Se você chegou até aqui é porque você já sabe sobre a importância de realizar o inventário patrimonial. Este é considerado no mercado o primeiro desafio na implementação de algum sistema de gestão patrimonial e, é necessário que o resultado seja positivo, para que os outros passos acabem fluindo corretamente.
Porém, o que muitas empresas não sabem é como e quando deve ser produzido o inventário patrimonial. Nesse artigo procuramos sanar as principais dúvidas sobre o assunto e ainda mostrar alguns passos para realizar a produção desse documento tão importante para sua organização. Leia o artigo completo abaixo!
O que é um inventário patrimonial? O que faz parte dele?
O inventário patrimonial é um levantamento e registro do patrimônio imobilizado de uma organização. Esse levantamento é realizado para facilitar a identificação dos bens, assim como seus valores e outras características que influenciam no faturamento de uma empresa. O inventário também visa cumprir um papel legal com o fisco, facilitando assim o controle de bens das empresas.
O inventário patrimonialé um processo que possui muitos passos e muitas informações e, por conta disso, demanda bastante atenção por parte da empresa e principalmente pela equipe responsável pelo trabalho.
O inventário é uma das primeiras atividades que a empresa desenvolve quando começa a implantação do software de controle patrimonial. Quando realizado da maneira correta, o inventário patrimonial permite o desenvolvimento de uma base de informações atualizada e organizada, assegurando assim, que todas as tomadas de decisões dos gestores da empresa sejam tomadas com base em dados e informações corretas, diminuindo o risco de prejuízo e gastos desnecessários.
Além disso, manter as informações sobre os ativos da empresa em dia, o controle individual e o inventário físico periódico são fundamentais para garantir a autenticidade das evidências contábeis, referente a todo patrimônio da empresa. Apesar de ser um processo trabalhoso, quando bem sucedido ele trás bons resultados para empresa.
Saiba mais sobre processos ideais para realizar um inventário patrimonial
Assim como outros processos dentro das organizações, o inventário patrimonial tem também algumas características específicas. Aqui nós vamos esclarecer os pontos específicos desse processo para que você consiga aplicar na sua empresa com excelência.
Quem faz? Normalmente, o inventário patrimonial é desenvolvido pela equipe de contabilidade. Na área de contabilidade, o controle dos ativos imobilizados não serve apenas para cumprir a obrigatoriedade da legislação, mas também para ajudar no controle das finanças da gestão empresarial.
Como faz? Um planejamento adequado requer um inventário atualizado, por isso não é uma opção adequada esperar até que seja solicitado para iniciar a produção. Essa é uma atividade imprescindível para a gestão empresarial, por conta disso requer atenção para evitar erros. Separamos abaixo alguns passos que consideramos essências para o processo:
1 – Planejamento
Nesta primeira fase é realizado o levantamento de todas as informações importantes para a elaboração do inventário. Com a análise dessas necessidades e a definição de todo o planejamento de trabalho.
2 – Execução
Nesta etapa é importante executar o inventário físico em campo, verificando sempre a existência dos bens devidamente identificados. A partir daí é a hora de focar na execução para depois analisar os resultados.
3 – Levantamento contábil e processo de conciliação
Para realizar o levantamento contábil você deve realizar a análise da base contábil do ativo imobilizado, análise de saldos com o balanço, padronização das descrições e aberturas das notas fiscais. O processo de conciliação físico x contábil tem o objetivo de analisar os bens encontrados fisicamente estão devidamente etiquetados e contabilizados e o contrário também é realizado.
4 – Saneamento
Elimine todas as sobras, sejam elas contábeis ou físicas. Análise caso por caso, identifique as causas e busque as soluções. Nesta fase todas as planilhas do resultado da conciliação devem ser revisadas, juntamente com uma verificação em campo para diminuir as sobras da contabilidade.
5 – Normas e procedimentos
Realize a revisão das normas que controlam as movimentações patrimoniais, os processos de imobilização, as movimentações e desmobilização dos bens, para assim garantir a manutenção do controle de imobilizados.
6 – Concluo o serviço
Nesta última fase são concluídos os relatórios finais do inventário patrimonial juntamente com todas as imagens dos ativos imobilizados.
Quais os prazos para fazer um inventário? A legislação contábil relata que deve ser realizado todo ano, com o objetivo de validar e dar base para os números informados no balanço contábil da empresa. Porém, existem especialistas que defendem que o inventário faça parte do dia a dia da empresa, sendo realizado a cada dois meses.
Existem regras e leis para o inventário? Um dos principais motivos da realização de um inventário patrimonial é a norma nacional, especialmente a Lei nº 11.638/17.
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Para realizar o inventário patrimonial é imprescindível que ele seja automatizado. Sem o auxílio da tecnologia o trabalho é redobrado e o tempo as vezes é insuficiente.
O foco é a realização do melhor processo para que as empresas consigam obter os resultados que gostariam de alcançar.
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