Não basta apenas pensar em aumentar a produção para alcançar melhores resultados, é preciso otimizar as etapas do processo produtivo para garantir a sobrevivência e o crescimento da empresa num mercado cada vez mais competitivo. Muito além de ser um diferencial, a otimização de processos garante maior agilidade e eficiência, promovendo um nível de satisfação superior aos clientes, fornecedores e colaboradores por meio da padronização e simplificação de procedimentos.
E para atingir um desempenho satisfatório e melhores patamares de competitividade, mapear e otimizar os processos passa a ser fundamental para uma gestão mais ágil e moderna. Mas o que é a otimização de processos? O que a empresa ganha com esta prática? Acompanhe nosso post e esclareça suas dúvidas!
O que é otimização de processos?
A otimização de processos (também conhecida como gestão de processos) é um conjunto de ações que busca reduzir (ou eliminar) gastos desnecessários, sejam de materiais, equipamentos ou recursos humanos.
Ao otimizar, o empreendedor deve mapear os processos da empresa, o que significa conhecer de forma real e analítica todo o funcionamento da sua organização. Ao mapear e analisar todo o ciclo de trabalho o gestor poderá identificar os pontos críticos e falhos do processo e repensar ações que possam melhorar a execução das atividades.
A otimização simplifica os processos desempenhados por uma empresa, levando em consideração os diferentes setores, recursos humanos ou procedimentos. Mas otimizar vai além de padronizar as diferentes atividades executadas, e significa também mapear, compreender, delinear, executar, mensurar, quantificar e monitorar cada etapa do processo produtivo – sejam elas automatizadas ou não – visando ganhos de produtividade e resultados.
Qual a importância da otimização de processos?
Antes da otimização é preciso mapear e compreender os processos da empresa, o que significa saber exatamente quais atividades agregam e geram valor, quais recursos e procedimentos estão consumindo maiores recursos humanos e financeiros nas atividades organizacionais e quais os eventuais gargalos que estão impedindo que a empresa alcance melhores resultados.
O sucesso da otimização dos processos dentro de uma empresa é o resultado de um bom mapeamento, que possa levar a conhecer o funcionamento da organização de forma isolada e a importância que a integração dos processos têm entre si.
Sabendo das necessidades da empresa é possível investir em soluções informatizadas, modernas e interligadas, que possam simplificar e padronizar os processos diminuindo (ou eliminando) a possibilidade de erros e retrabalhos na realização das tarefas.
Quais os benefícios da otimização de processos?
Compreender como funciona os processos da organização e a forma como cada etapa produtiva é realizada é um diferencial competitivo, já que o gestor passa a “enxergar” a real situação da sua empresa e a entender exatamente o que é (e o que implica) a otimização para alavancar seus negócios e, consequentemente, melhorar os resultados.
Com a otimização é possível:
• Planejar cada etapa do projeto, bem como viabilizar um estudo orçamentário;
• Analisar os projetos existentes;
• Mapear todo o fluxo de trabalho;
• Adquirir recursos, equipamentos e pessoas para a execução dos projetos;
• Monitorar e, continuamente, controlar a execução dos projetos em andamento.
Mesmo as pequenas otimizações podem trazer inúmeros benefícios para uma organização, como:
• Redução dos custos;
• Segurança dos dados;
• Geração de maior motivação aos colaboradores (através da padronização e simplificação dos procedimentos);
• Organização dos dados e informações dos projetos;
• Maior satisfação dos clientes;
• Agilidade na execução dos processos;
• Maior competitividade no mercado.
Através do mapeamento e análise dos procedimentos que envolvem todo o fluxo de trabalho da empresa é possível identificar pontos que precisam ser melhorados, gargalos e focos que levam a desperdícios de tempo e energia. Além disso, o gestor pode verificar oportunidades de investimento que possam ampliar seu negócio e alavancar o faturamento.
Como é a otimização de processos na sua empresa? Compartilhe conosco suas experiências através de um comentário no post. Esperamos sua contribuição!
Fonte: SISPRO Software Empresarial
