Quando chega o segundo semestre do ano, muitas equipes planejam o orçamento para o próximo exercício e, com essa demanda, vem a necessidade de identificar quais são as oportunidades ainda não aproveitadas dos ativos que a organização já possui.
Nessa situação, quanto menos estruturada é a gestão patrimonial, maior é a dificuldade para estabelecer como os bens físicos se refletem em lucro, já que tende a ser pouco organizado o registro de onde os ativos estão, quem os utiliza e qual é a vida útil.
Assim, é comum que muitos equipamentos ainda em boas condições não sejam bem avaliados, levando a compras que comprometem o caixa sem gerar o retorno esperado. Por isso, o controle do patrimônio é essencial para assegurar que os recursos contribuam para o crescimento sustentável da empresa.
Então, nesse blog post, você verá como melhorar o aproveitamento dos ativos do seu negócio com o apoio da automação para identificar bens subutilizados e extrair informações atualizadas para embasar decisões estratégicas. Confira!
Por que a gestão de ativos ineficiente aumenta os custos da empresa
Atualmente, com a popularização das soluções digitais para o controle de bens, toda administração concentrada em diferentes planilhas para gerir informações é considerada ineficiente por não permitir o acompanhamento do patrimônio em tempo real.
Isso se explica porque a companhia perde capacidade de antever cenários onde se fará necessária, por exemplo, a compra de um novo equipamento e, portanto, não usufrui das melhores condições de preço, já que os investimentos se tornam reativos.
Somado a esse fato, a existência de informações dispersas faz com que nem todos os registros sejam atualizados, o que representa um dos desafios do inventário físico, porque dificulta a identificação de bens ociosos que ainda podem ser reaproveitados.
Logo, além das compras “reativas”, é comum que ocorram novas aquisições mesmo quando já existem ativos capazes de atender à demanda, justamente por falta de gestão integrada, o que limita o aproveitamento de recursos e gera aumento de custos.
Como centralizar o controle dos ativos para reduzir desperdícios
A partir da escolha de uma solução de gestão patrimonial que atenda às necessidades da sua empresa, é possível unificar todas as informações do inventário de bens e cruzá-las com os dados fiscais e contábeis.
Dessa forma, os gestores conseguem acompanhar a localização e a disponibilidade dos ativos, mapeando dados de utilização, vida útil e histórico de uso do bem ao longo do seu ciclo de vida.
Cabe destacar que esse controle garante visibilidade sobre os recursos existentes, permitindo que a equipe identifique oportunidades de otimização do uso de determinados itens antes da realização de novas compras.
Além disso, a automação patrimonial torna o planejamento orçamentário mais preciso, uma vez que os gestores têm acesso a dados atualizados do estado dos ativos da organização e, por consequência, percebem melhor as chances de ampliar o lucro.
Como identificar ativos subutilizados com a automação
Na gestão automatizada, a identificação de ativos subutilizados acontece com agilidade, uma vez que com a conciliação entre o inventário e a contabilidade, os gestores identificam o bem ocioso e verificam se existem demandas que o item pode suprir.
Para exemplificar, imagine uma organização que vai adquirir dez novos notebooks para uma equipe recém-formada e, antes de aprovar a compra, o sistema aponta que oito equipamentos em outras unidades estão sem utilização mesmo em boas condições de uso.
Com essa informação, a empresa pode remanejar esses bens e adquirir somente os equipamentos necessários, o que assegura o aproveitamento de ativos e protege o caixa de gastos excedentes, garantindo apenas investimentos que agregam valor ao negócio.
A tecnologia como aliada da competitividade na gestão patrimonial
A eficiência do controle de ativos depende de ferramentas que transformam os dados do inventário em informações para a tomada de decisão, por isso, soluções modernas unificam o cadastro dos bens, registrando a depreciação e a expectativa de lucro.
Além disso, os sistemas oferecem recursos como o rastreamento da localização dos ativos, de forma que os gestores conseguem acompanhar a evolução e o desempenho do patrimônio com facilidade para localizar em qual unidade o item está.
Desse modo, graças aos recursos que tornam o inventário uma ferramenta automatizada, são reduzidas as inconsistências comuns de planilhas manuais e se eleva a confiabilidade das informações utilizadas pelas áreas contábil e fiscal.
Como resultado, a organização elimina desperdícios e garante o aproveitamento de ativos, direcionando recursos para oportunidades com maior potencial de retorno, de modo a fortalecer a sua capacidade de conquistar uma posição mais competitiva no mercado.
Aproveitar melhor os ativos é aproveitar chances de crescimento
Melhorar a utilização dos ativos já disponíveis significa reduzir gastos dispensáveis para que o valor disponível em caixa seja usado a favor do crescimento do negócio. Para isso, a empresa precisa contar com informações confiáveis sobre o status do patrimônio.
Diante dessa necessidade, o SISPRO Gestão Patrimonial oferece às organizações funcionalidades para automatizar o controle de bens e disponibiliza módulos customizáveis para atender companhias de diferentes segmentos.
Quer entender como isso pode funcionar na sua rotina? Conheça o SISPRO Gestão Patrimonial e descubra como a gestão dos ativos pode se tornar um diferencial competitivo para o seu negócio!
