Se você atua no setor de Patrimônio de alguma organização já deve ter escutado falar sobre o inventário físico. Essa ferramenta ainda é pouco explorada nos dias de hoje pelas empresas, mas é fundamental aplicá-la dentro das organizações, pois assim é possível manter o controle das informações e consegue-se visualizar de forma geral o estoque da empresa.
Saber a quantidade de produtos que estão armazenados é o início deste processo de tomada de decisões consideradas importantes, como o fluxo de compras com fornecedores, por exemplo.
Enfim, se você conhece pouco sobre o termo, está no lugar certo! No texto abaixo iremos desmembrar o termo “inventário físico”, falaremos sobre a importância do mesmo e como você pode desenvolver a área de Patrimônio da sua empresa com essa ferramenta. Não deixe de acompanhar o restante do texto para saber mais sobre o assunto!
O que é um inventário físico?
Inventário físico é a produção de um processo que é realizada em conjunto a identificação, a classificação e a contagem dos objetos que estarão no seu estoque ou no patrimônio da sua empresa, além de realizar também o acompanhamento das ações que são realizadas com esses itens do estoque.
A ferramenta do inventário físico periódico é necessária em todas as organizações. O inventário nada mais é do que uma contagem física de itens que compõem um estoque, com a finalidade de fazer uma comparação entre a quantidade feita de itens que existem no registro do estoque e a quantidade real nas prateleiras.
Qual objetivo de realizar um inventário físico?
A elaboração de um inventário físico tem dois objetivos predominantes. O primeiro objetivo diz respeito ao levantamento real da atual situação (do momento) do estoque para, finalmente, ser encaminhado para o balanço geral da empresa. Com este encaminhamento, consequentemente, evitamos custos desnecessários e teremos uma melhoria contínua da rentabilidade. O segundo objetivo é ter maior controle dos produtos analisando os registros já existentes e a quantidade real de produtos, para que exista uma organização e, em casos mais sérios, realiza-se uma auditoria da situação do estoque.
Quando começar a fazer um inventário físico e em qual periodicidade?
O momento ideal para produzir um inventário é escolher um dia em que o estoque esteja estagnado, ou seja, parado, sem movimentações importantes. Os períodos de menos movimentações são: finais de semana, feriados ou até mesmo durante a madrugada.
A periodicidade da realização desse inventário físico fica à escolha da empresa, mas aqui iremos destacar dois dos tipos de inventários existentes, são eles: Inventário Periódico e Inventário Rotativo. Confira mais informações sobre cada um deles abaixo!
Inventário Periódico:
Este tipo de inventário acontece, na maioria das vezes, em períodos semestrais ou anuais, mas podendo ainda ser realizado semanalmente, quinzenalmente, mensalmente e trimestralmente. O inventário físico periódico é feito sempre no final do exercício fiscal, porém eventualmente, por um motivo importante, essa realização pode acontecer em um momento não previsto.
Este método é o mais adequado para as organizações que não realizam grandes movimentações de estoque ou que realizam reposições elevadas de produtos em conjunto com os fornecedores.
Inventário Rotativo:
De modo geral, um inventário rotativo é um processo de recontagem contínua de produtos no estoque, porém acontece em uma periodicidade anteriormente definida pela empresa. Neste tipo de inventário existe uma cadência pré-determinada com intervalos específicos, dependendo do tamanho do estoque da empresa.
A finalidade deste tipo de inventário é realizar a contagem tanto dos produtos que estejam expostos nas prateleiras, quanto para os produtos que estejam no estoque. Ele é muito recomendado para quem tem comércio físico, principalmente.
Qual a importância da realização dos inventários físicos?
Como dito anteriormente, a realização dos inventários físicos é de grande importância para todos os negócios, mas especialmente para as empresas que trabalham com vendas. A partir da produção de um inventário é possível fazer tomadas de decisões mais concretas e justificáveis, quando relacionadas ao crescimento de uma empresa.
Inventário físico, como fazer? Confira 5 dicas de como desenvolver um inventário eficiente
1ª Escolha o tipo de inventário mais adequado para o seu negócio
Essa escolha deve levar em consideração alguns pontos importantes, como: a importância da movimentação do estoque para o crescimento do negócio, o volume de vendas da empresa, a logística e o tamanho da empresa.
2ª Estabeleça as categorias dos produtos
As classificações estão diretamente relacionadas com os tipos de mercadorias armazenadas. É importante que antes de tudo os produtos sejam definidos de maneira prévia, para assegurar que a contagem do inventário seja eficiente.
3ª Separe e classifique os produtos
De acordo com as categorias definidas na etapa anterior, essa é a hora de reunir fisicamente os objetos do estoque. Neste momento é que ocorre a especificação de cada um dos produtos em estoque, como se fosse uma cartilha de inscrição para cada produto onde se deve constar os seguintes dados: tamanho, peso, cor, preço de custo e venda, entre outros.
4ª Faça a contagem de cada item!
Depois de definido o método que será utilizado para realizar o inventário físico, depois de definir as categorias, depois de separar e classificar os produtos, agora chegou a hora de fazer a contagem de cada item, um por vez. Esse é considerado o momento mais trabalhoso deste processo. É importante ter atenção e instruir os colaboradores da forma correta, pois contagens erradas prejudicam todo o processo, por isso, seja cauteloso!
Ao fim de todo esse processo, você deve ter consigo a relação dos produtos presentes no estoque, assim como suas categorias e a quantidade de cada um.
5ª Mantenha sempre o inventário atualizado!
Em ambos os tipos de inventários (periódico e permanente) é importante manter os números em dia. No primeiro, as informações precisam seguir um cronograma estabelecido anteriormente, a fim de manter a idoneidade dos números. No segundo, as atualizações precisam ser constantes, nesse caso é recomendado o auxílio de uma solução tecnológica, que a partir dos filtros inicialmente definidos, faz todo o trabalho, otimizando deste jeito o tempo de trabalho das equipes. E a SISPRO tem uma das soluções mais completas do mercado para te oferecer!
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A SISPRO possui um módulo dentro da solução de Gestão Patrimonial que desenvolve justamente o inventário físico, só que com o auxílio da tecnologia para a automatização de todos os processos necessários.
Neste módulo, identificam-se os bens por meio de plaquetas de códigos de barras (ou RFID), possibilitando que o próprio usuário realize os inventários periódicos, ao mesmo tempo em que as informações são atualizadas simultaneamente.
A solução SISPRO Gestão Patrimonial também conta com o aplicativo “SeuPAT”, que atua como um coletor de dados e possui recursos para consulta ao cadastro de bens e atualizações, de forma online.
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