Atualmente, é crescente o uso de chatbots e ferramentas de inteligência artificial para facilitar o desenvolvimento de textos, documentos e, até mesmo, para responder às principais dúvidas que os clientes de um serviço possam ter. 

Nesse cenário, cresce no mundo dos negócios o interesse por entender quais são as melhores formas de utilizar o aprendizado das máquinas para trazer mais otimização para a rotina operacional das empresas. 

Pensando nisso, no blog post de hoje vamos falar sobre como a gestão de contratos pode ser automatizada com Inteligência Artificial (IA) e de que modo isso impulsiona o desenvolvimento do negócio! Siga a leitura e confira!

Como a IA pode transformar a rotina do setor de contratos?

Considerando que a gestão contratual é área que se encarrega de planejar e monitorar todos os acordos firmados pela empresa, é natural que haja uma burocracia bastante significativa nesse processo. 

Sob essa ótica, segundo dados veiculados pela Aberdeen Research, os custos associados à administração de contratos são reduzidos em, aproximadamente, 30% quando a automação passa a ser implementada neste setor. 

Nessa situação, a Inteligência Artificial se destaca como uma aliada na rotina da gestão contratual, posto que a identificação de padrões e de inconsistências nos documentos pode ser facilitada pelo conjunto tecnológico agregado pela IA.

Por exemplo, considere que a sua empresa administra uma grande quantidade de documentos e que todos os seus contratos eletrônicos já estão em fase de passar por auditoria para a revisão de cláusulas. 

Concorda que esse processo oneraria bastante o tempo da sua equipe se precisasse ser realizado de forma 100% manual? Felizmente, já existem soluções web equipadas de conhecimento suficiente para que esta revisão seja feita de modo automatizado. 

Sendo assim, a IA transforma a rotina do setor de processos por três prismas: reduz custos operacionais, facilita a análise de documentos e torna a equipe mais produtiva graças a eliminação do tempo que seria gasto em atividades burocráticas.  

 

4 estratégias para usar IA na gestão de contratos:

De modo prático, apresentamos 4 formas que a IA pode ser utilizada para facilitar a sua gestão de contratos:

1. Geração automatizada de documentos:

Utilizando uma boa ferramenta, é possível implementar sistemas de geração automática de contratos baseados em modelos pré-definidos capazes, ainda, de atender às necessidades específicas de cada tramitação. 

2. Controle do cumprimento de contratos:

A IA pode auxiliar no monitoramento da execução das obrigações contratuais, garantindo que a empresa arque com todos os seus deveres na relação firmada. 

Nessa lógica, é possível programar o sistema para fazer rastreamento de prazos, entregas e até pagamentos. Desse modo, nenhuma informação se perde e todas as necessidades são atendidas em tempo hábil.

3. Identificação de tendências contratuais:

Uma vez que a IA é uma máquina com aprendizados acumulados ao longo do tempo, os seus algoritmos podem identificar padrões nos contratos, agilizando, por exemplo, a detecção de termos favoráveis e desfavoráveis para as partes. 

Isso reduz o tempo de negociação, visto que a ciência oferecida pelos dados já indica quais serão as melhores formas de firmar o acordo entre as partes.

4. Avaliação prévia dos riscos em cada contrato:

Assim como os sistemas de IA detectam padrões de cláusulas que geram melhores resultados para os envolvidos no contrato, o contrário também é verificado. 

A IA auxilia em uma revisão bastante criteriosa dos documentos e detecta acordos com potencial de risco, indicando para a empresa o que deve ser retirado para que as chances de litígios futuros sejam mitigadas. 

IA e LGPD: o que deve ser considerado?

Desde 2018, com a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), foi estabelecido um método legalmente aceito para o tratamento das informações sensíveis, por exemplo, nome, RG e CPF das pessoas. 

Nas empresas, a maior quantidade de dados sensíveis de terceiros nas empresas está nos contratos físicos e digitais, de forma que é de total responsabilidade do negócio o zelo por estas informações, segundo previsto pela Lei.

Sendo assim, quando consideramos o uso de IA no setor de contratos, é importante destacar que a empresa deve ter cuidado ao escolher a ferramenta que fará parte da sua trajetória de automação do controle dos documentos. 

Especialmente, porque é essencial que a solução siga o que é estabelecido pela LGPD no tocante ao manejo de informações. 

De outro modo, o vazamento de dados sensíveis pode implicar em multas expressivas para a empresa, o que lesa a saúde financeira da organização e, ainda, prejudica a reputação do negócio no mercado. 

Por isso, para resguardar a sua empresa, esteja sempre atento ao funcionamento da IA utilizada no seu setor de contratos, revisando periodicamente a política de privacidade e o cumprimento da LGPD. 

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A tecnologia transforma a rotina operacional de milhares de negócios ao passo que elimina o tempo gasto com burocracias e potencializa o desenvolvimento.

Por isso, seja pela via da IA ou por soluções web e mobile, fique atento às formas de inovar na sua empresa!

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