de movimentação de ativos precisam ser controlados?
O acompanhamento deve considerar qualquer alteração que modifique a localização, a responsabilidade ou a situação de um bem, assim, entre as movimentações mais comuns que precisam ser notificadas estão:
- Transferências entre filiais.
- Transferências entre departamentos, ainda que dentro do mesmo prédio.
- Alterações de centro de custo.
- Envio para manutenção.
- Empréstimos temporários, seja para outra área, seja para comodato externo.
- Retorno de bens após empréstimos e manutenções.
- Baixa, venda e descarte.
Em todos esses casos, a movimentação precisa ser refletida no cadastro do ativo para que a qualquer momento seja possível entender qual é a localização daquele item e qual é o seu estado de conservação e vida útil.
Quais problemas surgem quando a movimentação de bens não é registrada?
Além do prejuízo na conciliação entre o patrimônio e a contabilidade, a ausência de registros também impacta de forma negativa a rotina da empresa porque traz ao dia a dia situações como:
- Ativos fantasma no inventário.
- Bens não localizáveis.
- Responsáveis apontados que já não estão mais na equipe.
- Compras desnecessárias diante da falta de visibilidade sobre os ativos disponíveis.
- Maior risco de extravio.
- Dificuldade para realizar auditorias.
Seguindo essa lógica, o resultado é o aumento da exposição financeira do negócio, já que registros divergentes levam a aquisições evitáveis e também fazem com que certos investimentos deixem de ser previstos.
Como acompanhar a transferência dos bens?
Para acompanhar a transferência dos bens, é preciso que a empresa padronize os deslocamentos, a fim de mitigar a ocorrência de movimentos não oficiais. Assim, elencamos 4 passos que tornam esse acompanhamento mais seguro:
1. Identifique o ativo
O primeiro passo é assegurar a correta identificação do ativo e registrar as informações que permitem acompanhar o seu deslocamento, informando a origem, o destino, a data da movimentação e, quando aplicável, o novo centro de custo.
2. Formalize a transferência
Em seguida, deve ser enviada ao setor responsável pelo patrimônio uma solicitação de deslocamento, com todas as informações do passo 1 anexadas, para evitar que mudanças de localização ou responsabilidade ocorram de maneira informal.
3. Confirme o recebimento no destino
Após o deslocamento, deve ser confirmado o recebimento pelo novo responsável ou pela unidade de destino e essa confirmação serve para o controle patrimonial ter o registro de que o bem chegou ao local previsto, na data estipulada.
4. Revise o histórico de transferências
Por fim, defina uma periodicidade para reexaminar o histórico de transferências, verificando se os registros refletem adequadamente o percurso dos bens ao longo do tempo.
Nessa etapa, destacamos que a identificação de inconformidades permite corrigi-las de forma proativa e manter a gestão de ativos protegida.
Como organizar o cadastro dos ativos?
Organizar o cadastro dos ativos é essencial para que as transferências não se tornem desordenadas, por isso, quando se decide reforçar a administração sobre as movimentações, também deve ser revisado o modo como os bens são catalogados.
Nessa perspectiva, devem ser reunidos dados básicos de cada bem, como número patrimonial, descrição, categoria de uso e data de aquisição. Além disso, também no cadastro, é importante que haja o campo para a anotação dos dados das movimentações.
Diante das diferentes informações que precisam ser reunidas, ressalta-se a necessidade de padronizar também o cadastro, já que isso ajuda a evitar perdas no patrimônio empresarial à medida que reduz duplicidades e registros incorretos.
Somado a isso, a uniformização do fichamento facilita consultas e torna o controle de ativos mais confiável, já que quando o bem pode ser reconhecido com agilidade, a conferência do seu estado é consistente independente da localidade.
Como acompanhar quem está responsável por cada ativo?
Na hora de supervisionar os responsáveis pelas movimentações, os certificados de solicitação e de recebimento dos bens ganham ainda mais relevância, porque identificam o colaborador que os expediu.
A partir dessa prática, a empresa mantém um histórico atualizado de quem está com cada bem e identifica a quem recorrer quando uma manutenção for necessária.
