Quando falamos em gestão de contratos centralizada e descentralizada, é comum que a primeira ideia a ser remetida seja a caracterização do tipo de tomada de decisão que a empresa irá praticar.
Contudo, atualmente, estes termos também têm sido empregados para nomear o tipo de meio pelo qual a empresa armazena e gere os seus contratos, identificando se isso acontece de modo pulverizado ou integrado em uma única solução.
Por isso, hoje vamos falar dos perigos da gestão descentralizada com arquivos espalhados e prazos que facilmente se perdem, trazendo dicas práticas para você tornar o controle contratual da sua empresa mais eficiente. Confira!
O que é gestão de contratos descentralizada?
A fim de esclarecer este conceito, podemos pensar que a descentralização é equivalente à despadronização. Nessa ótica, quando a gestão é despadronizada, cada setor da empresa terá o seu próprio modo de executar o ciclo de vida dos contratos.
Assim, enquanto o setor de compras segue um modo de desenvolver minutas, uma pasta para armazenar os documentos assinados e uma via para acompanhar os prazos contratuais, o setor de suprimentos pode seguir uma lógica totalmente distinta.
O grande problema é que, à medida que o negócio passa a crescer, este tipo de gestão expõe a equipe aos erros clássicos no controle de contratos, já que se torna inviável a obtenção de uma única visão sobre os processos tramitados na organização.
Em razão disso, a descentralização contratual costuma ser frequente em empresas pequenas e menos recorrente nas de médio e grande porte, já que para essas organizações, a despadronização tende a ser conflitante para o crescimento dos resultados.
Quais são os impactos práticos da descentralização?
Para pensar no quanto a descentralização se torna problemática quando a empresa deseja expandir a sua operação, precisamos considerar aspectos como duplicidade, cláusulas conflitantes e perda de prazos.
Muitas vezes, setores distintos estão envolvidos na mesma operação e cada um faz uma contribuição para a elaboração contratual. Entretanto, na gestão descentralizada, o risco de resultar em um documento com pontos duplicados e cláusulas que conflitam, é alto.
Somado a isso, sem integração sobre o acompanhamento dos prazos entre as áreas da empresa, pode-se perder negociações por falta de controle em renovações, levando à finalização de relações comerciais que ainda poderiam ser desenvolvidas.
Ainda, é comum que para automatizar e facilitar o desenvolvimento do material, sejam cada vez mais frequente o uso da IA na gestão de contratos, o que por si só não é ruim, mas que sem ordenamento pode se tornar perigoso.
Por exemplo, se as revisões não são padronizadas, pontos trazidos pela IA podem passar despercebidos e expor a empresa a penalidades que, caso a revisão contasse com uma boa visibilidade operacional, riscos de multas teriam sido mitigados.
4 diferenciais da centralização de contratos como solução preventiva
Aos gestores que desejam proteger as suas empresas da descentralização, soluções de software para centralizar a gestão de contratos se tornam alternativas cada vez mais rentáveis e preventivas, especialmente porque oferecem:
- Workflow centralizado
No SISPRO Gestão de Contratos, o Workflow é uma funcionalidade onde aqueles que têm acesso à solução veem em uma aba única o status dos contratos em vigência na empresa, garantindo o controle integrado de processos.
- Notificações automatizadas
A ferramenta de centralização facilita o acompanhamento de demandas para que nenhum prazo ou ação de execução se perca, já que o software envia notificações automáticas com as datas importantes para a sua equipe.
- Controle de versão
Enquanto na administração descentralizada as minutas ficam arquivadas em diferentes pastas, sem histórico de negociação, no sistema de gestão de contratos todas as versões ficam unificadas e disponíveis para consulta.
Assim, nenhuma cláusula se duplica e pontos de divergência são facilmente detectados e corrigidos.
- Relatórios personalizados
Com a centralização, também é possível obter relatórios personalizados de custo e retorno dos contratos, obtendo uma visão preventiva sobre o quanto é vantajoso que a sua empresa siga investindo naquela relação comercial.
Guia para deixar a sua gestão de contratos mais fácil e moderna
O meio que você escolhe para armazenar e gerir os seus documentos é o que define o quanto de governança contratual eficiente a sua empresa terá.
Por isso, ferramentas como a da SISPRO, onde mais de 150 mil contratos são gerenciados mensalmente, são constantemente atualizadas para garantir agilidade e visão integrada de processos a gestores de todo o Brasil.
Para deixar a sua gestão mais fácil e moderna, evite falhas humanas, eleve o seu controle documental e amplie a sua eficiência estratégica!
Tem dúvidas de como fazer isso? Confira o guia do jeito SISPRO!
