Armazenamento de contratos: saiba organizar os contratos dos seus clientes com assertividade e segurança
Desde 2018, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) está em vigor no Brasil, estabelecendo quais são as diretrizes estipuladas para proteger as informações sensíveis de pessoas físicas e jurídicas.
Nesse cenário, a importância dessa proteção de dados ficou evidente no caso do Facebook em 2019, quando uma falha de segurança resultou no vazamento de informações de 540 milhões de usuários.
Tal situação serve para ilustrar que nem mesmo as maiores empresas do mundo estão livres de riscos quando o assunto é a violação de dados.
Por isso, no blog post de hoje vamos trazer 7 dicas essenciais sobre como garantir segurança no armazenamento de contratos!
7 dicas para garantir a segurança no armazenamento de contratos
Atualmente, mais de 50 mil contratos são gerenciados no Sispro Gestão de Contratos e reconhecemos que existe um padrão que se repete quando o assunto é garantir que os dados estejam seguros. Por isso, veja 7 dicas essenciais de armazenamento:
1. Utilize um sistema de gestão:
Ferramentas de gerenciamento eletrônico de contratos oferecem recursos de segurança avançados, como criptografia de dados e acessos por permissão, o que quer dizer que você tem garantias de que somente pessoas autorizadas verão os documentos.
2. Organize contratos por tema e crie categorias:
Organizar seus contratos em categorias com base em temas, prazos e até mesmo eventos, é o que facilita a localização e o bom gerenciamento dos documentos. Nessa lógica, é importante escolher uma ferramenta que possibilita organizar e catalogar os contratos com precisão.
3. Defina os direitos de acesso por tipos de contrato:
Defina os direitos de acesso com base no tipo de contrato e, ainda, eleja quais são as ações permitidas para cada usuário. Em ferramentas SaaS você consegue liberar acessos somente de visualização como também permitir que um usuário seja editor, aprovando eventos por exemplo.
4. Realize auditorias regulares:
Faça auditorias periódicas nos seus processos de gestão de contratos para garantir que as políticas de segurança sejam seguidas corretamente. Assim, é essencial que a sua empresa estabeleça quem serão os profissionais responsáveis por garantir o cumprimento da LGPD.
5. Aproveite a nuvem:
A nuvem garante criptografia para todas as informações. Assim, tal recurso é considerado a forma mais segura de armazenar documentos, o que faz a digitalização de contratos ganhar espaço no dia a dia de empresas que querem maximizar a proteção.
6. Treine a sua equipe:
A conscientização e a educação da equipe são cruciais para manter a segurança dos documentos. Para garantir proteção no armazenamento, é importante que a empresa seja informada sobre a responsabilidade que todos dividem de proteger dados e informações contratuais sensíveis.
7. Permaneça atento às novas regulamentações:
Em vista de a LGPD ser recente, é importante destacar que as políticas de armazenamento de contratos estão em constante inovação. Logo, é fundamental que a sua equipe acompanhe a legislação e esteja atenta a novas previsões quanto à proteção de informações.
Por que armazenar contratos é um desafio?
Ao passo que as empresas se desenvolvem, é natural que passem a administrar uma grande quantidade de contratos recorrentes, o que torna vasta a quantidade de informações sensíveis que precisa ser gerenciada e protegida.
Nesse cenário, muitas organizações enfrentam o desafio de resguardar informações confidenciais devido à alta concentração de documentos e, principalmente, por não possuírem nenhuma ferramenta que torne o gerenciamento contratual mais simples.
Logo, quando não tratado com a devida atenção, o armazenamento de contratos se torna um desafio para os negócios, visto que a gestão passa a ser prejudicada e, em cenários mais graves, o vazamento de informações implica em multas e penalidades para a empresa.
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