O controle de ponto desempenha um papel essencial na rotina das organizações, especialmente porque é a partir da administração do horário de entrada e saída dos funcionários que é possível averiguar o correto cumprimento da jornada de trabalho.
Nesse cenário, muitos empresários têm dúvidas sobre como podem implementar o ponto eletrônico, uma vez que as planilhas manuais estão ultrapassadas para fazer o registro de atividades dos funcionários.
Junto disso, cresce o entendimento sobre a importância de garantir que tanto a empresa quanto o colaborador estejam protegidos e tenham como comprovar o tipo de vínculo de trabalho e o regime sob o qual o serviço é realizado.
Pensando nessa realidade, no blog post de hoje vamos tratar sobre tudo o que a sua empresa precisa saber sobre a gestão do ponto eletrônico. Siga a leitura e tire todas as suas dúvidas!
O que é ponto eletrônico?
É o sistema digital responsável pelo registro da jornada de trabalho praticada em uma organização. Nessa ótica, o ponto tem o seu funcionamento amparado na tecnologia, para captar e armazenar os horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores.
Desde 2012, a legislação brasileira exige que empresas com mais de 20 funcionários utilizem o ponto eletrônico, de maneira que há mais de uma década o país já indica o desuso dos métodos tradicionais de controle, como a planilha manual.
Tal medida objetivou oferecer maior precisão e facilidade na gestão dos horários de trabalho, garantindo maior clareza para a gestão da produtividade e melhores condições trabalhistas aos indivíduos.
Como funciona o ponto eletrônico?
Em detalhes, o funcionamento do sistema se dá, em geral, por meio dos seguintes dispositivos:
- Relógios de ponto digitais
- Aplicativos móveis
- Sistemas de reconhecimento biométrico
Tais mecanismos registram automaticamente os horários dos colaboradores e, graças ao uso da tecnologia na gestão de pessoas, assim que os dados são obtidos, as informações sobre entradas e saídas já podem ser visualizadas pela administração da empresa.
Assim, os recursos tecnológicos integram os dados com outros sistemas de RH – como folha de pagamento e controle de horas extras – de modo a facilitar a execução de demandas, como a necessidade de descontos por falta ou de maior remuneração.
O que diz a lei sobre o ponto eletrônico?
Atualmente, as diretrizes legais indicadas, regulamentadas pela Portaria 671/2021 da Secretaria do Trabalho, estabelecem normas específicas para o uso do ponto eletrônico no território brasileiro.
A partir da publicação em 2021, as empresas que utilizam a tecnologia para o registro do ponto devem garantir que ele esteja homologado pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Ainda, é dever da empresa que o tipo de ponto eletrônico utilizado ofereça mecanismos de segurança para evitar fraudes, como, por exemplo, o uso de pontos que também indiquem qual era a localização do funcionário quando o registro foi feito.
Somado a isso, o sistema escolhido pela empresa deve garantir a emissão de relatórios, que devem ter ser de livre acesso tanto por parte dos colaboradores quanto dos órgãos fiscalizadores.
Quais são as vantagens do ponto eletrônico para a sua empresa?
O ponto eletrônico garante conformidade legal para a sua empresa, protegendo o seu caixa de multas. Além disso, existem alguns benefícios diretos que o registro dos horários dos funcionários trazem para a saúde do seu negócio, são eles:
Garantia de precisão nos registros
Antigamente, quando os métodos manuais eram utilizados, muitos erros aconteciam no apontamento das horas de entrada e saída e, também, as fraudes eram mais frequentes.
Agora, o ponto eletrônico assegura a exatidão dos dados de jornada, de modo que o tempo que o funcionário se dedica à empresa é visto com precisão desde a sua jornada tradicional até os momentos em que faz horas extra.
Facilidade de acesso aos dados
A integração de informações proporcionada pela tecnologia permite que gestores e colaboradores acessem os registros, o que otimiza o controle de horários para os funcionários e, também, norteia a tomada de decisões da liderança.
Por exemplo, graças aos dados compilados e possíveis de serem acessados em tempo real, a equipe de gestão visualiza os indicadores de desempenho do funcionário sempre que necessita, podendo compará-los à sua jornada horária.
Colaboradores mais engajados
Uma vez que o controle de ponto é automatizado, os funcionários tornam-se mais responsáveis com o cumprimento de horários, o que eleva a produtividade da empresa e reduz os índices de absenteísmo da equipe.
Logo, os gestores ficam livres para focarem em atividades estratégicas de desenvolvimento da empresa, visto que não precisam se preocupar se os colaboradores estarão cumprindo as jornadas – tudo ficará registrado.
Como você pode implementar um sistema de ponto eletrônico eficiente
Para estar de acordo com a lei e se beneficiar de todos os dados que um sistema inteligente de ponto eletrônico traz para a sua empresa, é preciso que você siga os seguintes passos:
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Escolha uma solução adequada
Dentre os maiores ativos da sua empresa estão os seus colaboradores, que tornam o crescimento do negócio possível.
Portanto, para gerir as jornadas de trabalho busque por uma solução reconhecida no mercado que atenda às suas necessidades e que esteja em conformidade com as exigências legais. -
Prepare os seus colaboradores
Antes de começar a contabilizar as horas de trabalho pelo novo sistema, é fundamental garantir que todos os seus colaboradores saibam como utilizar corretamente a solução de registro escolhida.
Para isso, opte sempre por uma empresa que ofereça suporte de treinamentos e que esteja comprometida com o sucesso do seu negócio ao empregar o ponto eletrônico. -
Integre com os outros sistemas de RH
O ponto deve ser compatível com as outras soluções utilizadas pelo RH da empresa, uma vez que somente assim será possível assegurar o fluxo de dados.
Facilitando esse processo, conheça soluções modernas de Gestão de Pessoas, que oferecem, além do ponto eletrônico, ferramentas completas para RH e Departamento pessoal. -
Monitore o desempenho da solução:
Após a implementação, monitore periodicamente o desempenho do sistema na sua empresa, pedindo feedbacks aos seus funcionários e, também, comparando os dados antes e depois.
Conforme necessário, faça ajustes para garantir a eficiência da solução, de modo que tanto os colaboradores quanto a equipe de liderança estejam satisfeitos com o modo de registro.
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