A falta do controle de bens dentro de uma empresa, independente do seu porte, é um assunto que precisa ser tratado com urgência no mercado. Fazer o controle de bens patrimoniais não deve ser um luxo para as organizações, mas sim como uma necessidade fundamental.
Ao não realizar a gestão patrimonial, as empresas acabam sofrendo inúmeros impactos, que podem causar prejuízos graves. Um dos prejuízos mais sérios que uma empresa pode sofrer, por não estar em dia com o órgão responsável pelo controle de patrimônio, é uma multa imposta pelo Fisco por problemas contábeis.
Realizar o controle de bens de forma correta e periódica possibilita às empresas terem uma boa e eficiente gestão do seu setor financeiro, além de construir uma previsão de custos mais assertiva, reduzir custos e otimizar os processos.
Por conta de todos os detalhes que cercam esse assunto, decidimos fazer o artigo e você pode conferir abaixo!
O que é Controle de Bens e qual sua principal função dentro das empresas?
Primeiramente, é importante você saber que buscar conhecimento sobre determinado assunto é o primeiro passo para proteger sua empresa dos prejuízos financeiros. Por isso é fundamental que você também saiba os significados de algumas nomenclaturas e suas funções.
O controle de bens pode ser compreendido como a gestão de todo o patrimônio, ativo ou não, de uma empresa. O patrimônio nada mais é do que o conjunto de bens de uma empresa. Sem esses bens não tem como a empresa funcionar e, é por isso, que uma gestão constante desse patrimônio é imprescindível para qualquer empresa funcionar da forma mais adequada possível.
A principal função do controle patrimonial é permitir ao gestor, principalmente do setor patrimonial, ter em mãos os dados mais atualizados e relatórios financeiros em concordância com as regras legislativas, garantindo segurança e confiabilidade para empresas e clientes, além de contribuir para o crescimento de cada uma delas.
Por que é importante fazer o controle de bens?
Quando o controle de bens é realizado de forma correta, as empresas conseguem até mesmo antecipar os possíveis problemas e melhorar o seu planejamento estratégico. É por isso que fazer uma gestão patrimonial eficiente é fundamental para qualquer negócio
Fazer o controle patrimonial também reduz severamente a possibilidade de acontecerem desvios financeiros ou mesmo roubos. Quando os gestores têm conhecimento de todos os bens que a empresa possui, fica muito mais seguro o controle.
Estar com tudo em dia, devidamente atualizado, tem grandes impactos positivos em várias questões, fazendo com que a empresa não seja vista como insegura pelos clientes. Fizemos uma relação abaixo dos principais benefícios que uma empresa tem ao realizar seu controle de bens de forma correta. Confira!
1 – Assentimento do controle patrimonial sem ratificações por parte da Auditoria;
2 – Utilização da gestão patrimonial como uma ferramenta para a diminuição de prejuízos;
3 – Proteção na hora da contratação de seguros patrimoniais;
4 – Caução na hora dos financiamentos;
5 – Oferece suporte para políticas de reinvestimento em um imobilizado.
Quais os riscos causados pela falta de controle de bens?
Também iremos pontuar abaixo alguns riscos que são causados pela não produção de um controle de bens adequado para sua empresa. Alguns dos riscos mais comuns de acontecerem estão pontuados abaixo. Saiba mais!
1 – Adversidades com inventário patrimonial
O controle de bens é um dos primeiros passos para realizar o controle de imobilizados adequado para a sua empresa. Inicialmente pode parecer algo simples de fazer, porém são necessários critérios e atenção para que sua aplicação seja correta na prática.
2 – Falta de organização e planejamento para fazer a execução correta do processo
Antes mesmo de iniciar o controle de bens patrimoniais é preciso ter um planejamento. Dessa forma, ter “em mãos” um roteiro de todo o processo de trabalho é o mais adequado a se fazer. Assim como também é imprescindível a produção de um cronograma com datas e todas as informações complementares.
3 – Não utilizar plaquetas numéricas em todos os bens da empresa
Os bens de uma empresa precisam ser devidamente identificados com plaquetas numéricas, essas plaquetas podem ser de RFID, com código de barras ou outros materiais, desde que a informação esteja visível e que o material tenha uma boa resistência e seja para longa duração.
4 – Não fazer o registro correto da localização e do real custo dos bens
Além de fazer a descrição completa do bem, como marca, modelo, capacidade e número de série é fundamental que tenham também informações sobre a localização correta do bem, entre outras informações importantes.
5 – Não identificar de forma correta a descrição do bem
Para fazer o registro correto com a devida identificação dos bens patrimoniais de uma empresa, durante a produção de um inventário, alguns campos devem ser levados em consideração, principalmente a descrição completa da espécie do bem, que são as características mais marcantes daquele bem. Muitas empresas pecam nisso e fazer de maneira adequada é fundamental.
Confira 3 dicas para iniciar uma rotina de controle de bens patrimoniais
Nós enumeramos três dicas para a sua empresa iniciar uma rotina de controle de bens patrimoniais ou até mesmo para modificar sua rotina. Confira abaixo!
1 – Faça um Controle Patrimonial físico
Todo patrimônio que entrar na empresa deve ser devidamente identificado, tanto o objeto, quanto sua “espécie” que são as características mais marcantes daquele produto em questão. Quando esse controle não é realizado, quer dizer que os gestores não conhecem os bens que têm em mãos e com isso é possível que alguns deles não entrem no balanço contábil da empresa, porém é fundamental que esteja.
2 – Faça um Controle Fiscal da sua empresa
Quando a gestão do patrimônio não é realizada, quer dizer que a organização não tem noção de quantos bens possui e, consequentemente, isso não vai para o balanço financeiro da empresa e pode vir a gerar uma contravenção bastante conhecida, a famosa “omissão de receita”. No Brasil, todas as empresas que cometem erros desse tipo estão sujeitas a processos administrativos frente à Receita Federal Brasileira (RFB), além é claro de receber multas e sofrer com os juros.
3 – Cumpra com suas obrigações fiscais e contábeis
Antes mesmo de adquirir algum bem, tenha em mente que as devidas obrigações fiscais e contábeis devem ser cumpridas.
Independente da origem, tamanho ou coisas afins, todos os objetos que estejam em nome da empresa precisam ser devidamente identificados e contabilizados, para que mais na frente a empresa não precise enfrentar problemas de cunho financeiro e nem administrativo.
Então a dica é: desde o início, cumpra com suas obrigações fiscais e contábeis, para que sua empresa não enfrente problemas mais à frente.
Agora vamos te dar uma dica bônus e essa será uma grande aliada da sua empresa quando o assunto for controle de bens: SISPRO Gestão Patrimonial! Nossa solução de gestão patrimonial é a mais adequada para sua empresa, pois ela consegue automatizar os processos a partir da informatização dos procedimentos e dos dados internos da empresa.
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