A gestão de contratos faz parte da rotina de todas as áreas de uma empresa, como jurídica, RH, comercial e compras. Nessa ótica, apesar das atividades diferentes, todos os setores têm em comum o fato de que lidam com um grande volume de documentos.
Assim, são inúmeras as datas, cláusulas sensíveis e previsões legais que precisam ser acompanhadas com precisão, a fim de garantir o cumprimento das obrigações por parte da organização e resguardar o negócio de penalidades.
Nesse cenário, entendemos que falhas como a perda de prazos de renovação, as multas contratuais e até mesmo inconsistências na redação, colocam a empresa em posição de insegurança jurídica.
Pensando nisso, hoje vamos apresentar em 5 passos como a automação contratual ajuda você a reduzir riscos e evitar retrabalhos, siga a leitura e veja de que forma essa prática impulsiona o crescimento da sua empresa!
5 passos para reduzir riscos e evitar retrabalhos na sua gestão
Quando um negócio automatiza o controle de contratos, as áreas em que a eficiência operacional trazida pela tecnologia mais se destacam são:
1. Centralização dos documentos em um ambiente único
Um dos maiores desafios na gestão é a falta de organização e de um repositório centralizado, assim, quando cada área guarda documentos em locais diferentes, cresce o risco de perda de versões, que levam a retrabalhos para corrigir inconsistências.
Por outro lado, com a automação, a sua empresa centraliza todos os contratos em uma única plataforma, garantindo rastreabilidade sobre as informações, redação contratual segura, e padronização para os modelos de documento utilizados.
2. Automação de alertas de prazos
Como sabemos, perder um prazo contratual pode resultar em renovações automáticas indesejadas e interrupções de serviços essenciais, que levam ao desgaste com parceiros e prejudicam a reputação da sua empresa em casos de quebra de acordos.
Logo, confiar apenas em planilhas ou lembretes manuais não é suficiente para garantir a segurança do controle de prazos, são necessários que alertas de vencimento, reajustes, assinaturas e muito mais sejam automaticamente enviados à sua equipe.
Então, o segundo passo é a automação de alertas, que reduz o risco de perdas contratuais e libera a sua equipe da revisão manual dos diversos contratos.
3. Monitoramento contínuo via relatórios e dashboards
Depois que os contratos já estão centralizados em um único lugar e os prazos estão automatizados, o terceiro passo é garantir a visão estratégica sobre cada um desses documentos, a fim de preservar a eficiência operacional.
Nesse momento, é preciso buscar por dados para nortear tomadas de decisão mais seguras, como:
- Visualizar os contratos que estão próximos da renovação, identificando oportunidades de renegociação e ajustes de valores.
- Identificar os contratos pouco vantajosos, que consomem recursos sem trazer retorno.
- Mapear os fornecedores que apresentam recorrência de descumprimentos.
Dessa maneira, dashboards automatizados entregam clareza sobre o ciclo de vida dos contratos, permitindo que gestores financeiros e jurídicos identifiquem oportunidades de melhoria e de redução de custos.
4. Segurança jurídica com dados criptografados
Outro ponto de risco da gestão diz respeito à proteção das informações, já que os contratos carregam dados sensíveis e obrigações que envolvem toda a estrutura da empresa.
Por isso, é fundamental reduzir o retrabalho da equipe de revisar em cada versão contratual se as cláusulas respeitam o compliance de contratos, o que é possível quando você conta com uma solução que garante a segurança jurídica dos documentos.
Nessa situação, sistemas seguros evitam vazamentos e adulterações, criando históricos auditáveis quanto ao alinhamento da empresa com as legislações vigentes, como a LGPD, e os documentos ficam armazenados com informações criptografadas.
5. Integração da gestão ao ERP
Por fim, no quinto passo, todas as melhorias que a automação traz para gestão de contratos tornam-se ainda mais robustas quando conectadas ao restante das áreas da empresa.
Logo, quando você integra o sistema gestão de contratos ao ERP que o seu negócio já utiliza, os dados passam a circular em tempo real entre os setores jurídico, financeiro e contábil, o que elimina barreiras entre as áreas e cria um fluxo consistente de informações.
Automação contratual na prática: conheça o SISPRO Gestão de Contratos
No mundo corporativo, evitar riscos na gestão de contratos protege o caixa da sua empresa e resguarda a reputação do seu negócio, aspectos que somados resultam em um grande diferencial competitivo para o crescimento de resultados.
Nesse contexto, contar com uma solução especializada faz toda a diferença. A SISPRO é responsável pela gestão de mais de 200 mil contratos ativos, atendendo empresas de diferentes portes e segmentos em todo o Brasil.
Se sua empresa busca elevar o nível de controle de prazos e impulsionar a qualidade da gestão contratual, clique aqui e conheça em detalhes o SISPRO Gestão de Contratos e descubra como tornar a sua gestão mais ágil e segura!