Junto disso, a fiscalização de quem são os responsáveis facilita a inspeção das condições do ativo, já que cada item permanece associado a um membro e eventuais dúvidas sobre a conservação podem ser direcionadas a este colaborador.
Portanto, a cultura de acompanhar as transferências de bens e de formalizar os responsáveis pela movimentação favorece a criação de uma camada adicional de proteção para os recursos do negócio.
Como a tecnologia facilita o controle da movimentação de bens?
O uso de sistemas de gestão patrimonial permite centralizar as informações dos ativos em uma única estrutura, reduzindo a dependência de planilhas paralelas e de atualizações manuais.
Nesse contexto, transferências entre centros de custo podem ser atualizadas em poucos cliques, com a alteração refletida em todos os registros relacionados ao ativo, o que reduz o risco de informações divergentes entre as áreas.
A partir dessa integração, também se torna mais fácil identificar inconsistências entre a localização registrada e a situação do bem, assim, é possível corrigir as divergências com mais agilidade, antes que comprometam a gestão do patrimônio.
Dessa maneira, os diferentes setores passam a trabalhar a partir de uma mesma base de informações sobre localização, responsável, centro de custo e estado dos bens, o que se traduz em um controle mais consistente da movimentação patrimonial.
Qual é o papel do inventário na gestão de ativos?
O inventário é o pilar da gestão de ativos porque serve como um grande catálogo do patrimônio e permite comparar o que está registrado com o que é encontrado fisicamente, a fim de manter as informações alinhadas com a situação real.
Nesse cenário, o crescimento do volume de bens faz com que o inventário automatizado ganhe relevância, porque a tecnologia envolvida nessa estrutura torna mais ágil a identificação de ativos ausentes e de movimentações não registradas.
A partir dessa lógica, quanto mais robusta é a catalogação, maior é a precisão sobre a localização dos bens, especialmente para negócios em crescimento, nos quais a expansão envolve diferentes equipamentos, centros de custo e transferências internas.
Por isso, manter o cadastro patrimonial atualizado e confrontá-lo periodicamente com a realidade física é o que cria uma base confiável para reconhecer quando um bem está em local ou sob responsabilidade diferente do registrado.
Sendo assim, o inventário funciona como uma etapa de verificação da qualidade de todo o controle patrimonial, já que pode revelar falhas nos processos de cadastro e transferência que, quando corrigidas, tornam a administração de ativos mais sólida.
Como escolher um sistema para gestão de ativos?
A escolha de um sistema para gestão deve considerar, além da capacidade de cadastrar os bens, a estrutura que esta solução tem para acompanhar a evolução da empresa ao longo dos anos.
Nesse cenário, alguns critérios que ajudam a avaliar se o sistema oferece suporte adequado para a administração dos ativos são:
- Controle do ciclo de vida dos bens – para acompanhar o item desde o cadastro e incorporação até as suas movimentações e a baixa.
- Gestão de transferências – para registrar deslocamentos, acompanhar o aceite do destinatário e manter o histórico de cada movimentação.
- Inventário automatizado – para agilizar a conferência física e identificar divergências entre os registros e os bens encontrados.
- Controle por centros de custo – para acompanhar a vinculação dos ativos e realizar o rateio da depreciação quando necessário.
- Gestão de responsáveis – para saber quem está com cada bem e facilitar a rastreabilidade do patrimônio.
- Histórico de alterações – para consultar as mudanças realizadas nos registros e compreender o percurso de cada item.
- Gerenciamento de permissões – para definir quais colaboradores podem consultar, alterar ou aprovar informações patrimoniais.
- Integração com sistemas de gestão – para evitar registros duplicados e manter informações uniformes entre diferentes processos.
- Acesso por dispositivos móveis – para consultar bens, solicitar transferências e realizar inventários diretamente no local.
- Escalabilidade – para acompanhar o aumento do volume de ativos, centros de custo e movimentações conforme a empresa cresce.
A partir dessa lista de recursos, destacamos que quanto mais desses pontos o sistema contemplar, maior tende a ser a sua capacidade de apoiar um controle patrimonial consistente, com informações atualizadas sobre qual é a situação de cada ativo.
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