Dicas matadoras para a implantação de um sistema ERP
Aqui no blog da Sispro, falamos com frequência sobre os benefícios de um software de gestão empresarial aos funcionários e, por consequência, à empresa como um todo. Também devemos ressaltar que esses profissionais devem estar preparados para receber uma tecnologia desse porte, principalmente durante a implantação de um sistema ERP, porque são os indivíduos mais impactados com a mudança.
No post de hoje, separamos algumas dicas valiosas para este momento de planejamento, escolha e entendimento da solução de Enterprise Resource Planning no contexto das empresas. Tudo começa pela escolha da melhor solução tecnológica. Nesse processo, é imprescindível que a empresa que esteja disposta a implantar um ERP tenha uma boa documentação acerca dos processos internos de cada área ou departamento. Quanto mais gestores conhecerem os problemas enfrentados diariamente e, principalmente, documentá-los, maiores as chances de eleger a melhor tecnologia. Para isso, o auxílio dos colaboradores, que vivenciam os problemas diariamente, é fundamental. Uma recomendação bastante importante nessa fase é elencar os principais desafios que desejam ser superados com o software de gestão empresarial: fluxo de trabalho, governança, risco e compliance (GRC), integração de sistemas, migração ou conversão de dados, elaboração de relatórios, treinamento, business intelligence (BI) etc. Definidas as prioridades, é chegado o momento de optar pela solução que mais case com as expectativas da empresa.
As três opções principais são ERP on-premise, ERP hospedado ou gerenciado e soluções de ERP na nuvem. Enquanto os dois primeiros modelos permitem maior customização, mas possuem custo mais elevado, o terceiro tipo de software – cloud – é capaz de baratear os custos dos projetos e, por esse motivo, acaba sendo a opção mais viável. Nesse contexto, também é fundamental comparar as opções de ERP entre distintos fabricantes. A implantação de um sistema ERP, que promete integração com sistemas legados e fornece acesso a dados estruturados e não-estruturados para decisões assertivas, exige a concepção de um projeto. Normalmente, esse documento é gerado a partir da fabricante do software ou pela integradora – empresa encarregada da consultoria que deve conhecer o seu negócio e o mercado onde sua marca está inserida – devido à complexidade, recursos e atividades envolvidas. Em suma, trata-se de um documento que antecede a implementação da tecnologia e, principalmente, a entrada em produção.
A metodologia desse processo estabelece as fases (macro-processos), métodos (procedimentos) e recursos (pessoas, equipamentos, ferramentas e material de apoio) necessários para sucesso do projeto, que inclui os requisitos, premissas e níveis de qualidade atendidos dentro do escopo, prazo e custo previamente estabelecidos em contrato. Nesse contexto, a adesão dos funcionários ao projeto é de vital importância para o sucesso do uso de ERP. Após a instalação da tecnologia, que costuma ser mais facilitada em soluções na nuvem, procure investir em treinamento. Não libere o uso do ERP a toda sua base de colaboradores – escolha uma equipe para testar a ferramenta, relatar dificuldades encontradas e propor melhorias.
Um bom software permite customização. Já com o uso pleno do ERP por todas as equipes, é possível definir métricas e acompanhar os resultados.
Além disso, incentive esse e os demais funcionários a concentrar-se na geração de dados possibilitada pela tecnologia. Dessa forma, é possível melhorar a gestão como um todo. Restou alguma dúvida sobre esse processo ou possui alguma sugestão? Compartilhe conosco abaixo pelos comentários.
Por Equipe Sispro – 02/02/2015
