De acordo com um relatório divulgado pela Deloitte, constatou-se que fluxos contratuais descentralizados fazem com as organizações percam, em média, 20% mais tempo no dia a dia, resultando em menos espaço para análises estratégicas dos acordos.
Tal realidade se explica porque quanto menos eficiente é o controle de contratos empresariais, mais horas são necessárias para buscar arquivos pulverizados em diferentes pastas e maior é a dependência da memória da equipe para acompanhar prazos.
No entanto, basta que uma data como “renovação automática” passe despercebida para que o impacto financeiro apareça, já que o negócio pode ficar vulnerável a permanecer em uma relação desvantajosa pelo mau acompanhamento da vigência.
Como resultado, a organização perde margem financeira e poder de negociar condições mais vantajosas, logo, fica evidente a importância de alertas de prazo eficientes para preservar a estabilidade da empresa.
Por isso, nesse conteúdo vamos falar sobre como prevenir prejuízos e renovações indesejadas na rotina da gestão contratual, por meio de alertas de prazos que protegem a previsibilidade do seu caixa. Siga a leitura e confira!
Os prejuízos financeiros das falhas na gestão de contratos
Em primeiro lugar, cabe ressaltar que perder prazos contratuais é um dos principais fatores que expõem as empresas ao pagamento de multas e à redução da competitividade nas negociações.
Nesse entendimento, atrasos em compromissos como datas de renovação e reajuste aumentam a vulnerabilidade do negócio, expondo a empresa a penalidades e encargos financeiros, decorrentes do descumprimento de obrigações.
Somado a isso, o negócio passa a ter desvantagem nas negociações, porque não monitoram quando os vencimentos acabam e renovam contratos sem revisar os valores e o desempenho do fornecedor, o que reduz a busca por acordos mais vantajosos.
Dessa forma, a exposição a riscos judiciais se combina à manutenção de fornecedores “caros” por longos períodos, o que leva à perda de previsibilidade financeira nos contratos em razão da má visibilidade sobre as vigências e obrigações.
Por que as planilhas não são suficientes para o controle de vigência?
Quando falamos nos prejuízos do baixo controle de contratos empresariais, é frequente que a explicação para que existam seja o acompanhamento via planilhas, que atualmente, já não acompanham o nível de complexidade da gestão contratual.
Nesse cenário, à medida que empresas crescem, aumenta também o volume de aditivos, reajustes e cláusulas que precisam ser monitorados continuamente, assim, o uso de planilhas significa depender de processos manuais sujeitos a falhas humanas.
Logo, caso uma atualização seja esquecida ou uma célula preenchida incorretamente, dados de vencimento e renovação ficam divergentes, o que resulta na perda de informações importantes e eleva a exposição do negócio a inconsistências.
Dessa forma, a administração por planilhas é o fator que aumenta os riscos da descentralização contratual, uma vez que basta que um colaborador se ausente para que a localização de documentos e prazos a serem cumpridos não seja possível.
Além disso, em um mercado cada vez mais orientado por automação e inteligência operacional, manter a gestão baseada em registros manuais se tornou uma prática defasada e pouco competitiva.
Nesse cenário, ganha destaque a combinação entre gestão de contratos e ERP porque oferece mais controle sobre as obrigações contratuais e o desempenho dos acordos, sem que a empresa dependa apenas da memória da equipe.
Como alertas de prazo automáticos facilitam a gestão de contratos
Para eliminar os riscos do controle contratual desatualizado e ganhar tempo nas rotinas operacionais, cada vez mais empresas têm investido em soluções automatizadas, que são capazes de centralizar informações e acompanhar prazos de maneira inteligente.
Nesse cenário, o SISPRO ERP Cloud oferece recursos voltados à modernização da gestão contratual por meio de uma solução completa que traz mais organização e segurança ao acompanhamento das cláusulas e vigências dos acordos.
Entre as funcionalidades da plataforma, destaca-se o alerta de prazos automático, um dos meios que conduz equipes a evitar perdas em renovações contratuais, já que o recurso dispara avisos proativos por e-mail de cada data importante.
Assim, graças ao acompanhamento automatizado, as empresas conseguem:
- Acompanhar vencimentos, reajustes e encerramentos contratuais em tempo real.
- Reduzir o risco de multas e falhas operacionais relacionadas a prazos esquecidos.
- Agir antecipadamente em negociações com fornecedores.
- Aumentar a previsibilidade financeira e a segurança nas decisões.
- Reduzir a dependência de planilhas e controles paralelos.
- Melhorar a produtividade das equipes com menos tarefas manuais.
Desse modo, a automação transforma o controle de contratos empresariais em um processo mais estratégico, que reduz riscos financeiros e garante maior previsibilidade para as decisões que impactam a estabilidade e o fluxo de caixa da empresa.
Mais controle e menos riscos no sistema automatizado de gestão de contratos
Ao longo deste conteúdo, vimos como falhas no acompanhamento de contratos aumentam vulnerabilidades financeiras, uma vez que favorecem as situações em que a empresa se mantém em acordos que afetam a receita da organização.
Junto disso, mostramos que depender de planilhas e controles manuais já não acompanha a complexidade da gestão atual, principalmente em operações que lidam com um alto volume de documentos e precisam de assertividade sobre os prazos.
Por isso, se a sua empresa deseja evitar perdas de prazo e ganhar mais controle sobre as vigências, conheça o SISPRO Gestão de Contratos e veja como transformar o controle contratual em uma operação mais preparada para evitar prejuízos futuros!
