À medida que a digitalização no ambiente corporativo se expande, a eficiência na elaboração e na gestão dos contratos dentro das empresas se torna cada vez mais essencial para evitar atrasos e riscos desnecessários, como a perda de prazos.
Tal assunto se popularizou porque muitas organizações lidam com uma exagerada carga de processos manuais na área contratual, o que resulta em dificuldades na padronização dos documentos e coloca em cheque a conformidade legal.
Nessa ótica, a adoção de um sistema para a geração de contratos ganha destaque, já que traz agilidade e precisão à rotina empresarial. Mas afinal, qual é a real diferença entre gerar um contrato com e sem um meio especializado?
No blog post de hoje vamos responder a essa pergunta e tirar todas as suas dúvidas sobre o uso de sistemas. Siga a leitura e confira!
Os 3 principais desafios da elaboração manual de contratos
Quando uma empresa precisa elaborar manualmente cada novo contrato que precisa ser feito em seu nome, as dificuldades de que os gestores mais se queixam são:
1. Falta de padronização
Sem um repositório estruturado de modelos, que é um dos benefícios de automatizar os contratos, é comum que se precise criar os documentos do zero.
Além disso, com os arquivos desorganizados e pulverizados, a construção da minuta é atrasada em dias, o que na solução digital poderia ser resolvido em poucos cliques.
2. Alto tempo gasto na revisão
A conferência manual das cláusulas é desafiadora por ser demorada, o que engessa a rotina do trabalhador e eleva os riscos de descuidos na verificação do documento.
O problema é que, se o contrato ferir a conformidade com a legislação, isso poderá se traduzir em multas e outras penalidades expressivas para a empresa.
3. Risco de erros
Diretamente ligado ao tempo gasto, o risco de erros nos contratos é uma preocupação legítima nas organizações que fazem o documento manualmente.
Isso acontece porque, assim como a revisão, a inclusão de informações erradas ou a falta de dados pode resultar em falhas que comprometem a segurança jurídica e a validade do contrato.
5 benefícios que você tem ao usar um sistema especializado
Uma solução de Gestão de Contratos elimina os desafios comuns da elaboração manual dos documentos e traz as seguintes vantagens para o seu negócio:
- Redução de erros manuais – com a automação de processos demorados e complexos, as chances de falhas humanas são mitigadas.
- Maior eficiência operacional – a elaboração dos contratos é ágil com a integração de áreas da empresa e a automação. Assim, os dados são facilmente compilados e a equipe é liberada para focar em atividades estratégicas.
- Apoio à tomada de decisões – a solução gera relatórios detalhados e informações centralizadas para auxiliar o planejamento e as decisões da sua gestão.
- Acompanhamento em tempo real – é possível monitorar as fases dos contratos e as atividades de qualquer lugar e a qualquer hora, o que ajuda a prevenir atrasos.
- Adaptação às normas legais – na solução você assegura conformidade com as regulamentações em um portal completo para reduzir os riscos jurídicos.
Com sistema ou sem sistema: qual é o tempo para gerar um contrato?
Sem um sistema especializado, a elaboração de um contrato pode levar dias, dependendo da complexidade do documento e da disponibilidade da equipe jurídica. Já com um sistema de gestão de contratos, esse tempo pode ser reduzido para minutos.
Por exemplo, considere que a empresa fictícia ALFA, que utilizava processos manuais, levava em média, 3 dias para redigir, revisar e aprovar um contrato padrão.
Com a implementação do SISPRO Gestão de Contratos, o mesmo processo passou a ser concluído em menos de uma hora, devido ao uso de modelos pré-aprovados e graças à verificação automática de conformidade legal.
Os diferenciais da SISPRO que agilizam a sua Gestão de Contratos
A solução SISPRO conta com funcionalidades exclusivas para simplificar a elaboração e a administração dos documentos, sendo as que mais se destacam:
- Biblioteca de Modelos: permite o acesso rápido aos contratos padronizados que você mais utiliza para personalizar de acordo com a sua necessidade.
- Portal LGPD: realiza a verificação automática de conformidade no contrato, garantindo segurança jurídica.
- Alerta de Prazos: avisa quando os seus contratos estão prestes a vencer e indica qual é o momento para realizar a renovação dentro do tempo.
Esses e outros recursos da solução elevam a eficiência da rotina empresarial e fazem com que a plataforma já some mais de 150 MIL contratos gerenciados todos os meses.
Faça parte da transformação! Conheça a gestão de contratos mobile
Adotar um sistema especializado para a administração contratual é um passo sólido na construção de um legado de agilidade, segurança e conformidade legal dentro da sua empresa.
Por isso, soluções como a da SISPRO otimizam processos, reduzem erros e economizam o tempo que a sua equipe gastaria em ações burocráticas.
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