Se você acompanha nosso blog, certamente já está inteirado sobre os aspectos que envolvem a gestão de contratos. Por outro lado, é importante conhecer as especificações da solução, a fim de escolher a mais preparada para atender às demandas da sua empresa.
Listamos alguns pontos relevantes sobre o que essa solução deve apresentar e suas principais funcionalidades. Ao término do conteúdo, temos certeza de que estará mais preparado para sanar definitivamente eventuais problemas com os contratos do seu negócio.
Quer aprender como escolher a melhor solução em gestão de contratos para a sua empresa? Acompanhe esse conteúdo feito especialmente para você!
Gestão de contratos: conheça dicas que ajudam na escolha!
Toda empresa que se preze deve oferecer uma solução que apresente algumas especificações técnicas padronizadas. Dessa forma, é mais simples ficar atento a alguns pontos fundamentais na hora de escolher, confira alguns deles!
Se você ainda tem dúvidas sobre a administração de contratos, temos um conteúdo sobre seu conceito e outro onde abordamos as formas de aprimorar tal gestão, acesse!
Oferece padronização
A padronização deve ser aplicada e permitida pelo software para que haja maior organização e integridade das informações. A gestão deve ser capaz de organizar e padronizar por tipo de arquivo, minutas, objetos das partes e natureza.
Efetua o domínio dos prazos
Todo contrato se apresenta com diversos prazos e compromissos que devem ser atendidos de forma “religiosa”. Portanto, a solução deve possibilitar o controle e gerenciamento da validade dos contratos, vencimento das taxas, dentre outras responsabilidades contratuais.
Realiza o registro completo das aprovações
Não basta apenas acompanhar o histórico das ações tomadas acerca de um contrato, é essencial que o sistema faça o registro das homologações e aprovações.
Além disso, todos os envolvidos devem também ter seus registros documentados, a fim de que haja maior rastreabilidade do processo.
Possibilita maior autoridade ao financeiro
A solução de gestão de contratos deve possibilitar maior autoridade e controle nos pagamentos efetuados e previstos nos contratos. A gestão financeira nessa etapa é fundamental para acompanhar e se assegurar da saúde de qualquer contrato em aberto.
Permite consulta de relatórios
A gestão da empresa deve consultar quando necessário, qualquer informação indiferente a sua natureza. Para isso o sistema precisa facilitar a busca, ou seja, oferecendo buscas por natureza, partes envolvidas, prazos e vencimentos e palavras-chave.
Quanto mais transparente e facilitado o sistema for, mais positiva e assertiva serão as buscas futuras.
Viabiliza a gestão digital dos documentos
Sua empresa precisa de um sistema que permita, entre outras coisas, ter acesso a todos os documentos pertinentes aos contratos, de forma imediata e em formato digital.
Isso reduz a necessidade por espaço físico, uma vez que existem cópias digitais dos documentos contratuais. Sem contar a economia de tempo para a empresa, pois não há mais a exigência de vasculhar em amontoados de papéis.
Facilita a auditoria
Transparentar todo o processo de armazenamento, gerenciamento e monitoramento dos documentos, é essencial não somente às partes envolvidas, mas também para assegurar a empresa de que uma auditoria realizada encontre todas as informações esclarecidas.
Dessa maneira, a gestão de contratos previne qualquer fraude, pois todos sabemos a essa altura, que modificações e alterações contratuais são feitas com frequência.
Aprimora o fluxo de trabalho
Sem que haja um fluxo de trabalho ou como é comumente chamado em uma empresa, “Workflow”, se torna complicado efetivar e acompanhar a aprovação dos contratos.
Portanto, um bom software permite e viabiliza o controle do fluxo de trabalho, bem como acompanhar os processos envolvidos. Como resultado a empresa amplia sua produtividade e melhora a carga de trabalho dividida por departamento.
Se caracteriza como solução em nuvem
Essa é sem sombra de dúvidas, uma das maiores vantagens e que você precisa se certificar de encontrar em uma solução de gestão de contratos. Já vimos em um outro conteúdo aqui no blog, sobre a importância, eficácia e necessidade do famoso termo “cloud computing”.
O futuro da tecnologia está voltado e pautado, principalmente na computação em nuvem. Sendo assim, o software deve ter como base a nuvem, pois elimina a possibilidade de aquisição de servidores, investimentos desnecessários e armazenamento físico.
É recomendado sempre optar por empresas experientes no mercado que oferecem disponibilidade nos serviços e coloca a propriedade dos dados, nas mãos do contratante.
Principais funcionalidades que você deve observar
Agora que já conhece as principais características dessa gestão é hora de apresentarmos as funcionalidades que você precisa, acompanhe!
- Trata contratos jurídicos e não jurídicos, como por exemplo, propostas;
- Criação de grupos de gestores dos contratos, a fim de determinar as restrições de permissões de acesso a cada usuário habilitado;
- Oferece visibilidade dos usuários habilitados e do contrato que serão utilizados, a fim de determinar a restrição à visibilidade de Estrutura Hierárquica Organizacional;
- Possibilita a criação de campos customizáveis pelo usuário, para armazenar aspectos especiais dos contratos e objetos;
- Permite o registro de mais de um cliente ou fornecedor no mesmo contrato, possibilitando informar o percentual para rateio de cobrança ou pagamento;
- Disponibiliza o contrato para consultas de forma ágil e prática por meio da WEB;
- Trata a data de validade dos eventos;
- Acompanha eventos importantes, alerta sobre atrasos e possibilita vincular o pagamento à execução das ações.
Se ficou interessado nessas funcionalidades que mostramos acima, acompanhe e descubra qual ferramenta te proporciona tudo isso, logo a seguir!
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A SISPRO possui uma solução de gestão completa, que abrange todo o processo do ciclo de vida de um contrato.
Nossa solução te acompanha desde o rascunho do contrato, negociação, armazenamento da imagem do contrato, ajustes e administração na execução contratual, renegociação e otimização dos processos.
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