Gestão de Facilities, ou de facilidades, como muitos chamam aqui no Brasil, nunca foi uma tarefa fácil. Normalmente, esses profissionais são responsáveis por garantir o funcionamento da infraestrutura dos prédios.
Se o ar condicionado deixa o ambiente agradável e se a portaria oferece segurança aos ocupantes do prédio, ainda são poucos os que sabem a quem agradecer.
Por lidar com os vários aspectos de uma estrutura, a missão de um gestor de facilities não é das mais fáceis. Por isso, organização é a palavra-chave desse trabalho, o que apresenta por si só um desafio diário.
5 pontos que o gestor precisa organizar:
Planejamento — Um dos pontos cruciais da Gestão de Facilities é o planejamento. Justamente pela necessidade de organização, se planejar é uma etapa importante para o sucesso da empreitada. Em um estudo da UFRGS [http://www.lume.ufrgs.br/bitstream/handle/10183/6527/000486510.pdf], de autoria da engenheira Flávia Poetsch Ferreira, o planejamento é dividido em estratégico (onde se quer chegar com a Gestão de Facilities), tático (como fazer), operação (a execução dos serviços), manutenção (conservação e ciclo de vida) e modernização (evolução de processos e ferramentas).
Custos — É preciso fazer uma gestão adequada de custos, que envolvem a contratação de pessoal, manutenção com máquinas, equipamentos e estrutura, entre outros. A Whole Building Design Guide [https://www.wbdg.org/], entidade norte-americana referência em eficiência estrutural, prega que a boa gestão de custos é determinante para o sucesso do trabalho de facilities. É uma empresa dentro da empresa e a saúde da gestão de recursos é o que garante o funcionamento e manutenção adequada de estrutura e equipamentos.
Patrimônio — Especialista mundial no assunto, Peter Barrett defende que o “elemento humano” é o maior patrimônio na Gestão de Facilities. Além disso, o patrimônio também inclui máquinas, equipamentos e a própria estrutura do(s) edifício(s), tudo o que pode ser capitalizado e agrega valor à empresa. Conservá-lo, melhorá-lo e implementá-lo é o objetivo, a atividade fim da Gestão de Facilities.
Informação — Em meio a tantas obrigações, agendas de manutenção, controle financeiro e de recursos humanos, a Gestão de Facilities tem como principal aliada os sistemas de informação. Os softwares CAFM (Computer Aided Facilities Management), por exemplo, unem a precisão dos CADs com recursos de bancos de dados voltados à Gestão de Facilities [https://www.researchgate.net/publication/283719294_GESTAO_DE_UNIVERSIDADES_E_TECNOLOGIAS_CAFM]. Ter sempre a informação à mão é o caminho para implementar melhorias constantes, otimizar processos e anteceder os problemas comuns à área.
Operação — É o dia a dia, a rotina de trabalho, a execução de tudo o que foi planejado. Envolve a manutenção do patrimônio e o controle do uso, estado de conservação de máquinas, estrutura e equipamentos, inclusive para sua substituição ou reforma quando necessário. O controle da operação [https://www.wbdg.org/om/om.php] permite encontrar oportunidades de melhoria e observar o desempenho da equipe.
Não é difícil perceber que a organização na Gestão de Facilities exige controle da informação, pois todos os aspectos envolvidos são impactados pela quantidade de dados disponíveis sobre a estrutura e o patrimônio de uma empresa.
Isso não muda, seja o gestor um funcionário da organização ou de uma empresa terceirizada.
