Ativos Imobilizados: como controlar patrimônio em tempos de home office
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Como controlar o patrimônio da sua empresa em tempos de home office

Como controlar os ativos imobilizado

Sua gestão patrimonial possui ênfase direta no gerenciamento dos ativos imobilizados? Essa é uma questão de caráter técnico e exige muita atenção das empresas, especialmente na hora de estruturar e criar o balanço patrimonial.

Essa administração se tornou ainda mais complexa na presença de dois elementos: a gestão em home office e a utilização de ferramentas ineficientes. Um bom exemplo é o uso das planilhas de controle de ativos que, auxiliam até certo ponto, mas que podem prejudicar em um cenário de transformação.

Então, não se preocupe, pois no conteúdo de hoje abordaremos formas de ampliar o controle de bens imobilizados. Inclusive, daremos dicas para ter uma gestão de ativos muito mais eficiente. Nos acompanhe e vamos lá!

Vamos falar um pouco sobre as especificidades dos ativos imobilizados

Para quem não faz parte direta do controle patrimonial de uma organização, certamente os termos que englobam esse universo podem não fazer muito sentido. Contudo, no caso dos ativos imobilizados, não há dificuldade alguma para compreender.

Isso porque ele possui mais de um nome podendo ser chamado de Ativos de Capital ou Bens de Capital. Para ficar mais fácil compreender, listamos abaixo alguns exemplos obtidos diretamente na Receita Federal em seu Plano de Contas Referencial:

1.     Construções e edifícios;

2.     Edificações em processo de construção;

3.     Terrenos e suas variações;

4.     Ferramentas, equipamentos, máquinas e aparelhagem industrial;

5.     Utensílios, instalações de comércio e móveis;

6.     Frotas de veículos a serviço da empresa;

7.     Melhoramentos em propriedades de terceiros.

Sendo assim, sua definição vem diretamente do Conselho Federal de Contabilidade, mais especificamente na Norma NBC TG 27, que indica um ativo imobilizado como sendo um bem totalmente tangível, ou seja, físico.

Esse ativo tem como finalidade estimular a produção de serviços, bens, aluguel de terceiros e finalidades administrativas à própria organização, desde que respeite alguns aspectos legais, como o tempo mínimo de 12 meses para que seja considerado um ativo imobilizado.

Existe outra maneira de identificar ativos imobilizados em uma organização?

Na verdade, há duas maneiras bem diretas de olhar para um ativo e dizer se ele é realmente um Bem de Capital:

1.     Existe um limite mínimo unitário do ativo que deve respeitar a superioridade do valor de R$1.200,00. Então, caso seja menor que esse valor, já não é considerado ativo imobilizado;

2.     Como citado logo acima, esse bem deve dispor de uma vida útil de pelo menos 12 meses, caso contrário também não respeita as exigências.

Todavia, em caso de não cumprimento esses ativos ainda devem ser registrados pela empresa em seu balanço patrimonial e contabilidade, mas em formato de “Bem de Pequeno Valor”.

Conheça 3 razões para trocar ultrapassadas planilhas por um software de gestão patrimonial

Por ser um recurso simples e funcional, particularmente no início da gestão patrimonial da empresa, chega em um determinado momento que as planilhas de controle de bens já não cumprem mais o seu papel, devido à robustez das informações, falta de visibilidade, pouca organização e perda de dados.

Ao passo em que o negócio expande, mais profissionais ganham acesso ao documento, que passa a sofrer com cópias isoladas, informações descentralizadas e baixa comunicação entre os responsáveis.

Nesse momento, a gestão precisa tomar uma importante decisão: “ficamos atrelados às planilhas que impedem a gestão ideal?” ou “devemos partir para uma solução inovadora e tecnológica que fomente agilidade, organização e eficiência?”.

Para te ajudar a responder essas perguntas, separamos aqui 3 razões para você analisar o software de gestão patrimonial com um olhar clínico, confira!

1 – Diminuição do extravio de dados e maior centralização

Um dos grandes gargalos que prejudica um balanço contábil e posterior aspectos da contabilidade é a dispersão de informações. Sendo assim, isso acontece quando os colaboradores criam diferentes cópias, e a partir disso inserem novas informações ao fluxo de trabalho de forma individualizada.

E na hora de fazer o balanço patrimonial dos ativos, onde estão os arquivos reais e atualizados com as informações para isso? Indo além, a falta de centralização pode tornar o controle em caos, pois gestores acabam não analisando informações verídicas e sólidas, impactando em sua tomada de decisão.

Por outro lado, um sistema de gestão de bens de capital cloud, elimina esse problema. Ao disponibilizar acesso aos responsáveis, todos inserem dados e modificações em um documento único, de onde estiverem, ficando visíveis a todos, trazendo mais centralização e menos extravio.

2 – Fiscalização do patrimônio em tempo real

A utilização das planilhas inibe o acompanhamento dos fluxos de trabalho. A falta de visibilidade ampla dos aspectos patrimoniais atrasa entregas, dificulta o preenchimento de novas informações e dilui a tomada de decisão.

Já com o software ideal para sua empresa, todas as novas informações e alterações são registradas e armazenadas na nuvem de forma instantânea.

A tecnologia em nuvem amplia a acessibilidade necessária para o sucesso da gestão patrimonial, em particular para a atuação em home office. A mobilidade e disponibilidade da nuvem viabilizam aos gestores conexão automática com suas demandas.

Por outro lado, quando o sistema em nuvem oferece integralidade entre diferentes ferramentas, até mesmo a base de bens é incrementada rapidamente.

3 – Menos retrabalho, mais eficiência e recursos transformadores

O retrabalho se dá em informações duplicadas nas planilhas. Isso porque quando mais de uma pessoa gerencia a base, o processo fica suscetível a reorganização, visto que a planilha isolada não emite alertas de falta de informações ou duplicidade.

Em contrapartida, o sistema cloud cria parametrizações compelindo os envolvidos a inserir um conjunto completo de informações, a fim de ampliar a robustez da base.

Aliás, outro ponto forte da tecnologia é o armazenamento de imagens associadas ao bem (documento de compra, foto do bem, laudos, entre outras). Além disso, pode incluir também notas fiscais dos ativos para ampliar o conhecimento sobre o patrimonial.

Então, o que achou até aqui de entender como controlar melhor os ativos imobilizados da sua empresa mesmo na atuação remota? No entanto, o que apresentamos aqui hoje é apenas uma fração das funcionalidades da solução.

Portanto, na próxima semana apresentaremos todos os recursos que pode utilizar para o crescimento da sua organização, fica aqui o convite. Até a próxima e nos siga nas redes sociais!

Leia também: Por que fazer a Gestão Patrimonial com segurança?