A gestão patrimonial está a serviço de garantir que a vida útil dos bens que sustentam a atividade do negócio seja acompanhada com precisão, fato que só é possível se o inventário da empresa se mantém atualizado.
No entanto, quando a administração dos ativos não é realizada de forma estruturada, é comum que surjam divergências entre o inventário físico e os registros contábeis, levando a erros nos cálculos que compõem os fechamentos
Tal fato merece especial atenção, uma vez que essas inconsistências patrimoniais comprometem a confiabilidade das informações fiscais e expõem a empresa a fragilidades diante de auditorias, o que, em casos extremos, implica em multas.
Por isso, ao longo deste conteúdo, você entenderá como a gestão eficiente do patrimônio evita erros no inventário contábil e livra a empresa de riscos fiscais. Siga a leitura e confira!
O que é gestão patrimonial e por que ela é essencial para empresas
Sempre que consideramos a gestão como o registro e acompanhamento dos bens que formam a base material da empresa, nos aproximamos de esclarecer a importância desse setor, que controla desde o mobiliário até os recursos tecnológicos do negócio. Nessa ótica, mesmo que muitas organizações ainda associem o patrimônio a registros contábeis, destacamos que o controle de ativos se torna mais robusto à medida que armazena informações como:
- Data de aquisição do bem
- Vida útil
- Localização
- Estado de conservação
- Transferências internas
- Taxa de depreciação
A partir disso, o inventário é essencial para evitar perdas no patrimônio empresarial, porque assegura precisão sobre o estado dos bens e traz previsibilidade à organização sobre o tempo em que aquele bem será útil para a operação.
Dessa forma, a gestão patrimonial, além das ações operacionais, é o que garante precisão no controle de bens e que mantém as informações atualizadas para tornar os fechamentos contábeis precisos e proteger a empresa em caso de multas.
Como as inconsistências patrimoniais surgem nas empresas
Já que o controle de bens costuma ser um consenso, é comum o questionamento de como, ainda assim, há muita inconsistência de registros dentro das organizações. Nessa situação, a fragmentação de dados costuma ser a principal causa para as divergências.
Tal realidade se explica porque em muitos negócios as notas patrimoniais são mantidas em planilhas independentes, o que leva a informações isoladas entre as áreas e, como resultado, maiores são as divergências entre o inventário e os dados contábeis.
Com o tempo, esse cenário pode gerar um dos principais gargalos de crescimento dentro das organizações, que é a perda do controle sobre o valor real do patrimônio, uma vez que muitos bens permanecem na contabilidade com cálculos incorretos de depreciação.
Assim, a ausência de um processo estruturado de atualização torna mais difícil compreender o estado dos recursos disponíveis, o que impacta a capacidade de planejamento financeiro da empresa e de tomadas de decisão para investimentos.
Logo, o controle fragmentado, embora inicialmente pareça não trazer um grande prejuízo, a médio prazo acarreta em riscos fiscais e em perdas de oportunidades de expansão.
Os riscos fiscais de uma gestão patrimonial inconsistente
No âmbito da conformidade fiscal, quando há divergências entre o patrimônio físico e os dados registrados, a empresa pode fazer declarações inconsistentes à Receita e, assim, ficar vulnerável a penalidades caso venha a ser auditada.
Isso ocorre porque diversos cálculos contábeis dependem diretamente da correta identificação e da avaliação dos ativos, como é o caso da depreciação, que precisa de informações atualizadas sobre a vida útil do bem.
Nessa situação, caso existam erros nos registros, os valores apurados não representarão a situação real do negócio, o que aumenta a chance de um fechamento contábil e fiscal equivocado.
Dessa maneira, é prejudicada a apuração tributária porque as informações prestadas ao Fisco seguem uma conciliação patrimonial e contábil errônea, o que expõe a empresa a riscos fiscais que poderiam ser contornados em uma gestão mais robusta.
Como a tecnologia garante precisão para a gestão patrimonial
À medida que o volume de ativos aumenta, crescem também as informações que precisam ser acompanhadas sobre o estado de cada bem, o que torna mais difícil manter o controle patrimonial apenas com processos manuais.
Nesse contexto, o uso da tecnologia fortalece a gestão patrimonial à medida que coloca à disposição dos gestores funcionalidades como o inventário automatizado, que simplifica o acesso a informações que também automatizam os cálculos contábeis.
Por exemplo, ao aderir ao controle de bens no ERP, as empresas podem centralizar as informações sobre os ativos em um único ambiente, integrando os dados patrimoniais com os registros financeiros, que se tornam mais confiáveis e atualizados.
Além disso, a automação também contribui para reduzir erros operacionais e facilitar a conciliação patrimonial e contábil, de modo a eliminar inconsistências e garantir que as movimentações de ativos sejam refletidas corretamente nos demonstrativos financeiros.
Assim, as organizações garantem maior consistência no fechamento fiscal e segurança em auditorias, ao mesmo tempo em que ampliam a visibilidade sobre os ativos para um planejamento financeiro mais eficiente.
Mais controle sobre os ativos, mais segurança para a sua empresa
Com uma gestão patrimonial eficiente, a empresa mantém seus ativos corretamente registrados, assegura um inventário confiável e reduz riscos fiscais em auditorias e declarações ao Fisco.
Pensando nisso, a SISPRO oferece ao mercado o SISPRO Gestão Patrimonial, uma plataforma completa para garantir controle e visibilidade sobre o registro de ativos, eliminando divergências que impactam diretamente a gestão financeira do negócio.
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