Em um cenário onde cada vez mais os documentos e tramitações se passam no ambiente digital, zelar pela segurança da informação é uma prioridade para que as empresas mantenham a sua integridade operacional.
Nesse contexto, o controle eficiente de dados desempenha um papel fundamental, visto que assegura que a gestão saiba onde e de que forma cada informação é armazenada.
Pensando nisso, nesse blog post vamos tratar sobre a importância do controle de dados, especialmente no que diz respeito à gestão de contratos do seu negócio.
Siga a leitura e saiba como um sistema eficiente de administração garante o correto tratamento dos dados e protege o seu negócio de penalidades!
O que é controle de dados?
Entende-se por controle de dados todo o conjunto de práticas e políticas que uma empresa adota para gerenciar e proteger as suas informações.
Por exemplo, quando pensamos no universo contratual, muitas informações são recolhidas das partes para que o acordo possa ser firmado, de modo que é preciso garantir o resguardo desse material.
Nessa situação, entra em cena a administração dos dados, que é o que estabelece de forma clara como se dará: coleta, armazenamento do contrato, processamento e compartilhamento responsável de dados.
Dessa forma, com uma política bem estabelecida, a empresa estabelece como poderá garantir a confidencialidade, integridade e, também, a disponibilidade dos dados segundo a necessidade.
Afinal, qual a diferença entre dado e informação?
É costumeiro que dados e informações sejam usados como sinônimos, reforçando a ideia de que se trata do mesmo termo. Contudo, existem diferenças importantes no significado dessas palavras para o mundo do controle de dados.
Dados são elementos brutos, ou seja, símbolos e sequências, enquanto informações são dados processados e contextualizados.
Sendo assim, quando pensamos em armazenamento, consideramos que primeiro a empresa recebe a informação (contextualizada) que, em seguida, será armazenada de modo sequencial e captada por máquina – ou seja – como um dado.
Nesse cenário, devemos lembrar que como os dados estão em uma linguagem de programação e que ainda faz parte de um processo da nossa sociedade a adaptação ao meio digital, somente em 2020 é que diretrizes de manejo para tais dados foram estipuladas.
Em setembro de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor no Brasil, ampliando a visibilidade sobre a importância do controle de dados e estipulando com clareza qual é o dever de armazenamento para as empresas que recolhem informações sensíveis.
Como o controle de dados afeta a gestão da sua empresa?
Visto que a administração correta de dados implica multas expressivas aos que não a cumprem, o controle de informações impacta em três pontos diretos a rotina das organizações:
- Proteção de reputação: vazamentos de dados podem prejudicar a reputação do negócio, tornando a confiança dos clientes e parceiros abalada para futuras relações comerciais.
- Conformidade legal: muitos setores têm regulamentações específicas sobre o tratamento de dados. Logo, o controle adequado garante conformidade e mitiga os riscos de multas e penalidades.
- Eficiência operacional: o acesso rápido e seguro às informações críticas melhora a eficiência operacional, uma vez que amplia os recursos para tomadas de decisões baseadas em dados, de forma a facilitar processos internos.
Como implementar um controle de dados?
1. Invista em tecnologia
Esteja atento a quais são os softwares com resultados comprovados na administração de dados, especialmente para cuidar dos seus contratos.
O monitoramento e a proteção de informações em tempo real demanda que a sua empresa escolha um desenvolvedor seguro para confiar a gestão de informações sensíveis.
Junto disso, busque conhecimento para adotar firewalls e antivírus e, ainda, com a criptografia para fortalecer a defesa contra ameaças cibernéticas de vazamento.
2. Digitalize arquivos e documentos
Reduza o uso de papel, optando por sistemas digitais que facilitam a organização e proteção de documentos.
Nesse cenário, é importante ressaltar que a digitalização de contratos, seguida do armazenamento em um software seguro, simplifica o acesso aos dados e garante que apenas pessoas autorizadas os vejam – o que minimiza riscos de perdas e violações.
3. Adote medidas de segurança
Acima, mencionamos que o acesso aos dados se dará para pessoas autorizadas, mas vale ressaltar que isso só irá acontecer se você tiver políticas de acesso restrito, concedendo permissões apenas a usuários permitidos.
Desse modo, realize auditorias periódicas para identificar e corrigir vulnerabilidades, corrigindo eventuais permissões que não fazem mais sentido para aquela situação contratual. São essas as medidas que realmente protegem os dados sob sua gestão.
4. Mantenha backups em nuvem
Armazenar backups em nuvem assegura a recuperação de dados em caso de falhas no sistema local, de modo que as informações não ficam vulneráveis.
Por isso, escolha provedores confiáveis e implemente políticas de backup regulares, assegurando o correto armazenamento dos dados em poder da sua empresa.
Se os dados são o novo petróleo, proteja-os!
“Dados são o novo petróleo” é a frase do matemático Clive Humby que se popularizou nos últimos anos. E ela é muito verdadeira na era da tecnologia da informação.
É a partir de dados bem gerenciados e adequadamente interpretados que as empresas tomam decisões, planejam investimentos e antevêem cenários de risco.
Sendo assim, é fundamental para a solidez dos negócios que as organizações contem com um sistema adequado de gestão contratual, uma vez que nos contratos é onde está o maior volume de dados que precisam ser protegidos e que servem de base estratégica.
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